In deiner Vermarktung kann es vorkommen, dass deine Kunden oder Kundinnen ihre Rechnungen nicht oder nicht rechtzeitig begleichen, wie es eigentlich im Kaufvertrag vereinbart war. Für die Kundenbeziehung ist es vorteilhaft, eine Zahlungserinnerung zu senden. Was du dabei beachten musst, und wie du diese formulieren kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
Inhalt
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung stellt im Prinzip eine Mahnung dar. Im dreistufigen Mahnverfahren ist sie die erste Mahnung. Nach der Zahlungserinnerung kannst du eine:n Kund:in in Verzug setzen, wenn er oder sie nicht auf die Erinnerung reagiert. Das bedeutet, dass du ein Mahnverfahren einleitest. Eine Mahnung hat also rechtliche Konsequenzen, während die Zahlungserinnerung nur ein Hinweis ist, dass der oder die Kund:in eine Rechnung noch nicht beglichen hat.
Wann versende ich Zahlungserinnerungen?
Du versendest eine Zahlungserinnerung, wenn der Kunde das Zahlungsziel nicht einhält. Allerdings solltest du damit 2 bis 3 Werktage nach dem ursprünglich vereinbarten Datum warten, da der Grund für den Verzug auch die Bank sein kann. Du könntest sonst Pech haben, dass die Überweisung mit der Sendung der Zahlungserinnerung zusammenfällt. Das tut der Beziehung zur Kundin oder zum Kunden nicht gut.
Was bedeutet Zahlungsverzug?
Im Verzug ist ein Kunde, sobald er das Zahlungsziel überschreitet. Ist ein Zahlungsziel festgelegt, musst du bei B2B-Kunden keine Mahnung oder Zahlungserinnerung versenden. Wenn der oder die Kund:in die Frist nicht einhält, gerät er oder sie automatisch in Verzug. Geschäftskund:innen ist in der Regel bekannt, dass sie dann Mahngebühren zahlen. Sie fallen höher aus als bei Privatkunden. Es ist jedoch netter, wenn du sie freundlich darauf hinweist, bevor du rechtliche Schritte einleitest.
Gibt es kein Zahlungsziel, sind deine Kund:innen erst im Zahlungsverzug, wenn du ihnen eine Zahlungserinnerung zusendest. Der Kunde kann sich auch selbst in Verzug setzen, indem er dir sagt oder schreibt, dass sich die Zahlung verzögert. Dann musst du ihm keine Zahlungserinnerung senden.
Mahnung vs. Zahlungserinnerung - die wichtigsten Unterschiede
Wie schon erwähnt, ist die Zahlungserinnerung im Prinzip eine Mahnung, nur dass sie keine rechtlichen Konsequenzen zur Folge hat. Bei der Mahnung kannst du als Unternehmen den Kunden Gebühren oder Zinsen berechnen, wenn dir dadurch ein Schaden entsteht. Den Schaden musst du nachweisen, die Gebühren liegen dann bei pauschal 40 Euro. Versendest du nur eine Zahlungserinnerung, darfst du keine Gebühren erheben.
Verzugszinsen werden für den Zeitraum des Verzugs berechnet. Der Zinssatz liegt für Privatkunden 5% über dem Basiszinssatz. Bei Geschäftskunden sind es 9%. Die Zinsen kommen dadurch zustande, dass ja das Unternehmen seinem Kunden einen Kredit gewährt.
Du kannst auch ein Inkassounternehmen mit deinen Mahnungen beauftragen. Die Kosten, die dafür anfallen, kannst du dem Kunden in Rechnung stellen, der dir das Geld nicht rechtzeitig überwiesen hat.
4 Tipps zur Formulierung
- Bleibe freundlich
Eine Zahlungserinnerung hat keine rechtlichen Konsequenzen. Du bist daher sehr frei, was die Formulierung angeht. Egal, ob es ein langjähriger Kunde oder ein neuer ist, solltest du das Schreiben freundlich formulieren. Du willst sie ja schließlich nicht vergraulen. Gehe zuerst davon aus, dass es sich um ein Versehen handelt. Wenn du selbst eine Zahlung vergisst, möchtest du ja auch nicht direkt eine böse Drohung lesen. In der Regel begleichen sie die Rechnung, wenn sie die Zahlungserinnerung erhalten.
Formulierungen wie „Gewiss haben Sie die Fälligkeit der Rechnung vergessen“ oder „wir bitten Sie, die Rechnung bis zum … zu begleichen“ sind höflicher als „wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung umgehend zu begleichen, da wir ansonsten rechtliche Schritte einleiten werden“.
- Schreibe eine kundenspezifische Zahlungserinnerung
Richte dich bezüglich deiner Formulierung an dem Kunden aus. Handelt es sich um einen langjährigen Kunden, kannst du kreativ werden. Du kannst sogar eine Geschichte um die Zahlungserinnerung spinnen, wenn du Lust dazu hast. Solche Vorlagen oder Beispiele schlagen sogar Gründerseiten vor. Du weißt vielleicht auch, welche Kundin lieber sachliche Zahlungsaufforderungen erhält, und welche humorvolle Schreiben eher ansprechen.
Ist es ein neuer Kunde, mit dem du noch nicht viel Kontakt hattest, halte dich sachlich, aber freundlich. Er soll die Mahnung ernst nehmen, aber auch nicht eingeschüchtert werden, indem du ihm mit rechtlichen Konsequenzen drohst. Ist es ein Kunde, der häufig im Zahlungsverzug ist, ist es durchaus möglich, rigorosere Formulierungen zu verwenden.
