Was ist ein Kontenabgleich?
Bei der Kontenabstimmung, auch Kontenabgleich genannt, geht es darum, zwei Datensätze zu vergleichen, also zum Beispiel Rechnungen und Verbindlichkeiten, um die Richtigkeit sicherzustellen. Zu jedem Zahlungsein- und ausgang muss es eine Buchung geben, da in der Buchhaltung keine Lücken und Unstimmigkeiten vorliegen dürfen.
Wie mache ich die Kontenabstimmung?
Durchgeführt werden Kontenabstimmungen in verschiedenen Bereichen. In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird die Abstimmung über Kontokorrentbücher vorgenommen. Erstere betreffen Rechnungen aus Lieferungen von Lieferanten, Letztere umfassen Geschäftsvorfälle mit Kund:innen, also Forderungen und Gutschriften. Erfasst werden sie auf Nebenbüchern. Ohne solche Nebenbücher würden die Beträge unstrukturiert auf Verbindlichkeits- und Forderungssachkonten gebucht werden. Ein Abgleich der Kontokorrentbücher sorgt dementsprechend für mehr Übersichtlichkeit.
Bei kleineren Betrieben liegt eventuell nur ein Geschäftskonto vor, auf das Zahlungen von Kund:innen ein- und an Lieferanten ausgehen. Um zu sehen, welche Forderungen noch offen sind, werden die Daten der Kontoauszüge mit den Daten und Zahlungen deiner Kund:innen verglichen. Dazu verwendest du keine PDFs oder Ausdrucke, sondern elektronische Kontoauszüge in Form von CAMT-Dateien.
Andere Abgleiche können auch die Warenwirtschaft betreffen, wenn Lieferscheine und Warenbestände verglichen werden. Oder man vergleicht, ob die abgeführte Mehrwertsteuer der entspricht, die bei Transaktionen berechnet wurde, um zu prüfen, ob die Steuer richtig abgeführt wurde.
Wann führe ich Kontenabstimmungen durch?
Spätestens zum Jahresabschluss werden die Abstimmungen vorgenommen, wobei es sinnvoller ist – auch im Sinne der Kund:innen und deines Liquidität – Konten in kürzeren Abständen zu vergleichen, also zum Beispiel am Monatsende. Dabei wird also geprüft, ob es zu den Belegen der Buchhaltung auch entsprechende Bewegungen auf dem Bankkonto gibt.
Warum ist das sinnvoll?
Das Ergebnis des Abgleichs ist im Idealfall, dass der Saldo auf dem Konto mit dem in den Büchern übereinstimmt. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, müssen sie behoben werden. Wenn Zahlungen fehlen, müssen sie eingezogen werden. Alternativ können Zahlungserinnerungen erstellt werden. Fehler dürften bei automatischen Prozessen durch eine ERP-Software nicht auftreten. Haben sich doch welche aus einer oder mehreren Transaktionen eingeschlichen, müssen Buchungseinträge eventuell korrigiert oder Gutschriften erstellt werden.
Anstatt Kontenabstimmungen mit Excel-Tabellen zu machen oder Kontoauszüge per Hand abzutippen, ist es sinnvoller, Software zu nutzen, die den Abgleich automatisch vornimmt, weil so keine Fehler passieren. Dazu werden CAMT-Dateien importiert und exportiert. Diese sind mit fast allen Banken kompatibel. Wenn eine ERP-Software die Buchhaltung und Warenwirtschaft übernimmt, sind separate Listen also gar nicht nötig.