Inhalt
Möchtest du einen Lebensmitteleinzelhandel, ein Gewerbe gründen oder eine Direktvermarktung, musst du einiges beachten, was deine Finanzen angeht. Je nachdem, welche Unternehmensform du wählst, gibt es unterschiedliche Vorgaben. Egal, was für ein Unternehmen es ist, benötigst du ein Girokonto. Wir erklären dir, für wen ein Geschäftskonto verpflichtend ist, und wann du als Kleinunternehmer:in giltst. Außerdem zeigen wir dir die Vor- und Nachteile von Geschäftskonten.
Was ist ein Kleinunternehmer?
Wer ein Kleinunternehmer oder eine Kleinunternehmerin ist, ist im Umsatzsteuergesetz geregelt. Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich damit nicht auf die Rechtsform deines Unternehmens. Die Voraussetzung ist, dass deine Umsätze im ersten beziehungsweise vorherigen Jahr nicht höher sind als 22 000 Euro und im aktuellen Jahr nicht 50 000 Euro überschreiten. Dann kannst du Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen und musst keine Umsatzsteuer zahlen.
Da du keine Umsatzsteuer bezahlst, kannst du dir aber auch nicht die Vorsteuer erstatten lassen. Also die Umsatzsteuer, die du auf Einkäufe zahlst. Bei der Anmeldung gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Regelung nutzen willst. An deine Angaben bist du dann die nächsten fünf Jahre gebunden.
Gründest du zum Beispiel einen Lieferdienst, musst du diesen als Gewerbe anmelden. Erwartest du im ersten Jahr keine höheren Umsätze als 22 000 Euro, giltst du als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin.
Was ist der Unterschied zum Kleingewerbe?
Als Kleinunternehmer kann dein Unternehmen unterschiedliche Rechtsformen annehmen. Dein Lieferdienst ist zum Beispiel ein Gewerbe, das du beim Gewerbeamt anmeldest. Ein Kleingewerbe ist es dann, wenn dein Jahresumsatz nicht höher als 600 000 Euro ist oder der jährliche Gewinn maximal 60 000 Euro beträgt. Kleingewerbe fallen also nicht unbedingt unter die Kleinunternehmerregelung. Für sie gelten stattdessen die Vorgaben des Handelsgesetzbuches, sind jedoch nicht ins Handelsregister eingetragen. Mit einem Kleingewerbe bist du von den bürokratischen Auflagen befreit, die man als echter Kaufmann oder echte Kauffrau erfüllen muss. Denn die Auflagen sind an die Umsätze gebunden.
Mit deinem Lieferdienst als Kleingewerbe kannst du unter Umständen Gebrauch machen von der Kleinunternehmerregelung. Aber als Kleinunternehmer:in hast du nicht automatisch ein Kleingewerbe, wenn du zum Beispiel Freiberufler:in bist. Ausgenommen von der Gewerbepflicht sind auch landwirtschaftliche Betriebe. Gewerbliche Tätigkeiten sind dabei jedoch der Verkauf an einem Verkaufsstand oder einem Laden, die vom Hof räumlich getrennt sind. Oder wenn du im Hofladen Produkte anderer Erzeuger:innen verkaufst. Du kannst Lebensmittel herstellen und im Hofladen nicht-gewerblich verkaufen, wenn die Produkte nah an der Urproduktion sind. Wenn du zum Beispiel Milchprodukte herstellst, darfst du sie auch verkaufen.
Das Kleingewerbe ist eine beliebte gründungsform, weil du es anmelden kannst, ohne dass es ein vorgeschriebenes Startkapital gibt. Außerdem kannst du es auch nebenberuflich gründen. Du hast weniger Hürden bei der Buchhaltung, zum Beispiel entfällt die doppelte Buchführung. Zudem erhältst du Vergünstigungen bei Handelsverträgen. Anmelden kannst du es als Einzelunternehmer:in oder zu zweit oder zu dritt als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).
Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur regulären Umsatzsteuerzahlung erfolgt beim Finanzamt, indem du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichst. Willst du hin zum Kleinunternehmer wechseln, musst du lediglich einen formlosen Antrag stellen.
Ist ein Geschäftskonto verpflichtend?
Egal, ob Kleinunternehmer:in oder Freiberufler:in, deine Finanzen regelst du über ein Bankkonto. In der Regel eröffnest du dafür ein Geschäftskonto. Dies ist für Kleinunternehmen und Kleingewerbe jedoch nicht verpflichtend. Auch wenn du nebenberuflich selbstständig bist, ist ein Geschäftskonto für dich nicht verpflichtend. Die Pflicht gilt hingegen für Kapitalgesellschaften, GmbHs oder Vereine.
In der Regel erlauben dir dennoch die Geschäftsbedingungen der Bank nicht, geschäftliche Überweisungen über ein Privatkonto laufen zu lassen. Das ist oft nicht erlaubt, wenn deine Hausbank die Eröffnung von Privat- und Geschäftskonten anbietet. Das liegt daran, dass sie unterschiedliche Konditionen hat und der Aufwand für Geschäftskonten größer ist.
Wann brauche ich ein Geschäftskonto?
Stellt die Bank geschäftliche Zahlungsvorgänge auf deinem Privatkonto fest, hat sie diverse Möglichkeiten, das zu unterbinden. Bis sie das merkt, können zwar einige Monate vergehen, so lange solltest du aber nicht warten.
Denn je nachdem, wie kulant sie ist, kann deine Bank dich zunächst auffordern, die Zahlungsvorgänge einzustellen oder ein Geschäftskonto zu eröffnen. Sie kann dir aber auch das Privatkonto mit einer Frist oder auch fristlos kündigen. Oder sie stellt das Konto automatisch als Geschäftskonto um und verlangt dafür rückwirkend die Extragebühren.
