FrachtPilot ERP-Systeme

20 Must-Haves! So wird das ERP-System zum Gamechanger in deiner Direktvermarktung!

Als Direktvermarkter von Lebensmitteln musst du viele Arbeitsschritte ausführen und dabei auch einige Vorschriften beachten. Egal, ob bei landwirtschaftlicher Direktvermarktung für Milch-, Käse, Joghurt, Fleisch, Kartoffeln, Eier und Geflügel, bei deiner Fleischerei oder Bäckerei, bei deinem Brötchenlieferdienst, beim Lieferdienst für Getränke oder bei deinem Obst- und Gemüsehandel. Es ist wichtig, dass du deine Abläufe, vom Einkauf bis zum Vertrieb, miteinander digital verknüpfst. Nur so kannst du effizient und effektiv arbeiten und alle Vorschriften im alltäglichen Ablauf berücksichtigen. 

Um deine Arbeitsschritte digital zu unterstützen, hilft dir eine passende Software. Üblicherweise ERP-System oder ERP-Software genannt. In diesem Beitrag erfährst du, welche Vorteile so ein ERP-Software mit sich bringt und welche Funktionen die Software beinhalten sollte. 

Must-Haves für dein ERP-System

Vollständige Daten- und Prozessintegration

Ein ERP-System wird manchmal als „zentrales Nervensystem eines Betriebes“ bezeichnet. Denn mit ihm lassen sich die Arbeitsschritte in deinem Betrieb nicht nur steuern, sondern auch erheblich vereinfachen. Eine Vielzahl deiner betrieblichen Daten und Arbeitsschritte kann in einer Datenbank zusammengefasst sowie von dort aus verwaltet und analysiert werden. So kannst du alle Arbeitsschritte, die in deinem Betreib ablaufen, unter einen Hut bringen.

Die ERP-Software steuert und kontrolliert alle deine Betriebsabläufe – beginnend beim Lieferanten bis hin zum Kunden. Deine betrieblichen Ressourcen wie z.B. Produktionsmaterialien, Arbeitszeiten oder Kapital können somit deutlich besser, ressourcenschonender, effizienter und umsatzsteigernder eingesetzt werden.

Ein wesentlicher Vorteil einer ERP-Lösung: Alle deine Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch können die Daten jeder Zeit von dir abgerufen werden, ohne, dass du zwischen unterschiedlichen Programmen wechseln musst. Die Daten sind zudem immer auf dem neusten Stand und du vermeidest das redundante Speichern von Daten.

Darüber hinaus bietet eine moderne ERP-Lösung verbesserte Sicherheit und mehr Datenschutz, eine hohe Funktionsvielfalt sowie mehr Planbarkeit für deinen Betrieb. Vor allem aber stärkt es die Kontinuität und Resilienz deines Unternehmens und deiner Geschäftsabläufe durch Insights/Erkenntnisse, die dir helfen, heute schnell zu innovieren, um deine Direktvermarktung auf morgen vorzubereiten.
 

Verkaufskanäle

Onlineshop

Vor einigen Jahren noch ein möglicher Verkaufskanal, heute ein MUST-HAVE. Der Onlineshop in deiner Direktvermarktung. Umso wichtiger also, dass der Webshop perfekt für deine Kunden zu bedienen ist und vollständig in deine Arbeitsabläufe integriert ist. Was bringt es dir, wenn du jede Bestellung per E-Mail erhältst und diese dann mühsam kopieren oder noch schlimmer abtippen musst.

Anders herum müssen Produktverfügbarkeiten und Veränderungen an den Produktstammdaten (bspw. Beschreibungen, Preise, Neuprodukte) in Echtzeit im Onlineshop sichtbar sein. Andernfalls droht der Verkauf von Produkten zu falschen Preisen oder falschen Annahmen. 

Oder noch schlimmer: Du verkaufst Produkte im Onlineshop, die du aber gar nicht mehr auf Lager hast. Die Konsequenz: Leerverkäufe. Im schlimmsten Fall droht dir dann Schadensersatz.     

Hofladen

Fast jeder Direktvermarkter startet mit dem klassischen Verkauf auf seinem Hof, meistens in einem klassischen Hofladen. Grundvoraussetzung für einen professionellen Hofladen ist ein ordentliches Kassensystem. Nicht nur aus Sicht des Gesetzgebers. 

