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Für deinen Verkauf oder deine Vermarktung solltest du bargeldloses Bezahlen anbieten. Für die Bezahlung vor Ort schaffst du dir zum Beispiel ein Kartenlesegerät für Giro- und Kreditkarten an. Für deinen Online Shop kannst du natürlich sehr unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Zum Beispiel PayPal, Überweisung oder eben Lastschrift.
In diesem Artikel beschränken wir uns auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Wir gehen kurz auf die Vorteile des bargeldlosen Bezahlens ein und erklären dann, was ein SEPA-Lastschriftmandat ist, wie du es einrichtest und wie es funktioniert.
Warum bargeldlos bezahlen?
Wie funktioniert die Zahlung mit Girocard überhaupt und welche Vorteile hat sie?
Der zu zahlende Betrag wird manuell oder bei stationären Geräten automatisch eingegeben. Der Kunde steckt die Karte in das Lesegerät und bestätigt die Zahlung mit der PIN. Beim Bezahlvorgang verbindet sich das Lesegerät mit der Bank. Diese bestätigt innerhalb weniger Sekunden die Transaktion. Die PIN wird nach der Eingabe verschlüsselt an das Rechenzentrum der Bank übertragen und dort abgeglichen.
Die Vorteile des bargeldlosen Bezahlens sind die Zeitersparnis, erhöhte Sicherheit und mehr Umsatz. Obwohl Deutschland ein Bargeldland ist, zahlen immer mehr Leute lieber ohne Bargeld.
Den Wandel hat sicherlich auch die Corona-Pandemie vorangetrieben. Denn das Zahlen mit Karte geht vor allem viel schneller als in Bar. Das ist ein großer Nutzen, weil Einkaufen ja eher lästig ist. Und je eher du den Laden wieder verlassen kannst desto besser. Außerdem wird die Kassenschlange nicht so lang.
Mit Karte zu zahlen, ist zudem hygienischer. An ihr sind weniger Keime als an Scheinen oder Münzen. Beim kontaktlosen Bezahlen vermeidest du sogar, die PIN einzugeben und den Kontakt mit den Tasten des EC-Kartenterminals.
Außerdem ist es sicherer, statt Bargeld nur die Karte mit sich zu führen. Im Falle eines Diebstahls musst du einfach nur die Karten sperren lassen. Zudem sind bargeldlose Zahlungen immer rückverfolgbar, Bargeldzahlungen eben nicht.
Umfragen ergeben, dass Konsument:innen dazu neigen, mehr Geld auszugeben, wenn sie mit Girocard bezahlen, als wenn sie nur Bargeld verwenden. Außerdem ist es für Verbraucher:innen am einfachsten, bargeldlos zu bezahlen. Willst du spontan irgendwo einkaufen, musst du dir bestenfalls keine Gedanken machen, ob du noch genug Bargeld hast oder wo der nächste Geldautomat ist. Geschäfte haben durch bargeldloses Bezahlen einen klaren Vorteil. Bieten sie das nicht an, ist es auf jeden Fall sinnvoll, darauf auch auf der Website oder bei Google hinzuweisen, damit die Kunden sich wenigstens darauf einstellen können.
Ein Nachteil für die Händler sind die Gebühren für jede Transaktion. Sie bezahlen Miete für das Gerät und einen prozentualen Anteil für jeden Zahlvorgang sowie eine fixe Gebühr.
Was ist SEPA?
Im Online Banking ist das Lastschriftverfahren im Jahr 2023 das drittbeliebteste Zahlungsmittel. An erster Stelle steht PayPal, gefolgt von der Rechnung. Daher lohnt es sich auf jeden Fall, die SEPA-Lastschrift als Händler:in anzubieten.