Daher ist es ratsam, sich vorher über die Vorgaben der Bank zu informieren. Auch wenn sie unabhängig sind von den Regelungen für Kleinunternehmer:innen. Meldest du zum Beispiel ein Gewerbe an wie einen Lieferdienst, ist ein Geschäftskonto also sinnvoll.
Welche Vor- und Nachteile habe ich mit einem Geschäftskonto?
Aber auch ohne die Vorgaben der Bank und ohne die Regelungen für Unternehmer:innen oder Freiberufler:innen ist es sinnvoll, private Finanzen von den geschäftlichen zu trennen. Denn es ist deutlich einfacher, den Überblick zu behalten über die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Unabhängig davon, ob du die Umsatzsteuer zahlen musst oder nicht.
Auch als Freiberufler:in bist du als solche oder solcher beim Finanzamt gemeldet. Spätestens dann ist es wichtig, deine Finanzen sorgfältig und übersichtlich zu verwalten. Denn auch als Selbstständige:r hast du eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt. Mit einem Geschäftskonto hast du alle Nachweise auf einen Blick beieinander und keine privaten Buchungen dazwischen. Dies erspart dir erheblich Zeit.
Außerdem haben Geschäftskonten wichtige Funktionen, die ein Privatkonto nicht bietet. Das sind das Lastschriftenmandat von Kund:innen, Gutschriften an Kund:innen, Kartenzahlungen durch Kund:innen im Geschäft oder im Onlineshop sowie das Auszahlen von Gehältern an Mitarbeitende. Außerdem haben sie die Möglichkeit für Unterkonten oder zusätzliche Anwendungen für das Rechnungswesen und deine Buchhaltung. Manche bieten sogar eine automatische Steuerberechnung an. Oft kann das Geschäftskonto mit einer Buchhaltungssoftware wie von Lexoffice verknüpft werden. Oder eben mit FrachtPilot.
Natürlich ist es erst mal ein Zeitaufwand, eine geeignete Bank zu finden, die die besten Konditionen für die Kontoführung anbietet. Die Bank, bei der du dein privates Konto hast, hat eventuell nicht die besten Preise oder Features für dich. Die Kontoführungsgebühren sind ein weiterer Nachteil. Dabei kommt es natürlich darauf an, wie viel Geld du zur Verfügung hast und wie groß dein Unternehmen ist.
Die Banken machen ihrerseits einen erheblichen Unterschied zwischen Privat- und Geschäftskonten. Dies betrifft auch die Kredite. Ein Dispokredit ist günstiger als ein Kontokorrentkredit. Dieser ist aber wichtig, wenn dein Unternehmen Phasen ohne Einkommen finanziell überbrücken muss. Dazu überprüft das Kreditinstitut immer deine Bonität.
Was sollte ich vor der Eröffnung beachten?
Du solltest dir eine Liste machen, welche Funktionen du für das Geschäftskonto brauchst. Reicht dir der digitale Service und Online-Banking? Dann ist eine Direktbank geeignet. Diese haben oft geringere Kontoführungsgebühren, weil sie keine Filialen haben. Sie haben aber auch keine Geldautomaten. Musst du auch Bargeld einzahlen oder abheben, ist es dann doch nicht die beste Option.
Außerdem bieten Banken unterschiedlich viele Freiüberweisungen an und unterschiedlich hohe Gebühren für deine Überweisungen. Auch dabei kommt es darauf an, wie viele Überweisungen du tätigst.
Manche Banken geben dir zusammen mit dem Konto auch Kartenlesegeräte. Benötigst du so ein Gerät jedoch nicht, ist es eine Funktion, die dich nur extra kostet.
Es gibt auch Banken, die sich auf die Gastronomiebranche oder auf Arztpraxen sowie Apotheken spezialisiert haben. Auch nach solchen kannst du Ausschau halten.
Geschäftskonten sind teurer als Privatkonten, da sie für das Kreditinstitut vorerst ein Verlustgeschäft darstellen. Der Aufwand ist größer, da in der Regel mehr Transaktionen anfallen als auf privaten Konten. Auch die Prüfung von Kontokorrentkrediten ist aufwendiger als von Dispokrediten. Die Bank verdient erst Geld damit, wenn sie für den Kredit Zinsen in Rechnung stellt. Sie verdient außerdem erst daran, wenn die Geschäftskund:innen Kontoführungsgebühren bezahlen und Gebühren für Transaktionen sowie für Kredit- und Girokarten.
Fazit
Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin bist du nicht verpflichtet, ein Geschäftskonto zu nutzen. Du solltest dich aber über die Konditionen deiner Bank informieren. Wenn sie die geschäftliche Nutzung eines privaten Kontos nicht erlaubt, kannst du ein Geschäftskonto nicht vermeiden.
Ein Vorteil ist die Trennung der geschäftlichen Transaktionen von den privaten. Du hast einen besseren Überblick und sparst Zeit. Außerdem haben Geschäftskonten praktische Zusatzfunktionen. Du solltest dir vorher trotzdem überlegen, welche Funktionen du eigentlich benötigst. Die Gebühren für Geschäftskonten sind aber auch höher, weil sie für das Kreditinstitut einen Mehraufwand bedeuten. Praktisch ist auch die Verknüpfung des Kontos mit einer Buchhaltungssoftware. Aus deiner landwirtschaftlichen Direktvermarktung, deinem Lebensmittelhandel oder deinem Brötchendienst kennst du sicherlich auch schon solche Software.
Und natürlich kannst du auch bei FrachtPilot die Buchungen auf deinem Geschäftskonto mit deinen Rechnungen abgleichen. Alles mit einem Klick, ohne Probleme.