Sehr wichtig ist bei einem Kassensystem, dass es rechtskonform ist und auch die Anforderungen für deine Direktvermarktung erfüllt. So ist bei einem Kassensystem für die Direktvermarktung eine vollständig integrierte Waage ebenso wichtig wie eine Verbindung zu deinem ERP-System.

Am besten sollte das ERP-System in Echtzeit an das Kassensystem angebunden sein. So kannst du Bestellungen über andere Verkaufskanäle entgegennehmen (bspw. Vorbestellung per Telefon oder Onlineshop) und die Ausgabe über das Kassensystem koordinieren, dokumentieren und abrechnen. Die Anbindung an das ERP-System erlaubt des weiteren präzise Auswertungen und den einfachen Austausch von Produkt– und Kundenstammdaten

Fax/Telefon  

Bestellung per Fax oder Telefon? In der heutigen Zeit? Wo alles digital ist? Ja! Besonders deine B2B Kunden wünschen sich diese Bestellmöglichkeit im old-school Style. Um so wichtiger, dass du in deinem ERP-System Bestellungen super schnell für den jeweiligen Kunden digital erfassen kannst. Hier trennt sich die Streu vom Weizen. Bei einem geeigneten ERP-System muss die Bestelleingabe absolut problemlos und schnell möglich sein. 

Das ultimative Qualitätsmerkmal für eine durchdachte ERP-Software: Pfand wird automatisch berücksichtigt. Nur wenige Software-Lösungen schaffen das! 

Vermarktungsplattformen

Ein Verkaufskanal, der immer mehr an Bedeutung gewinnt. Vermarktungsplattformen. Anbieter wie Wochenmarkt24, Frischepost, Marktschwärmer oder radimundi sind im Trend. Also warum nicht den Trend für dich nutzen und deine Erzeugnisse auch über diesen Weg verkaufen. Klar ist, die Bestellungen von solchen Verkaufsplattformen müssen abgearbeitet werden. Extrem aufwändig und somit unternehmerisch fatal ohne digitale Unterstützung.
 
Am sinnvollsten also, wenn deine ERP Software eine digitale Brücke (Fachbegriff: Schnittstelle/API) zu den Vermarktungsplattformen bietet. Dann werden alle Bestellungen von der Plattform oder den Plattformen automatisch digital bei dir im System erfasst, sprich kanalisiert. So hast du keinen wesentlichen Mehraufwand im Büro bei der Verwaltung.
 

Versand- und Zustellmöglichkeiten

Ein grundlegender Aspekt vorab: In der regionalen Direktvermarktung gibt es nicht den einen Verkaufskanal, der für alle Kunden funktioniert. Und ebenso wenig gibt es auch nicht den einen Zustellweg, den sich deine Kunden wünschen. Ganz nach dem Motto: Jede Jeck ist anders!

Schlussendlich bedeutet das: Für jeden Verkaufskanal sollte jeder Zustellweg möglich sein und von deinem ERP-System digital unterstützt werden (Multi-Channel Vermarktung). Beispielsweise sollte es möglich sein, dass ein Kunde im Onlineshop seine Bestellung bezahlt und zur Selbstabholung bei einer Abholstation aufgibt. Oder dass ein Großkunde per Fax bestellt und die Ware dann geliefert bekommt.

Selbstabholung / Abholstation

Der Klassiker: Der Kunde holt seine Bestellung persönlich ab. Üblicherweise bei dir im Laden. Ein zunehmender Trend: Die Abholung an einer Abholstation. Hier kann die Abholstation entweder ein anderer Laden sein, mit dem du kooperierst. Oder sogar eine Abhol-Box in einem so genannten Food-Locker. Beispielsweise von SESAM oder Locktec.

Extrem sinnvoll also, wenn dein ERP-System dem Kunden bei der Bestellung die verfügbaren Abholorte und -zeiten zur Auswahl vorschlägt. Und dann den gewünschten Abholort und die gewünschte Abholzeit bei allen nachgelagerten Arbeitsschritte berücksichtigt.

