Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet im Allgemeinen eine Software, die Unternehmensabläufe digital abbildet. So macht die ERP-Software deine betrieblichen Prozesse bzw. deine Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen einfacher und effizienter. Erfahre im folgenden Blog-Beitrag mehr über Funktionen sowie Vor- und Nachteile der Nutzung solch einer Software.
ERP-Software - Definition
Zunächst einmal – wie es sich bei einer ordentlichen Themenaufarbeitung gehört – eine Begriffsdefinition als Ausgangsbasis:
ERP-Software steht für Enterprise Resource Planning und automatisiert die Planung der Ressourcen in einem Unternehmen. Die Software verbindet und automatisiert also Unternehmensprozesse. Sie übernimmt zentral die Datenverwaltung. Das Ziel ist es, die Prozesse und Organisation zu optimieren. Das gestaltet die Arbeit effizient und sorgt gleichzeitig für Kundenzufriedenheit, da durch die Automatisierung mehr Zeit für die Kund:innen bleibt.
Der Ursprung der Software liegt im MRP, dem Material Requirements / Resource Planning. Die Software für MRP diente ursprünglich nur zur Organisation und Planung von dem benötigten Material und Rohstoffen für die Produktion in einem Unternehmen. Diese Materialwirtschaft wird im Volksmund unter dem Begriff Warenwirtschaft zusammengefasst.
Für gewöhnlich besteht eine ERP-Software aus Modulen, die je nach Bedarf ausgewählt und hinzugefügt werden können. Jedes Modul ist für einen Geschäftsbereich vorgesehen. Sie greifen jedoch ineinander, sodass sie auf die gleichen Daten zurückgreifen und sie verbinden.
Lean ERP vs. komplexe ERP
Man unterscheidet zwischen komplexen Software-Lösungen mit vielen und umfangreichen Funktionen (bspw. SAP) und sogenannte Lean ERP. Lean bedeutet ‚schlank‘ und meint, dass die Software einfacher und funktional zielführender aufgebaut ist. Für kleinere Unternehmen oder Startups sind Lean ERP-Lösungen fast immer ausreichend und wesentlich günstiger. Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit der Lean ERP-Software. Je nach Anforderungen deines Unternehmens kannst du bei einer Lean ERP-Software zumeist Funktionen und Schnittstellen schnell, flexibel und einfach hinzufügen. Schlussendlich ist somit die Anpassung / das Customizing der Software an dein Unternehmen ohne umfassenden und teuren Programmieraufwand einfach und schnell möglich.
ERP in der Cloud oder On-Premise?
Heute ist ERP meistens Cloud-Software. Anstatt sie On-Premise zu nutzen und einmalig zu kaufen, wird sie dir in einer Cloud zur Verfügung gestellt. Cloud-Software wird auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt und ist günstiger als fest installierte Software. On-Premise bedeutet ‘vor Ort’. Das heißt, als Unternehmen bist du im Besitz der entsprechenden Hard- und Software. Das macht aber auch erforderlich, dich selbst um den Schutz und die Sicherung der Daten zu kümmern. Wenn du die Software kaufst, kannst du jedoch die Funktionen für dein Unternehmen anpassen. Die Lizenzen sind aber auch sehr teuer. Für die Anpassung brauchst du dann auch entsprechend kompetentes Personal.
Nutzt du die Software in der Cloud, brauchst du Anpassungen nicht selbst vorzunehmen und auch die Datensicherung nicht zu übernehmen. Das übernimmt ja das Softwareunternehmen selbst. Daher ist es in der Regel nur im Abo-Modell erhältlich. Ein Vorteil ist auch, dass du die Software zumeist zeitnah wieder kündigen kannst, wenn sie doch nicht zu deinem Unternehmen passt.
Ein weiterer Vorteil von ERP-Lösungen als Cloud-Software: In der Regel zeichnen sich solche Lösungen durch ihre hohe Skalierbarkeit aus. Das heißt, du kannst Funktionen abbestellen oder zubuchen, je nachdem, welche du benötigst. Ob der Software-Hersteller jedoch die ERP überarbeitet und neue Funktionen baut, die Kund:innen anfragen, hängt stark vom Software-Anbieter ab.
Hast du eine Lizenz für eine On-Premise-ERP, kannst du teilweise auch zusätzliche Funktionen in der Cloud hinzubuchen. Dann handelt es sich um eine Hybridlösung. Erforderlich ist dabei die problemlose Datenübertragung von der lokalen Software und der Cloud.
Bei der Nutzung in der Cloud bekommst du oft eine Schulung vom Anbieter, wenn du das Abo startest. Kaufst du die Software und die Lizenzen On-Premise, musst du dich um die Schulung eventuell selbst kümmern.