SEPA steht für Single Euro Payments Area. Alle Mitgliedstaaten der EU sowie die Schweiz, Norwegen, Monaco, Großbritannien, Island, Liechtenstein und Andorra sind Teil des SEPA-Raums. Lastschriften sind seit 2010 möglich und werden vom Europäischen Zahlungsverkehrsausschuss, dem EPC (European Payment Council), kontrolliert. Der Grund, den SEPA-Raum einzuführen, ist die einheitliche rechtliche Regelung für den Zahlungsverkehr.
Was ist die SEPA-Lastschrift?
Das SEPA-Lastschriftverfahren ist auch als Bankeinzug bekannt. Die Lastschrift ist für wiederkehrende Zahlungen, die SEPA-Überweisung für einmalige Zahlungen gedacht. Bei einer Überweisung löst der Zahlungspflichtige die Transaktion aus. Bei der Lastschrift löst der Zahlungsempfänger die Abbuchung aus. Dafür benötigt er als Gläubiger aber die Ermächtigung durch den Zahlungspflichtigen. Dazu richtet er als Schuldner ein SEPA-Lastschriftmandat ein.
Der Gläubiger löst die Zahlung aus, indem er die Forderung eines Geldbetrags an sein Kreditinstitut stellt. Das Mandat ist die Ermächtigung für den Zahlungsempfänger und die Anweisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Lastschrift einzulösen, also das Geld abzubuchen. Nach der Forderung schreibt die Bank dem Gläubiger eine vorläufige Gutschrift auf sein Konto und leitet die Lastschrift an die Bank der zahlenden Person weiter. Durch das Lastschriftmandat gibt die Person ihr Einverständnis und die Bank belastet nun ihr Konto. Das Mandat berechtigt nur dazu, Zahlungen einzuziehen, die auch fällig werden.
Jedes Mandat enthält die Bezeichnung des Zahlungsempfängers, eine Gläubigeridentifikationsnummer (CI), der Name des Kunden, also der zahlenden Person, der Name der Bank der zahlenden Person sowie seine IBAN und die Mandatsreferenz. Sie muss für jeden Kunden individuell festgelegt werden, damit die Transaktionen nachvollziehbar sind. Das ist auch wichtig, falls der Kunde die Transaktion widerruft.
Welche Vorteile habe ich dadurch?
Der Vorteil für den Gläubiger besteht darin, dass er den Tag festlegt, an dem er das Geld einzieht. Der Schuldner muss dafür sorgen, dass an dem Tag sein Konto ausreichend gedeckt ist. Ansonsten kann das Geld nicht eingezogen werden und es fallen eventuell Gebühren für den Schuldner an. Das ist der Nachteil für den Schuldner.
Die Abbuchung kann die zahlungspflichtige Person innerhalb von 8 Wochen widerrufen. Auch dabei kommen allerdings Gebühren auf sie zu. Nach 13 Monaten nach der Abbuchung besteht kein Recht mehr darauf, sie rückgängig zu machen. Wenn man einen Vertrag kündigt, sollte man zusätzlich das Lanstschriftmandat widerrufen.
Unterschiede zu anderen Bezahlmethoden
Bei der Lastschrift handelt es sich zwar um eine Buchgeldübertragung, aber nicht um eine Überweisung, weil das Geld nach der Zustimmung des Zahlungspflichtigen vom Zahlungsempfänger eingezogen wird.
Bei Überweisungen läuft die Transaktion des Buchgelds über Kreditinstitute. Bei Online Bezahldiensten wie PayPal bekommt der Händler das Geld direkt auf sein Konto überwiesen.
Wie richte ich ein Lastschriftverfahren ein?
Um ein SEPA-Lastschriftverfahren für Kund:innen einrichten zu können, muss der oder die Unternehmer:in eine Gläubigeridentifikationsnummer (CI) besitzen. Diese muss online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Dafür gibt es ein elektronisches Formular. Sie verwaltet die CI zusammen mit der Deutschen Kreditwirtschaft. SEPA-Formulare findet man auf der Seite der Bank. Beispielsweise bei der Sparkasse hier.
Bei FrachtPilot wird sogar das notwendige Formular bei der Erstbestellung bei ausgewählter Bezahlmethode SEPA im Onlineshop digital dem Kunden bzw. der Kundin zur Verfügung gestellt.