- Wähle den üblichen Kontaktweg
Ob du ihm eine Erinnerung per Post, per Mail oder am Telefon mitteilst, ist an sich ganz egal. Am besten machst du es so, wie du sonst auch den Kunden kontaktierst.
- Achte auf Vollständigkeit.
Du solltest deine Kund:innen nicht verschrecken mit unhöflichen Anschreiben. Wenn du tatsächlich eine Art Geschichte um den Zahlungsverzug erfindest, sollte der oder die Kund:in trotzdem aus dem Schreiben erkennen, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt. Sie sollte alle wichtigen Daten enthalten, damit die Kundin oder der Kunde weiß, worum es überhaupt geht.
Welche Angaben sind verpflichtend?
Es gibt keine Regelung, wie genau eine Zahlungserinnerung auszusehen hat. Du musst lediglich die Pflichtangaben in das Dokument schreiben.
Die Pflichtangaben auf einer Zahlungserinnerung sind der Name des Gläubigers, also das Unternehmen, und Name und Anschrift des Kunden sowie seine Kundennummer. Du musst auch die Höhe der Forderung, also der Geldbetrag hineinschreiben und wann er fällig wird. Fehlen darf dafür natürlich auch nicht deine Bankverbindung. Außerdem musst draufstehen, auf welche Rechnung du dich beziehst, also Rechnungsnummer oder Auftragsnummer und das Datum der Rechnung. Du solltest zudem eine Kopie der ursprünglichen Rechnung beilegen.
Du solltest als Betreff die Zahlungserinnerung ausdrücklich setzen, damit keine Missverständnisse durch die Dokumentenform entstehen. Verpflichtend ist zwar nicht, dass sich der Kunde ans Unternehmen wenden kann, wenn es ein Problem gibt, aber du solltest das immer mit in die Zahlungserinnerung schreiben.
Sollte ich Vorlagen verwenden?
Für Zahlungserinnerungen kannst du Word-Vorlagen und Excel-Vorlagen verwenden. Laut den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung und Datenzugriff (GoBD) sind sie erlaubt.
Alternativ kannst du auch eine Software benutzen, die dir das Dokument automatisch erstellt. Dabei musst du nur den Text für das Anschreiben erstellen. Das ist tendenziell einfacher, wenn du eine Software zur Kundenverwaltung sowieso bereits verwendest. Alle relevanten Daten gibst du in die Maske ein und generierst das Dokument. Das kannst du mit einem Klick versenden.
Solche Software gibt es von SevDesk oder FrachtPilot.
Zahlungserinnerungen erstellen mit FrachtPilot
Mit FrachtPilot kannst du auch Zahlungserinnerungen erstellen. Dazu musst du zuerst eine Mahnungsvorlage erstellen. Sie enthält die Mahnstufe, den Text und die Fristverlängerung sowie den Betreff „Zahlungserinnerung“ und Mahnung. Den Text erstellst du mithilfe von Textbausteinen, damit der Name und das Datum automatisch eingetragen werden können. Die Vorlage gilt nämlich für alle Kunden. Du kannst sie aber auch für jeden Kunden deaktivieren. Du kannst mehrere Mahnstufen festlegen.
Außerdem kannst du festlegen, ob du die Zahlungserinnerung manuell erstellen willst, oder ob sie automatisch erstellt werden soll. Wenn du die Voreinstellung „Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen“ aktivierst, werden sie automatisch erstellt. Willst du sie außerdem automatisch versenden lassen, aktivierst du auch die Voreinstellung „automatische Erstellung von Rechnungen“. Zusätzlich gibst du die Zahlungsfrist und die Zahlungstoleranz an. Sind beide überschritten, wird die Erinnerung automatisch versendet.
Du kannst auch für einzelne Kunden in der Verwaltung der Zahlungserinnerungen und Mahnungen Zahlungserinnerungen einstellen. Dazu wählst du „Neue Zahlungserinnerung/Mahnung erstellen“ aus und gibst den Kunden an, den Rechnungszeitraum und den Fälligkeitsstichtag. Damit ist der letzte Tag gemeint, die Rechnung fristgerecht zu begleichen.
Mehr dazu findest du in unserer Hilfe. Eine Software statt Excel- und Word-Vorlagen zu verwenden, ist der einfachste Weg, deine Zahlungen zu verwalten. Alles, was automatisch erstellt und versendet werden soll, kannst du in den Voreinstellungen festlegen. Die Ausnahmen richtest du manuell ein.
Fazit
Die Zahlungserinnerung ist ein hilfreiches Dokument, um Zahlungen schnell zu erhalten.
Du bist frei, eine Form und deine Formulierungen zu wählen, weil es keine Regelung gibt, wie sie aussehen muss. Sie hat außerdem keine rechtlichen Konsequenzen im Vergleich zu einer Mahnung. Für die Erstellung kannst du Vorlagen nutzen. Am einfachsten ist es jedoch, eine Software zu verwenden.
Eine Software wie FrachtPilot. Wie du in diesem Blog Artikel erfahren hast, kann FrachtPilot natürlich auch automatisch Zahlungserinnerungen / Mahnungen verschicken. Aber FrachtPilot kann natürlich auch noch mehr.
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