Brötchen-Lieferdienste werden immer populärer. Verständlich! Wer bekommt an einem Sonntagmorgen nicht gerne frische Brötchen (fast) direkt ans Bett gebracht? Aber was brauchst du als Betreiber eines Brötchen-Lieferdienstes eigentlich für eine Software? Welche Aufgaben und wie viel Zeit muss sie dir abnehmen, damit sich ihr Einsatz auch lohnt?
Anforderungen
Behalte immer im Hinterkopf: Das Ziel so einer Software ist immer, dir möglichst viel Arbeit abzunehmen. Denn dadurch sparst du viel Zeit und Geld.
Es gibt einige Basis-Funktionen, die dir eine Software für deinen Brötchen-Lieferdienst ermöglichen sollte. Dazu gehört beispielsweise eine automatische Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen. Denn wer das alles für jede Bestellung manuell macht, wird vermutlich sehr schnell keine Lust mehr auf seinen Lieferdienst haben. Das gilt es zu vermeiden! In den folgenden Kapiteln findest du einige dieser Funktionen. Damit du mit deinem Brötchen-Lieferdienst direkt durchstarten kannst!
Online-Shop
Was dir eine geeignete Software auf jeden Fall bieten sollte, ist ein Online-Shop: deine digitale Bäckerei. Denn deine KundInnen werden deine Brötchen online bestellen wollen. Gehört zu den Features der Software kein Online-Shop, musst du dir selber einen erstellen oder erstellen lassen. Das wiederum verursacht unnötige Kosten und Mehrarbeit.
Online-Shop ist aber nicht gleich Online-Shop. Die Shops unterscheiden sich sowohl in der Gestaltung als auch in den technischen Gegebenheiten. Auf folgende Faktoren solltest du auf jeden Fall achten!
Ein Online-Shop muss schlicht und zugleich einfach gut aussehen. Sonst fühlt der Kunde sich nicht wohl und wird eventuell nicht bei deinem Lieferdienst seine Brötchen bestellen. Du solltest also darauf achten, dass du den Webshop nach deinen Vorlieben gestalten kannst. So kannst du ein Design entwerfen, das sowohl dir und vor allem auch deiner Zielgruppe gefällt. Damit der Shop sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy und Tablet gut aussieht, ist ein responsives Webdesign entscheidend.
Eben schon angesprochen: die technischen Begebenheiten. Auf jeden Fall muss die Möglichkeit bestehen, dass der Kunde zwischen einer Einzel- und Abobestellung wählen kann. Noch besser ist es, wenn er auch eine Probebestellung aufgeben kann. Denn merke dir: Probebestellungen sind das Marketinginstrument für deinen Brötchen-Lieferdienst. Merkt der Kunde oder die Kundin erstmal wie lecker deine Brötchen sind, wird er oder sie definitiv noch öfter bei dir bestellen. Und die Frage ist, ob er ohne Möglichkeit zur Probebestellung bei dir bestellt hätte.
Des Weiteren sollten Funktionen wie ein Mindestbestellwert oder tagesbasierte Liefergebühren zum Repertoire der Software gehören. Denn wenn jeder Kunde immer nur ein Brötchen bestellt, wird sich die Tour für dich nicht lohnen. Zusätzlich kannst du am Wochenende die Liefergebühren etwas höher ansetzen, da gerade sonntags viele Leute gerne etwas mehr Geld ausgeben, um leckere und frische Brötchen zu bekommen.
Und zu guter Letzt sollte dir ein Online-Shop tagesbasierte Bestellschlüsse ermöglichen. Denn oft möchte deine Partnerbäckerei innerhalb der Woche die Bestell- bzw. Backmengen mit einem anderen Vorlauf als am Wochenende wissen. So reicht in der Woche oft eine Bestellung bei der Bäckerei am Abend vor der Auslieferung. Am Wochenende wünscht sich meist dann die Bäckerei die Bestellung am Freitag für das gesamte Wochenende.
Warenwirtschaft
Es ist fundamental, dass du gut mit deinen Waren wirtschaftest. Klingt etwas banal, ist aber extrem wichtig. Denn wenn du deine Wiederbeschaffungsmengen immer viel zu hoch kalkulierst, gibst du unnötig viel Geld aus. Wenn du sie zu niedrig kalkulierst, hast du zu wenig Brötchen, die du ausliefern kannst. Das wäre für die Kundenzufriedenheit suboptimal.
Und hier kommt die Software ins Spiel. Im Optimalfall kann sie dir deine Wiederbeschaffungsmengen berechnen und direkt zu Bestelllisten zusammenfassen. So musst du dir keine Sorgen darum machen, zu viel oder zu wenig zu bestellen.
