CAMT-Dateien sind dir bei der Buchhaltung behilflich, erhaltene Zahlungen in einem Programm zu verwalten. Das kann eine Buchhaltungssoftware sein oder ERP-Software wie FrachtPilot. CAMT-Importe standardisieren die elektronischen Verfahren. Was CAMT-Dateien genau sind und welche Funktionen sie bei FrachtPilot haben, erzählen wir dir in diesem Artikel.
Was bedeutet CAMT?
CAMT steht für Cash Management, das für die Dokumentation von Bank zu Kunde (B2C) genutzt wird. CAMT-Dateien stellt deine Bank dir als Geschäftskunde in deinem Online-Banking zur Verfügung. Diese elektronischen Kontoauszüge enthalten Zahlungsinformationen.
Die ISO 20022, die Definitionen über Zahlungsmanagement enthält, gibt das XML-Format als Standard für CAMT im SEPA-Raum vor. Da die Internationale Organisation für Normierung der Einheitlichkeit dient, sorgt sie auch für die Standardisierung von Zahlungsmodalitäten. Dadurch können Zahlungen innerhalb der europäischen Union vereinfacht und vereinheitlicht werden.
Das XML-Format erkennst du an der Baumstruktur aus wohldefinierten Ausdrücken, so genannten Tags, eingefasst in spitzen Klammern. In der Baumstruktur sind neben Meta-Informationen dann die Konto- und Zahlungsinformationen enthalten. Den Aufbau musst du im Detail natürlich nicht verstehen. Das XML-Format ist von Vorteil für die maschinelle Verarbeitung von Buchungen und Zahlungen. Dafür bieten sich CSV- oder PDF-Dateien nicht an. Es gibt außerdem verschiedene Typen von CAMT-Dateien, die abhängig sind von der Art der Meldung, wobei sich die Formate CAMT.052, CAMT.053 und CAMT.054 nicht stark voneinander unterscheiden.
Wozu brauche ich CAMT-Dateien?
Die CAMT-Dateien erhältst du in deinem Online-Banking deiner Bank und importierst sie als elektronische Kontoauszüge zum Beispiel in ein Buchhaltungsprogramm. Die Zahlungen deiner Kund:innen erhältst du auf deinem Geschäftskonto, verbuchst sie aber zusätzlich in dem jeweiligen Programm.
Auch FrachtPilot als ERP-Software für Lebensmitteleinzelhändler und Lieferdienste hat eine Buchhaltungsfunktion und bietet den einfachen Import von CAMT-Dateien, um Buchungen einzupflegen bzw. abzugleichen. Nähere Infos findest du auch in unserer Hilfe. Hier zeigen wir, wie du CAMT-Dateien hochlädst und was du damit machen kannst.
Warum sollte ich CAMT-Dateien nutzen?
Wenn du CAMT-Dateien nutzt, musst du nicht jede Zahlung einzeln verbuchen. Steht im Verwendungszweck zudem die Rechnungsnummer, funktioniert die Verknüpfung zwischen Rechnung und Kundenkonto automatisch. Auch bei Tippfehlern helfen standardisierte CAMT-Dateien bei der Verbuchung. Sie ermöglichen außerdem Splitbuchungen.
Wie importiere ich CAMT-Dateien in FrachtPilot?
Die Datei lädst du zuerst im Online-Banking deiner Hausbank herunter und importierst sie dann in deinem FrachtPilot. Wie der Dateiexport funktioniert, kann von Bank zu Bank variieren. Den Import für CAMT-Dateien bei FrachtPilot findest du unter Rechnungen > Aktionen > CAMT-Datei hochladen. Du wählst das entsprechende Kund:innenkonto und die Datei aus für die automatische Zuordnung. Wenn das wegen Tippfehlern nicht möglich ist, kannst du sie manuell zuweisen, indem du nach der Rechnung oder dem Kunden suchst.
Vorteil #1: Automatische Zuweisung von Transaktionen
Damit die Zuordnung automatisch geschehen kann, muss die Bestellung abgeschlossen und eine Rechnung erstellt worden sein. Die ältesten der offenen Beträge werden zuerst verrechnet. Die Buchung der Zahlung musst du mit dem grünen Haken bestätigen. Unter Zahlungen kannst du auch Ein- und Auszahlungen sowie Umbuchungen einzeln verbuchen.
Splitbuchungen mit CAMT-Dateien
Mithilfe der CAMT-Dateien kannst du zudem Splitbuchungen vornehmen. Diese sind zum Beispiel notwendig, wenn deine Kund:innen zu viel oder zu wenig bezahlt haben oder mehrere Rechnungen mit einer Zahlungen beglichen haben. Auch Gutschriften oder neue Rechnungen als Restzahlung nimmst du mit Splitbuchungen vor.
Haben Kund:innen zu wenig gezahlt, erscheint neben dem Datei-Upload ein Kreuz in einem gelben Kästchen. Ein Teil der Zahlung wird mit der Rechnung verrechnet. Für den Rest ist eine neue Zahlung notwendig, über die du deine:n Kund:in mit einer Zahlungserinnerung informierst.
Vorteil #2: Eine Zahlung für mehrere Rechnungen
Eine Zahlung für mehrere Rechnungen wird mit der CAMT-Datei automatisch verrechnet, wenn der Verwendungszweck die Rechnungsnummer enthält. Ansonsten musst du auch hier die Splitbuchung manuell vornehmen.
Vorteil #3: Mehrere Zahlungen für eine Rechnung
Deine Kund:innen können auch eine Rechnung durch mehrere Zahlungen begleichen. Mithilfe der CAMT-Datei können die Zahlungen über eine Splitbuchung der Rechnung einfach zugewiesen werden.
Vorteil #4: Zahlungen gutschreiben
Wenn ein:e Kund:in zu viel gezahlt hat, kannst du den Rest gutschreiben mithilfe der Splitbuchung. Du fügst dazu ein zweites Feld für die Splitbuchung hinzu und wählst das Kund:innenkonto sowie die Rechnung aus, dem der Restbetrag als Gutschrift zugeordnet werden soll. Die Verbuchung schließt du ab, indem du oben rechts den grünen Haken setzt.
Rücklastschriften in CAMT-Dateien
Rücklastschriften sind relevant, wenn eine Lastschrift fehlschlägt – wenn zum Beispiel das Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Dann erhältst du auf deinem Konto eine Einzahlung, am nächsten Tag jedoch eine Auszahlung plus Gebühr. Indem du ein Aufwandskonto und eine virtuelle Zahlung erstellst, kannst du das deinen Kund:innen in Rechnung stellen. Rücklastschriften siehst du in der CAMT-Datei als Auszahlungen.
Fazit
CAMT-Dateien sind wichtig für deine Buchhaltung, weil sie dir Arbeit abnehmen durch automatische Zuordnung und Verbuchungen von Einzahlungen. Das XML-Format ist Teil der Standardisierung von Bezahlprozessen und vorteilhaft für die maschinelle Verarbeitung. Die Zeilen musst du im Einzelnen natürlich nicht verstehen. FrachtPilot ist eine der wenigen ERP-Softwares, die diese Funktion anbieten.
Hier kannst du unsere Software für Lieferdienste und Lebensmitteleinzelhändler kostenlos testen oder einen Termin buchen, um uns persönlich kennenzulernen. Wir freuen uns auf dich!
48149 Münster