Liegt nun beides vor, ist die Bezahlart per SEPA-Lastschrift eingerichtet. Dann muss der Verkäufer die Bezahlart auch im Programm seiner Kundenverwaltung einrichten und für jeden Kunden, der ihm ein SEPA-Lastschriftmandat erlaubt, die Bezahlart entsprechend einstellen.
SEPA-Lastschrift bei FrachtPilot einrichten
Bei FrachtPilot musst du zum Beispiel unter dem Reiter “Rechnungen” den SEPA-Lastschrifteinzug als Zahlungsmethode einstellen und dann die Felder des Formulars ausfüllen, um dein Konto einzurichten: deine IBAN, BIC, Gläubigeridentifikationsnummer, Kontoinhaber, Name der Bank und die Vorlauffrist. Die Vorlauffrist bezieht sich auf den Zeitraum in Tagen der Bank, in dem sie über den Lastschrifteneinzug informiert werden muss bzw. in dem die Forderung bei ihr eingehen muss, um das Transaktionsziel einzuhalten. Dies sind mindestens 1 bis 6 Tage.
Um das Lastschriftverfahren nun bei einem einzelnen Kunden festzulegen, gehst du auf das entsprechende Kundenprofil und dann in den Kundeneinstellungen, gekennzeichnet meistens mit dem Zahnrad, auf Rechnungen. Im Feld “Zahlungsmethode” trägst du SEPA-Lastschrifteinzug ein. Alle weiteren Felder füllst du auch aus. Die Mandatsreferenz ist immer die Kundennummer und wird automatisch festgelegt. Am besten setzt du das Häkchen bei „als Standardzahlungsmethode setzen“ und „Offene Bestellungen aktualisieren“. Dann wird die Lastschrift für alle offenen Bestellungen als Zahlungsmethode verwendet und für alle, die der Kunde noch tätigen wird.
Um den Einzug durch die Bank zu starten, musst du die SEPA-xml-Datei im Online Banking der Bank hochladen. Diese erhältst du, wenn du unter dem Reiter „Rechnungen verwalten“ „SEPA-Lastschrifteinzug generieren“ auswählst und den Zeitraum angibst, in dem der Einzug stattfinden soll. Bevor du für denselben Zeitraum einen Lastschrifteinzug startest, musst du alle Buchungen, die bereits getätigt wurden, ausbuchen. Ansonsten werden sie doppelt eingezogen.
Die SEPA-xml-Datei musst du anschließend bei der Bank als Lastschrift-Sammler-Datei hochladen. Dies funktioniert in deinem Geschäftskonto unter Vorlagen > Sammler > Sammler importieren.
Weitere Informationen findest du in unserer Hilfe.
Fazit
Bargeldloses Bezahlen wird immer beliebter. Kund:innen sind flexibler und Geschäfte haben einen Wettbewerbsvorteil, wenn sie Kartenzahlung anbieten. Von den Online Bezahlmethoden ist die SEPA-Lastschrift mit am beliebtesten, weil der Bankeinzug bequem ist. Geschäfte und Shops, die beides anbieten, haben einen Wettbewerbsvorteil.
Wie oben beschrieben hat deswegen FrachtPilot natürlich auch SEPA-Lastschrift mit an Bord. Dabei kannst du für jede Kundinnen und jeden Kunden die Zahlungsmethode ermöglichen oder sperren. Aber wo wären wir, wenn da nicht noch mehr geht. Viel mehr!
FrachtPilot unterstützt dich bei sämtlichen (ERP-)Aufgaben, die bei deiner Vermarktung von Lebensmitteln anfallen. Nicht nur bei der Verwaltung der möglichen Zahlungsarten, aber auch da ;-). Vom Online-Shop mit Bestell-App (Apple / Android), über Faktura und Warenwirtschaft, Tourenplanung oder Paketversand bis zur Buchhaltung.
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