Postversand

Der Versand von Bestellungen über DHL, UPS, DPD, FedEx oder Hermes. Sicherlich nicht für alle Lebensmittel sinnvoll. Am besten sind verschlossene Produkte geeignet, die stoßfest sind und einen hohen Verkaufspreis im Verhältnis zum Gewicht ermöglichen. Beispielsweise Fleisch oder Konserven. Eier, Obst, Gemüse oder Milch eher nicht. Verschlossen und ggf. gekühlt ist der Postversand dann kein Problem.

Auf jeden Fall sollte dein ERP System dir die Möglichkeit bieten, die Versandart Postversand anzubieten und dich in den notwendigen Arbeitsschritten zu unterstützen. Stichwort Packprozess, Versand-Etikettendruck, Sendungsverfolgung, etc.

Eigene Auslieferung

Besonders wenn Großabnehmer deine Kunden sind oder du dein Privatkundengeschäft ausbauen willst, ist die Zustellart Auslieferung entscheidend. Am sinnvollsten zumeist, wenn du die Auslieferung selbst übernimmst. 

Zum einen, da häufig ein vorhandenes Lieferfahrzeug dann besser ausgelastet werden kann. Zum anderen, da du bei der Auslieferung auch noch den persönlichen Kontakt zu deinen Kunden pflegen kannst. Ein nicht zu unterschätzender Marketingaspekt!

Entscheidend bei der Auslieferung: die Kunden in optimaler Reihenfolge beliefern. Stichwort Tourenplanung. Sonst wird die Auslieferung schnell zu einer Zeit- und Kostenfalle. Wichtig also, dass deine ERP-Lösung für dich die Verwaltung deiner Touren übernimmt. 

Sowohl Routenplanung für ein oder mehrere Fahrzeuge sollte möglich sein, als auch die Tourbegleitung. Sprich Packlisten, Lieferscheine und Fahrpläne für die Fahrer sollten digital im ERP-System bereitstehen und verwaltet werden können.

Logistikdienstleister

Die Auslieferung mit eigenem Fahrzeug ist im Allgemeinen die erste Wahl. Dennoch kann es sinnvoll sein, dass ein Dienstleister die Zustellung deiner regionalen Lebensmittel übernimmt. Sinnvoll, um Lastspitzen abzudecken oder weil der Dienstleister günstiger oder besser geeignet ist. Beispielsweise Lastenfahrradkuriere im innerstädtischen Bereichen.
 
Damit die Zusammenarbeit mit einem Logistikdienstleister reibungslos klappt, sollte dein ERP-System die entsprechenden Bestellungen am besten dem Logistikdienstleister digital und automatisch zur Verfügung stellen. Andernfalls droht hoher Verwaltungsaufwand.
 

Produkt- und Kundenstammdaten

Das Fundament deiner Direktvermarktung: Deine Produkte und deine Kunden, die in unterschiedlichster Zusammensetzung auftreten können. Deine Stammdaten.

Üblicherweise werden Produkte in unterschiedlichen Verpackungseinheiten verkauft. Mal ohne Pfand, mal mit Pfand. Je nach Produkt möglicherweise auch in unterschiedlichen Transportgebinden. Bestes Beispiel: Getränke. Ein Getränk ist zum Beispiel kaufbar in einer einzelnen 0,5 Liter oder 1 Liter Pfandflasche. Zusammengefasst in 12er oder 24er Kiste oder sogar als ganze Euro-Palette.

Auch üblich: Kunde ist nicht gleich Kunde. Eine Unterscheidung zwischen Privat– und Geschäftskunde als jeweilige Kundengruppe ist normal. Jede Kundengruppe bekommt Produkte zu unterschiedlichen Preisen. Eventuell sollen des Weiteren nur bestimmte Kundengruppen nur einen Teil deiner Produkte kaufen dürfen. Klassischer Fall: Nur Geschäftskunden dürfen Großgebinde kaufen. 

Oft ist aber auch eine weitere Ausdifferenzierung deiner Kunden notwendig. So gibt es bei den Geschäftskunden unterschiedliche Kundengruppen. LEH, Gastronomen, Kitas, Schulen oder andere Wiederverkäufer. Jede Kundengruppe bekommt zumeist jeweils unterschiedliche Verkaufspreise.

