Die Buchhaltung wird in Unternehmen heute normalerweise mit Buchhaltungssoftware durchgeführt oder mit ERP-Software mit einer Funktion zur Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen. Für die Datenverarbeitung in der Buchführung hat sich DATEV als Standard durchgesetzt. Auch FrachtPilot ermöglicht dir den DATEV-Export. Was DATEV genau ist und wie die Exporte bei FrachtPilot funktionieren, kannst du in diesem Artikel lesen.
Was ist DATEV?
DATEV ist ein Kurzwort für Datenverarbeitungsorganisation. Das Unternehmen ist eine Genossenschaft, die sich 1966 aus 65 Steuerberater:innen gründete. Damals nannte sich das Unternehmen noch Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufs in der Bundesrepublik Deutschland eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftung.
Erforderlich war die Gründung wegen der boomenden Wirtschaft in Deutschland, für die mehr Steuerfachkräfte nötig waren, als es gab. Den Mehraufwand in der Buchhaltung mussten die Steuerbevollmächtigten auslagern oder automatisieren, was anfangs mit Lochkarten funktionierte. Seit der Gründung hat DATEV immer mehr Lösungen für verschiedene Teilbereiche des Rechnungswesens auf den Markt gebracht.
Wer kann Mitglied werden?
Mitglieder können Rechtsanwält:innen sein sowie Steuerberater:innen, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüfer:innen und Steuerberatungskanzleien. Mitglied der Genossenschaft wirst du, indem du die Beitrittsbeteiligung von 765 Euro zahlst – natürlich musst du auch einen entsprechenden Beruf ausüben. Heute hat das Unternehmen mehr als 40 000 Mitglieder. Da die meisten Unternehmen die Buchhaltung mit DATEV-Lösungen erledigen, gilt es in Deutschland als Standardsoftware.
Wozu brauche ich DATEV?
In erster Linie verwenden Steuerberater:innen oder Rechtsanwält:innen DATEV-Lösungen. Als DATEV-Mitglieder sind sie sowohl Leistungsabnehmer:innen als auch Eigentümer:innen. Sie beziehen andere Lösungen als ihre Mandant:innen. Sie können zum Beispiel die DATEV-Cloud nutzen und auch ihren Mandant:innen zur Verfügung stellen. Dort lädst du als Kund:in alle Buchungsbelege deiner eigenen Kund:innen hoch, um sie in Echtzeit zu verarbeiten.
Um den Austausch zwischen Unternehmen und Steuerbüro zu ermöglichen, bieten Cloudsoftware-Hersteller APIs – Application Programming Interfaces oder Schnittstellen – für DATEV-Lösungen an. Auch FrachtPilot als ERP-Software hat so eine Schnittstelle, damit du für deine:n Steuerberater:in Buchungsdateien im DATEV-Format exportieren oder importieren kannst. Das Steuerbüro erhält also Buchungen, Rechnungen und Zahlungen deiner Kund:innen, um sie sicher zu archivieren. Diese sind nämlich relevant für den Jahresabschluss.
Wenn du deine Buchhaltung für dein Unternehmen selbst übernehmen möchtest, kannst du Kund:in bei der Datenverarbeitungsorganisation werden und ihre Lösungen beziehen. Das bietet sich eher für kleinere Unternehmen an. Als Unternehmer:in bist du nicht verpflichtet, eine:n Steuerberater:in anzustellen, wenn du die Buchhaltung selbst stemmen kannst. Zu deinen steuerlichen Pflichten gehört jedoch zum Beispiel der Jahresabschluss, der zumindest aus der Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Der Pflicht kannst du mit oder ohne Steuerberater:in nachkommen.
Da die meisten steuerberatenden Berufe DATEV-Lösungen verwenden, haben die Lösungen sich zum deutschen Standard entwickelt. Ein Vorteil von DATEV ist zum Beispiel auch, dass sie Daten GoBD-konform archivieren. GoBD steht für Grundsatz zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das heißt, die Anforderungen an den Datenschutz in der Buchhaltung ist mit DATEV kein Thema.
DATEV mit FrachtPilot
Als standardisiertes Dateiformat zum Austausch der Buchungen mit deinem Steuerbüro verwenden wir DATEV auch bei FrachtPilot. Wir stellen dir 6 besondere Funktionen vor.
1. Exporte aktivieren
Die Nutzung musst du in deinem Kund:innenportal zunächst freischalten. Das machst du unter der Einstellung Steuern, indem du dort die Beraternummer sowie die Mandantennummer einträgst.
2. Rechnungen gruppieren
Unter Einstellungen > Steuern kannst du außerdem festlegen, auf welcher Ebene Rechnungen gruppiert werden sollen. Zum Beispiel nach Leistungsdatum, Produktnamen oder Positionstyp. Außerdem kannst du Rechnungsbuchungen an das Gesamtbrutto anpassen, wenn Rundungsungenauigkeiten auftreten. Oder den Steuerschlüssel verwenden, sollte das Ertragskonto keinen Buchungsschlüssel haben.
3. Rechnungen exportieren
Den DATEV-Export für den Export von Buchungen an deine:n Steuerberater:in findest du in der Rechnungsübersicht unter Aktionen. Wenn du ihn nicht anklicken kannst, bedeutet das, dass du ihn noch nicht aktiviert hast. Anschließend wählst du den Zeitraum aus, für den du Buchungen exportieren möchtest. Der Zeitraum kann von einem Monat bis zu einem Jahr variieren. Für den Export der Dateien wird das Datum der Zahlung verwendet.
4. ZIP-Datei für dein Steuerbüro
Die ZIP-Datei, die du anschließend herunterlädst, enthält Kundenstammdaten, Rechnungen und Zahlungen. Du kannst auch die ZIP-Datei weiterleiten. So liegen dem Steuerbüro direkt die Buchungen mit den entsprechenden Rechnungen vor.
5. Alle Rechnungen exportieren
Das Programm merkt sich die Exporte, sodass es nur Dateien automatisch exportiert, die du noch nicht exportiert hast. Die Einstellung kannst du manuell ändern. Willst du alle Rechnungen exportieren, klickst du dazu auf bereits exportierte einbeziehen.
6. Zahlungsvorgänge im xslx-Format übermitteln
Zahlungsvorgänge kannst du auch einzeln exportieren und übermitteln als xslx-Datei, die du mit Excel öffnen kannst. Das machst du in deiner Buchhaltung unter Zahlungen buchen. Dort wählst du Zahlungsvorgänge exportieren aus. Es erscheinen vier Felder, wo du den Zeitraum der Zahlungen angibst, sowie das zugehörige Konto und die Zahlungsmethode. Die xslx-Datei lädst du anschließend herunter.
Fazit
DATEV steht für Datenverarbeitungsorganisation und ist das Unternehmen für Lösungen in der Buchhaltung. Es hat sich als Genossenschaft vieler steuerberatenden Berufe als Standard herausgebildet. Daher bietet auch dein FrachtPilot eine entsprechende Schnittstelle an, um dir die Buchhaltung zu erleichtern. In unserer Hilfe findest du alle Informationen darüber.
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