Was du immer im Blick haben solltest, sind die Entwicklungen deiner Warenbestände und das MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum) deiner Brötchen. So kannst du kostspielige Ausschussmengen minimieren und bares Geld sparen.
Zur Warenwirtschaft gehört auch die Warenverfügbarkeit im Online-Shop. Darunter fällt zum Beispiel, dass sobald ein Produkt ausverkauft ist, es auch nicht mehr bestellt werden kann. Bei Brötchen ist es eventuell sogar sinnvoll, diese Funktion auszustellen. Denn Brötchen sind ja meist nur kurzfristig ausverkauft.
Bei anderen Backwaren, wo du die Zutaten zum Beispiel nur 1x pro Woche bekommst, macht diese Funktion auf jeden Fall Sinn. Gerade bei so limitierten Backwaren kann es ein gutes Verkaufsinstrument sein, den Lagerbestand der Waren anzeigen zu lassen. So können deine Kundinnen und Kunden sehen, dass dieser Artikel sehr nachgefragt ist. Dann denken sie sich vermutlich „Okay, das muss ich jetzt auf jeden Fall auch mal probieren, solange es noch verfügbar ist!“.
Bestellmöglichkeiten für KundInnen
Die möglichen Bestellvarianten haben wir eben schon bei dem Online-Shop angeschnitten. Aber was solltest du im Bereich der Bestellungen zusätzlich beachten, wenn du einen Brötchen-Lieferdienst betreibst?
Wichtig ist, dass die Software eine Bestellverwaltung integriert hat. Das heißt, dass alle Bestellungen über alle Verkaufskanäle (Online-Shop, Fax und Telefon) direkt erfasst und ausgewertet werden können. Was die Software auf jeden Fall auch können sollte: automatisch Lieferscheine und Versandetiketten aus der jeweiligen Bestellung generieren. Denn wenn sie das nicht kann, hast du jede Menge Schreibarbeit.
Gerade wenn du nicht nur PrivatkundInnen, sondern auch GeschäftskundInnen belieferst, solltest du darauf achten, dass du kundenindividuelle Produkte und Preise festlegen kannst. So kannst du zum Beispiel einstellen, dass ein Unternehmen für deine Brötchen ab einer bestimmten Menge Mengenrabatt bekommt. Oder aber auch, dass nur Unternehmen beispielsweise deine Laugenecken kaufen dürfen.
Wo wir beim Thema Unternehmen sind: An Unternehmen lieferst du meist deutlich mehr als an PrivatkundInnen. Daher lohnt sich eventuell auch ein Pfandsystem für deine Transportboxen, wenn du diese übergangsweise bei den Unternehmen lässt. Wenn du ein Pfandsystem benutzt, sollte die Software es dir erlauben, für jeden Kunden und jede Kundin einen individuellen Pfandpreis zu hinterlegen. Der Pfandpreis sollte dann auch von der Software automatisch in die Bestellungen integriert und verrechnet werden.
Abrechnung
Ein weiterer, wichtiger Service für deinen Brötchen-Lieferdienst ist die Abrechnung. Die Abrechnung kann ein sehr großer Zeitfresser sein, wenn du keine gute Software hast. Sehr gut ist es, wenn sie dir die Arbeit von der Rechnungsstellung über den Kontenabgleich bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung abnehmen kann.
Abrechnungsintervalle sind sehr wichtig. Gerade wenn du deine Brötchen an KundInnen oder Firmen lieferst, die sehr viel und oft bestellen. Denn nehmen wir an, Firma Mustermann bestellt jeden Tag über 50 Brötchen bei dir. Hier würde es sich anbieten, die vielen, kleinen Rechnungen (Einzelrechnung) wöchentlich oder monatlich zu einer Sammelrechnung zusammenzufassen. So hat Firma Mustermann weniger Arbeit, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Die Intervalle sollten für jeden Kunden und jede Kundin individuell anpassbar sein.
Wo wir bei dem Thema Kundenzufriedenheit sind: Firmen werden wahrscheinlich per Überweisung/Rechnung oder SEPA-Lastschrift zahlen wollen. PrivatkundInnen eher direkt bar oder über PayPal. Die Software muss in der Lage sein, möglichst viele Zahlungsmethoden zu unterstützen. Außerdem finden KundInnen es super, wenn sie bei ihrer Rechnung einen QR-Code dabei haben. Für eine bequeme, automatisierte und effiziente Zahlungsabwicklung.