Das digitale Abbild deiner Produkte und Kunden in einer Software heißt Stammdatum. Grundvoraussetzung an eine ERP-Software ist, dass deine Produkte und Kunden in sämtlichen Zusammensetzungen digital darstellbar sind.

Lagerverwaltung

Überblick der Lagerbestände

In der Lebensmittelindustrie ist es von großer Bedeutung die Verfügbarkeit deiner Lagerbestände transparent einsehen zu können. Mit dem richtigen ERP-System erhältst du jeder Zeit eine genaue Angabe deiner Lagerbestände und somit der Verfügbarkeit deiner Ware. Zudem lassen sich spezifische Kundenanforderungen mit dem System berücksichtigen.

Verwaltung des Mindesthaltbarkeitsdatums

Bei der Lebensmittelvermarktung ist es entscheidend, dass Mindesthaltbarkeitsdatum verwalten zu können. Dabei ist es wichtig, dass du die verwendeten Zutaten nachvollziehen kannst und die Chargenführung übersichtlich bleibt. 

Ein ERP-System ermöglicht dir das Mindesthaltbarkeitsdatum von Produkten und Produktchargen zu verwalten. Außerdem kannst du gelagerte Produkte mit der FEFO (first expired first out) Abgangsmethode verwalten. So behältst du immer den Überblick über deine Produkte.

Scannen

Ist eine integrierte Scannerlösung enthalten kannst du ganz einfach registrieren wann und wie Artikel beispielsweise verpackt wurden. So kannst du den aktuellen Stand und die Reihenfolge der Kommissionierungsprozesse verfolgen. Das hilft dir besonders, deine Abläufe zu monitoren und zu verbessern.

Lieferantenmanagement

Als Direktvermarkter verkaufst du natürlich deine eigenen Produkte. Aber warum nicht auch Produkt von anderen Direktvermarktern anbieten? Eine höhere Produktauswahl bedeutet in der Regel einen volleren Warenkorb, mehr Umsatz und schlussendlich einen höheren Gewinn.

Der Zukauf bei anderen Direktvermarktern bzw. Lieferanten bedeutet natürlich auch Organisationsaufwand. Sinnvoll daher, dass viel des Organisationsaufwandes von deinem ERP-System unterstützt wird. Wichtigster Ausgangspunkt: Alle Lieferanten sollten mit ihren jeweiligen Produkten und Einkaufspreisen in der ERP-Software hinterlegbar sein.

Ein weiteres Muss für einen reibungslosen Arbeitsalltag: Die Bestellungen bei deinen Lieferanten (Wiederbeschaffungen) sollten ebenfalls von deinem ERP-System unterstützt werden. So sollte jeder Lieferant zu festlegbaren Zeitpunkten eine Liste erhalten, welche Produkte in welchen Mengen zu wann bereit gestellt werden sollen. Am besten werden die Wiederbestellungen automatisch an deine Lieferanten übermittelt. So sparst du jeden Tag wertvolle Zeit. 

Wenn du dann noch flexibel Auswertungen über deine Lieferanten in deinem ERP-System heben kannst, dann ist die Software perfekt. Wichtig für die Abrechnung zwischen dir und deinen Lieferanten ist beispielsweise die Auswertung, welche Produkte du von deinen Lieferanten in welchen Mengen für einen bestimmten Zeitraum zu welchem Preis bekommen hast.

Abrechnung

Lieferschein- und Rechnungserstellung

Ein Großteil deiner täglichen Büroarbeit in der Direktvermarktung: Das Schreiben und Versenden von Lieferscheinen und Rechnungen.
Beim Erstellen ist schon herausfordernd, die gelieferten Mengen je Bestellung, die zurück genommenen Retouren, den ausgehandelten Verkaufspreis und das ausgemachte Zahlungsziel je Kunde ordentlich zu erfassen.
 
Noch arbeitsintensiver wird es beim Erstellen, wenn deine Kunden unterschiedliche Wünsche an die gestellten Lieferscheine und Rechnungen haben: Relativ einfach ist der Wunsch, dass die Rechnungsadresse von der Lieferadresse abweicht.
 
