Was ist die Inventur?
Die Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme deiner Vermögensgegenstände und Schulden und bildet die Grundlage für deine Bilanz und für eine ordnungsgemäße Buchführung. In der Regel führst du sie deswegen zum Jahresabschluss durch, der meistens zum 31. Dezember anfällt. Dazu zählst, misst, wiegst und schätzt du alle Vermögenswerte in einer Aufstellung, dem Inventar.
Sie muss richtig, vollständig und für das Finanzamt nachprüfbar sein. Dieses erlaubt eine Frist von 10 Tagen vor und nach dem Bilanzstichtag. Sie ist zudem nach §240 HGB für Kaufleute verpflichtend. Ausgenommen von der Pflicht bist du, wenn du zwei Jahre in Folge nicht mehr als 600 000 Euro Umsatz und 60 000 Euro Gewinn erzielst.
Welche Verfahren gibt es?
Zur körperlichen Inventur zählen alle physischen Vermögensgegenstände, die du wiegen, zählen und messen kannst.
Daneben gibt es die Anlageninventur als Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens. Das umfasst die Ausstattung des Betriebs oder des Geschäfts wie zum Beispiel Maschinen. Hierbei führst du die genaue Bezeichnung des Vermögensgegenstandes an, den Bilanzwert, das Herstellungs- oder Anschaffungsdatum und die Kosten dafür sowie die Nutzungsdauer und die jährliche Abschreibung.
Für Vermögens- und Schuldenwerte, die nicht physisch sind, führst du die Buchinventur durch. Dazu gehören Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankguthaben und der Kassenbestand.
Welche Arten gibt es?
Statt der Stichtagsinventur, wie sie oben unter den Verfahren beschrieben ist, kannst du auch die permanente Inventur durchführen, die über das Jahr verteilt ist. Besonders geeignet ist sie für Vorräte bei einer fortschreibenden Lagerbuchhaltung, da ein Lagerbuch die Voraussetzung dafür ist. Außerdem musst du entsprechende Unterlagen erstellen, anhand derer du alle Zu- und Abgänge nachprüfen kannst.
Aus handelsrechtlicher Sicht kannst du die permanente Inventur auf sämtliche Lagerbestände anwenden. Steuerrechtlich ist sie bei nicht kontrollierbaren Abgängen wegen Verderb oder Schwund nicht gültig. Das ist nur der Fall, wenn du einmal pro Geschäftsjahr eine körperliche Bestandsaufnahme machst, die Bestände und Geschäftsvorfälle im Lagerbuch lückenlos sowie die Ergebnisse dokumentierst und diese zudem ordnungsgemäß unterzeichnest.
Die Stichprobeninventur führst du mit statistischen Methoden anhand von Zufallsstichproben durch. Diese musst du repräsentativ und sorgfältig auswählen, um sie auf den gesamten Bestand hochzurechnen.
Was muss ich dabei beachten?
Du musst für deine Mitarbeiter:innen den genauen Zeitraum der Inventur festlegen und den kommunizieren. Dieser kann um wenige Tage abweichen, ohne begrifflich von der Stichtagsinventur abzuweichen. Du legst außerdem genau fest, wer für welchen Bereich zuständig ist. Das ist wichtig, da zu den Grundsätzen Vollständigkeit und Richtigkeit. Außerdem müssen die Mengenangaben und Einheiten nachvollziehbar für Dritte sein, um die Nachprüfbarkeit zu erfüllen und du darfst keine Gegenstände doppelt zählen.
Wenn bei der Abschlussprüfung Mängel festgestellt werden, kann das für dich strafrechtliche Konsequenzen haben oder den Vorwurf von Steuerhinterziehung nach sich ziehen. Die Bilanz kann außerdem für ungültig erklärt und stattdessen geschätzt werden.