Was hin und wieder vorkommt ist, dass eine Rechnung storniert wird. Du kennst es bestimmt aus manchen Supermärkten: Es kann relativ kompliziert sein und lange dauern, eine Stornierung an der Kasse vorzunehmen. Den Ärger soll dir deine Software aber ersparen. Wenn du mit einem Mausklick die Bestellung stornieren und zeitgleich die Stornorechnung erstellen kannst, wird dir schon eine Menge Aufwand erspart. Sehr gut wäre es, wenn du direkt genauso einfach eine Gutschrift erstellen kannst.
Was definitiv auch zu beachten ist, sind die Zahlungsziele. Gesetzlich gesehen tritt ein Zahlungsverzug nach 30 Tagen ein. Aber gerade im B2B-Bereich werden meist individuelle Zahlungsziele ausgehandelt. Um hier den Überblick zu behalten, achte am besten darauf, dass du bei jedem Kunden und jeder Kundin das passende Zahlungsziel hinterlegen kannst. So musst du nicht bei jeder Rechnung das passende Zahlungsziel manuell eintragen.
Leider zahlt nicht jeder Kunde oder jede Kundin fristgerecht. Es wird also vorkommen, dass Rechnungen überfällig werden. Es ist natürlich auch immer unangenehm, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu schreiben. Je nach Kunde oder Kundin ist auch ein anderer Umgang im Mahnwesen nötig. Manche „brauchen“ eine Mahnung, andere wiederum nur eine freundliche Zahlungserinnerung.
Aber gut, dass du das alles nicht persönlich machen musst. Dafür hast du ja die Software! Du solltest einstellen können, wie du welchen Kunden in diesem Fall behandeln willst. Die Zahlungserinnerung bzw. Mahnung sollte dann auch automatisch verschickt werden.
„Umsatzsteuervoranmeldung“. Vielen vergeht schon die Lust, wenn sie dieses Wort nur hören. Verständlich, denn es ist eine wiederkehrende Aufgabe, deren Vorbereitung viel Zeit frisst. Wenn du die Vorbereitung deinen Steuerberater erledigen lässt, frisst sie zwar nicht so viel Zeit, dafür aber jede Menge Geld. Also auch nicht wirklich besser. Daher sollte die Software deines Brötchen-Lieferdienstes diese Aufgabe für dich automatisieren können.
Tourplanung
Eine Software, die für deinen Brötchen-Lieferdienst gut geeignet ist, unterstützt dich auch bei der Auslieferung deiner Backwaren. Es ist tatsächlich so, dass eine optimal geplante Tour dir bis zu 52 % Fahrtkilometer einsparen kann. Also sparst du damit auch unmittelbar viele Spritkosten. Wenn du mit der Software eine kostenoptimale Tourenplanung vornehmen kannst, wäre das für deinen Geldbeutel ein großer Pluspunkt.
Zu der Planung einer Tour kann man sagen: Je mehr relevante Informationen genutzt werden, umso besser. Denn bei einer Tourenplanung geht es nicht nur darum, möglichst wenig Kilometer zu fahren. Es gibt noch einige weitere Punkte, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten: Die Kapazität der Fahrzeuge, gewünschte Lieferzeitfenster eines bestimmten Kunden oder auch, dass man Autos nicht durch Auto-gesperrte Straßen leiten kann.
Beachte: Für eine Tour müssen immer bestimmte Dokumente vorbereitet werden. Das kann mitunter sehr zeitaufwändig sein, denn es sind einige. Unter diese Dokumente fallen zum Beispiel die Kommissionierliste, Versandetiketten, Rechnungen und Lieferbestätigungen. Um dir also auch hier viel Zeit einzusparen: Suche dir eine Software aus, die das für dich übernehmen kann.
Liefer-App
„Wofür brauche ich eine Liefer-App? Reicht Google Maps nicht?“, fragst du dich jetzt möglicherweise.
Für die reine Navigation zu einem einzelnen Kunden brauchst du im Grunde genommen keine Liefer-App. Aber was ist, wenn du mehrere Kunden auf einer Tour beliefern musst? Bei Google Maps musst du die Adresse für jeden Kunden einzeln eingeben. Eine Liefer-App hat direkt alle Kunden in richtiger Reihenfolge integriert. Das ständige eingeben von Adressen entfällt. Du wirst automatisch von Kunden zu Kunde auf dem kürzesten Weg geleitet. Und eine Liefer-App bringt noch mehr Vorteile mit sich!