Schwieriger wird es, wenn du nicht für jede Bestellung eine Rechnung schreibst, sondern mehrere Bestellungen zu einer Rechnung zusammenfasst (Sammelrechnung). Dann musst du immer im Blick behalten, für welche Bestellung eine Rechnung geschrieben worden ist.
 
Und noch schwieriger wird es, wenn sich deine Kunden weitere Angaben wünschen. Beispielsweise eine Öko-Kontrollstellennummer, eine GLN-Nummer oder gesonderte Artikelnummern.

Was du natürlich auch beim Erstellen der Rechnung für jeden Kunden wissen musst: Welche Zahlungsart hast du mit ihm ausgemacht? SEPA-Lastschrift, PayPal, Vorkasse, Barzahlung, Kauf auf Rechnung, oder oder oder.

Und beim Versenden der Lieferscheine und Rechnungen? Auch da wird es schnell aufwändig und zeitintensiv. Mache Kunden wollen alles noch ausgedruckt bei Lieferung erhalten, andere per Post und wieder andere nur noch Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail. 

Wichtig ist also, dass dein ERP-System dich tatkräftig beim alltäglichen Schreiben und Versenden von Lieferscheinen und Rechnungen unterstützt. Sämtliche beschriebenen Aspekte sollten am besten mit deinem ERP-System möglich sein.

Kontoabgleich und Mahnwesen

Auch ein wichtiger aber zeitintensiver Teil deiner Büroarbeit. Der Abgleich deiner Kontoeingänge mit den ausstehenden Rechnungsbeträgen. Auch hier ist es super hilfreich, falls deine ERP-Software dich bei dieser zeitraubenden Tätigkeit unterstützt oder im besten Fall einen automatischen Kontenabgleich anbietet. Hier solltest du darauf achten, dass Funktionen zum Verwalten von Splitbuchungen, Skonti und Teilüberweisungen von der ERP-Lösung angeboten werden.
 
Genauso zeitraubend wie der Kontoabgleich ist das Verwalten von Mahnungen. Kunden haben üblicherweise unterschiedliche Zahlungsziele, die im Auge zu behalten sind. Bei Überschreitung des Zahlungsziels sind Mahnungen zu stellen. Eine oder mehrere, je nachdem wie lange der Kunde seine Ausstände nicht bezahlt. Am besten unterstützt dich deine ERP-Software auch durch ein digitales Mahnwesen, um Mahnungen fristgerecht zu stellen und zu verwalten.
 

Steuerexport

Ein sehr wichtiger aber mitunter auch lästiger Teil deiner Büroarbeit: Die Umsatzsteuererklärung bzw. der Jahresabschluss. Hierfür ist die Aufbereitung deiner Unternehmensdaten unumgänglich. Eine gute ERP-Lösung unterstützt dich auch bei dieser Büroarbeit umfänglich. Stichwort DATEV-Export. Hierdurch kannst du alle relevanten Unternehmensdaten (Konten, Belege, etc.) exportieren und deinem Steuerberater oder deinem Finanztool digital zur Verfügung stellen.
 

Auswertung

Du willst Entscheidungen nicht nur aus dem Bauch treffen sondern anhand von Fakten? Dann ist es unumgänglich, dass du den vollen Durchblick durch sämtliche Betriebszahlen hast. Wichtig ist, dass du jede Zahl klar nachvollziehen kannst. Flexible und transparente Auswertungen sind hierfür ein Muss.

Eine gute ERP-Lösung hilft dir, den vollen Durchblick zu behalten. Dir muss es möglich sein, auf flexiblen Zeiträumen für unterschiedliche Produkte, Kunden und Vertriebskanäle Umsatz- und Absatzzahlen zu heben.

Am besten bietet dir das ERP-System dann noch die Möglichkeit, sämtliche Auswertungen zu exportieren. So erhältst du die maximale Flexibilität bei Auswertungen. Nur so kannst du dir die Kennzahlen erzeugen, die du für ein erfolgreiches und nachhaltiges Management deines Unternehmens brauchst.

Software-Updates

Nichts hält für die Ewigkeit. Das gilt auch für deine Direktvermarktung und somit auch für eine ERP-Lösung. Fundamental wichtig also, dass der Softwareanbieter regelmäßig seine Softwarelösung wartet und weiter entwickelt. 

