Was ist ein Kleinunternehmen?
Kleinunternehmen stellen keine Rechtsform dar, sondern eine Regelung im Umsatzsteuergesetz nach §19 UStG. Sie unterliegen der Umsatzsteuerbefreiung, weil sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Kleinunternehmerregelung unabhängig von der Unternehmensform ist.
Üblicherweise sind Freiberufler:innen oder Kleingewerbetreibende auch Kleinunternehmer:innen. Aber auch als GmbH oder UG kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht werden. Die Umsatzgrenzen lagen dabei bisher bei 22 000 Euro im Vorjahr und 50 000 Euro im folgenden Jahr. Diese wurden zum 01.01.2025 allerdings angehoben auf 25 000 Euro und 100 000 Euro.
Gleichzeitig bedeutet die Kleinunternehmerregelung nicht automatisch, auf die doppelte Buchführung verzichten zu können, da diese von der Rechtsform abhängig ist. Zum Beispiel kann eine GmbH ein Kleinunternehmen sein und trotzdem bilanzieren und doppelt Buch führen müssen. Nicht zu verwechseln ist die Kleinunternehmerregelung mit dem Kleingewebe, bei welchem es sich um eine Rechtsform handelt.
Welche Vor- und Nachteile habe ich dadurch?
Vorteile, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, hast du, wenn du vor allem Privatkund:innen hast. Und wenn dir selbst wenig Betriebsausgaben anfallen oder du wenig Wareneinsatz hast. Denn der Nachteil ist, dass du ohne Umsatzsteuer auch keine Vorsteuer geltend machen kannst. Wenn du aber nun viel Umsatzsteuer auf Waren für deine Produkte zahlst, lohnt es sich, Umsatzsteuer zu zahlen und die Vorsteuer abzusetzen. Ein Nachteil kann auch sein, dass du als kleines Unternehmen nicht ernst genommen wirst. Hast du also viele B2B-Kund:innen, kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Ein Vorteil hingegen ist, dass du weniger Aufwand hast in deiner Buchhaltung, weil du auch keine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen musst. Außerdem kannst du deinen Kund:innen Produkte günstiger verkaufen, weil du die Mehrwertsteuer nicht auf den Preis aufschlagen musst. Die Rechnungsschreibung ist dann auch weniger aufwendig.
Außerdem gilt ja ab dem 01.01.2025 die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und ab 2028 auch die Pflicht, sie selbst zu versenden. Kleinunternehmen dürfen über 2028 hinaus weiterhin Rechnungen als PDF oder auf Papier ausstellen.
Was muss ich als Kleinunternehmen beachten?
Wichtig zu beachten ist, dass du auf die Kleinunternehmerreglung auch verzichten kannst, selbst wenn du sie in Anspruch nehmen könntest. Das kreuzt du auch im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt an. An diese Entscheidung bist du dann fünf Jahre gebunden.
Du bist außerdem als Unternehmer:in verpflichtet, deine Umsätze im Blick zu haben. Wenn du voraussichtlich im folgenden Jahr mehr als 50 000 bzw. ab 2025 100 000 Euro Umsatz im Jahr erzielst, solltest du die Überschreitung nicht erst abwarten. Fällt dem Finanzamt auf, dass du die Umsatzsteuer nicht gezahlt hast, obwohl es entsprechende Indizien im Vorhinein gab, musst du diese für das gesamte Jahr nachzahlen – plus Zinsen. Und steuerrechtlich gesehen, kann es sich dabei sogar um Steuerhinterziehung handeln.
Neu ist ab 2025 auch, dass du sofort zur Regelbesteuerung wechseln musst, sobald die Umsatzgrenze von 100 000 Euro überschritten ist. Auf Rechnungen musst du zudem die Mehrwertsteuer nicht ausweisen, stattdessen schreibst du einen Vermerk, dass du gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer erhebst. Mit der Kleinunternehmerregelung zahlst du keine Umsatzsteuer. Einkommensteuer und Gewerbesteuer entfallen, wenn die Freibeträge nicht überschritten werden.