Es kommt zum Beispiel oft vor, dass ein Kunde oder eine Kundin vor Ort bei der Auslieferung etwas an der Bestellung ändern möchte. Zum Beispiel nur 10 statt 20 Mehrkornbrötchen. Solche Änderungen kannst du dann digital und direkt dokumentieren.
Und was ist, wenn man unterwegs kein Internet hat? Das wäre dann auch kein Problem, da die Lieferscheine mitsamt den Änderungen erstmal auf der Liefer-App zwischengespeichert werden. Wenn du wieder eine Internetverbindung hast, erfolgt dann automatisch eine Synchronisation.
Um dich abzusichern, ist es eventuell gut, wenn der Kunde unterschreibt, dass er die Backwaren erhalten hat. Insbesondere eine gute Hilfe, wenn der Kunde öfters behauptet, gar keine Brötchen bekommen zu haben. Du wirst es von DHL oder Hermes kennen, wenn du ein Paket entgegen nimmst: Du unterschreibst digital auf einem Endgerät. Bei einer Liefer-App kann der Kunde das direkt in der App machen.
Und was ist, wenn du dem Kunden mitteilen willst, dass er seine Brötchen ins Warme holen kann? Oder der Kunde nicht da ist? Schieße einfach ein Foto vom. Das Foto wird dann dem Kunden mit samt dem Lieferschein per E-Mail oder per Benachrichtigung auf sein Handy zugestellt.
Umfangreiche Auswertung
Zum Abschluss noch eine höchst relevante Funktion, die dir eine Software bieten sollte: eine umfangreiche Auswertung. Für deinen langfristigen unternehmerischen Erfolg ist es fundamental wichtig, jederzeit einen Überblick über den ganzen Betrieb zu haben. So kannst du laufend aus Fehlern lernen und in der Zukunft mehr Brötchen denn je verkaufen!
Wichtig ist auf jeden Fall eine Übersicht über das Tagesgeschäft. Das bedeutet aktuelle Bestellungen, Umsätze, die Verfügbarkeit deiner Backwaren und den Status deiner Liefertouren.
Bei den Liefertouren brauchst du nach Möglichkeit auch einen Überblick über den Zustellverlauf. Sowohl von der aktuellen Tour als auch von historischen Touren. Mit dieser Gegenüberstellung kannst du die Touren miteinander vergleichen und hast immer im Auge, wo deine Fahrer aktuell sind und wie lange sie in der Vergangenheit für die gleiche Strecke gebraucht haben.
Wenn die Software deine Kunden und Kundinnen nach unterschiedlichen Kriterien gruppieren und dann automatisiert Marketing-E-Mails schicken kann: Top! So kannst du nämlich beispielsweise den KundInnen eine Mail schreiben lassen, die schon lange keine Brötchen mehr bei dir bestellt haben. Die E-Mail solltest du sowohl inhaltlich als auch gestalterisch selber entwerfen können. Damit sowohl der Inhalt als auch das Aussehen perfekt zu deinem Brötchen-Lieferdienst passen!
Sehr, sehr wichtig ist ein Überblick über deinen Umsatz. Hier wird zwischen dem Kundenumsatz und dem Produktumsatz unterschieden. Der Kundenumsatz sagt dir, wie viel Umsatz Kunde X in einem bestimmten Zeitraum gemacht hat. Der Produktumsatz gibt dir darüber Auskunft, wie viel Umsatz Brötchen X in einem bestimmten Zeitraum gemacht hat. Diese Kenngrößen sind für die Auswertung ungemein wichtig.
Für die Auswertung kannst du dir merken: Über je mehr Zahlen und Bereiche du einen Überblick hast und diese auswerten kannst, umso besser!
Fazit
Wie du siehst, gibt es ziemlich viele Arbeitsschritte, bei denen dir eine Software für deinen Brötchen-Lieferdienst behilflich sein kann. Und daher auch sehr viel, worauf du bei der Auswahl der Software achten solltest. Das Coole für dich: Unsere Software FrachtPilot bietet dir alle Funktionen, die wir dir eben vorgestellt haben. Und sogar noch viele mehr.
FrachtPilot unterstützt dich bei allen Arbeitsschritten, die bei deinem Brötchen-Lieferdienst anfallen. Mit FrachtPilot kannst du sofort los legen. Als Software für regionale Direktvermarktung haben wir besonders viel Wert auf eine einfache und effiziente Bedienung gelegt. Alle deine Arbeitsschritte werden digital unterstützt. Egal ob Bestellungen über Webshop / mobiler App, Warenwirtschaft, Tourenplanung, Auslieferung oder Abrechnung.
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