Wichtig auch, dass die Wartungen und Weiterentwicklungen dir problemlos zur Verfügung stehen. Stichwort: Software-Update. Bei älteren Softwarelösungen muss sich der Anbieter aufwändig einen Zugang den jeweiligen Installationen im Feld verschaffen, die zumeist eine Unterbrechung deiner Arbeit erfordert. Beispielsweise über Fernwartung

Innovative ERP-Anbieter hingegen updaten ihre Softwarelösungen im Hintergrund, ohne dass du bei deiner Arbeit gestört wirst. Eine Wartung im Flug. Möglich durch SaaS– oder Cloud-Lösungen.   

Support

Auch die beste ERP-Software steht und fällt mit einem schnellen und kompetenten Support! Brauchst du mal Hilfe ist es das Schlimmste, wenn der Support nicht erreichbar ist. 

Ebenfalls sehr nervig, wenn du für einen Support-Fall in einer endlosen Warteschleife gerätst, die dann noch pro Minute kostet. Und wenn du jemanden erreichst, wirst du mit Standardantworten abgespeist. Stichwort: „Haben Sie schon einmal den Ausknopf gedrückt?“

Zu empfehlen ist also eine ERP-Software bei der klar geregelt ist, in welchem Zeitraum zu welchen Konditionen im Supportfall Hilfe zu erwarten ist.

Fazit

Der Blog-Beitrag hat gezeigt: Voraussetzung für eine professionelle Direktvermarktung ist eine passende ERP-Software. Dann wird die ERP-Software für dich zum Gamechanger, mit der du ein zukunftsfähiges Standbein aufbauen kannst. Egal, ob bei landwirtschaftlicher Direktvermarktung für Milch-, Käse, Joghurt, Fleisch, Kartoffeln, Eier und Geflügel, bei deiner Fleischerei oder Bäckerei, bei deinem Brötchenlieferdienst, beim Lieferdienst für Getränke oder bei deinem Obst- und Gemüsehandel. 

Mit den richtigen Funktionen an Bord, ist ein ERP-System der Booster für deine Direktvermarktung. Du kannst super viel Arbeitszeit im Büro sparen und mehr Kunden über deine Verkaufskanäle erreichen. Das Ergebnis: Wenger Arbeit, weniger Kosten und mehr Umsatz! 

Jetzt bleibt nur noch die entscheidende Frage: Wo gibt es die passende ERP-Lösung? Die naheliegende Antwort: Bei FrachtPilot!    

FrachtPilot beinhaltet alle beschriebenen Anforderungen und kann sogar noch mehr. Wenn du deinen Betrieb effizienter machen willst, dann ist FrachtPilot das Richtige für dich. 

FrachtPilot unterstützt dich bei allen Verkaufskanälen und Arbeitsschritten, die bei deiner regionalen Direktvermarktung anfallen. Mit FrachtPilot kannst du sofort loslegen. Als innovative Software haben wir besonders viel Wert auf eine einfache und effiziente Bedienung gelegt. Alle deine Arbeitsschritte werden digital unterstützt.  Egal ob Bestellungen über Webshop / mobiler App, Warenwirtschaft, Tourenplanung, Auslieferung oder Abrechnung.

FrachtPilot Logo eFood Lieferservice Software Landwirtschaft Direktvermarktung Lebensmittel SaaS Cloud Software

Teile diesen Post

Lass uns in 15 Minuten herausfinden, ob FrachtPilot zu dir passt

Einblick in alle Produktfunktionen
Auf deine Bedürfnisse zugeschnitten
Individuelle Beratung für dich und dein Team

4 Wochen kostenlos testen

Keine Installation notwendig
Keine Zahlungsdetails
Testzeitraum endet automatisch

Lass uns in 15 Minuten herausfinden, ob FrachtPilot zu dir passt.

Einblick in alle Produktfunktionen
Auf deine Bedürfnisse zugeschnitten
Individuelle Beratung für dich und dein Team

4 Wochen kostenlos testen

Keine Installation notwendig
Keine Zahlungsdetails
Testzeitraum endet automatisch