Große Unternehmen müssen mit Investitionen von 100 000 Euro rechnen, mittelständische Unternehmen mit um die 10 000 Euro. Für kleine Unternehmen oder Startups lohnt sich das in der Regel nicht. Sie können besser auf Cloudsoftware zurückgreifen.
Welche Funktionen übernimmt ERP-Software
Bei der Auswahl der passenden ERP solltest du dir einen Plan machen bzw. einen Anforderungskatalog erstellen, welche Funktionen die Software bereitstellen muss – sowohl zum gegebenen Zeitpunkt als auch für die Zukunft.
Die Bereiche, die ERP-Tools normalerweise abdecken, sind Vertrieb, Marketing, Forschung und Entwicklung, Versand, Auftragsbearbeitung, Einkauf, Fakturierung, Warenwirtschaft, Produktion, Personalwesen und Rechnungswesen. Die ERP-Software unterstützt diese Betriebsabläufe.
Die Vertriebskanäle, die der Vertrieb nutzt, um die Produkte an die Kund:innen zu bringen, können mit der Lösung verwaltet werden. Herauszufinden, welche Kanäle von welchen Kund:innen genutzt werden, ist die Aufgabe des Marketings. Solche Informationen können auch verwaltet werden, wenn die ERP-Lösung eine Schnittstelle zu einer CRM, Customer Relation Management, hat. Die Bestellungen der Kund:innen bearbeitest du auch mit der ERP-Software. Das Produkt wird in die Produktion und die Warenwirtschaft eingeplant. Der Einkauf erhält so automatisch die Information, ob Produkte oder Rohstoffe nachbestellt werden müssen. Für die Lagerbestände ist eine ERP-Lösung auch sinnvoll, da ein Lager nicht zu leer aber auch nicht zu voll sein sollte. Für die Bestellung kannst du außerdem mit der ERP-Software automatisch Rechnungen erstellen.
Funktionen, die von allgemeinen ERP-Lösungen angeboten werden, sind die Personalwirtschaft. Damit verwaltest du Personaldaten, um Potenziale und mögliche Weiterbildungen herauszustellen. Auch die Schnittstelle zu CRM-Lösungen ist eine Funktion, die nicht für alle Unternehmen relevant ist. Forschung und Entwicklung ist ebenso eher für große Unternehmen relevant oder für bestimmte Branchen wie die IT-Branche. Die Software kann Daten und Informationen über den Markt liefern, welche Möglichkeiten für die Produktentwicklung es gibt und was an Investition in die Forschung notwendig ist.
FrachtPilot: Die ERP-Software für Lieferdienste
Als führende ERP-Software für Lebensmittelvermarkter und Lieferdienste adressiert FrachtPilot sämtliche branchenspezifischen Funktionen wie die Verwaltung der Warenwirtschaft, Erstellung von Rechnungen und die Planung von Liefertouren. Du erstellst, versendest und stornierst automatisch Rechnungen. Außerdem kannst du dir Daten auswerten und visualisieren lassen. Der FrachtPilot übernimmt auch die Verwaltung von Abrechnungen, des Paketversands, von Bestellungen und Lieferungen. Im FrachtPilot verwaltest du natürlich auch deine Kundendaten und konfigurierst verschiedene Zahlungsarten.
Da es sich bei FrachtPilot um eine Software für Lieferdienste handelt, kannst du damit natürlich auch Liefertouren planen und kommissionieren. FrachtPilot hat sogar eine eigene Liefer-App. Weitere Funktionen sind die Anbindung an einen Onlineshop und unterschiedliche Kassensysteme. Die Software unterstützt dich auch bei der Warenwirtschaft, indem sie Funktionen bietet wie die Kommissionierung aus deinem Lager. Du kannst auch Chargen für die Chargenverfolgung anlegen sowie Lieferanten, von denen du Produkte und Rohstoffe für deine Produktion und Bestände erhältst.
Fazit
ERP-Software gibt es viele verschiedene Anbietern wie SAP, Xentral oder Weclapp. Für große Unternehmen lohnt sich Software wie von SAP mit sehr vielen Funktionen. Für kleine Unternehmen reicht ein Lean ERP aus. Darüber hinaus gibt es branchenspezifische ERP wie FrachtPilot, geeignet für (regionale) Lebensmittelhändler und Lieferdienste.
Als Fazit: Du solltest dir überlegen, welche Funktionen du benötigst. Für deine Lebensmittelvermarktung oder deinen Lieferdienst hat FrachtPilot genau die passenden Funktionen, die du sonst bei anderen ERP-Lösungen vermissen wirst. FrachtPilot automatisiert und optimiert alle deine Arbeitsabläufe von der Bestellung über die Lieferung bis zur Faktura. Als Cloudsoftware oder Software as a Service (SaaS) ist FrachtPilot super günstig im monatlichen Abo erhältlich. Finde hier noch mehr Informationen über die Funktionen von FrachtPilot in unserer umfassenden Online-Hilfe.
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