Was ist eine Proformarechnung?
Proformarechnungen stellst du aus, wenn es sich um einen Beleg handelt ohne eine Zahlungsaufforderung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Zahlung bereits im Voraus erfolgt ist. Auch im Falle einer Mustersendung oder einem Angebot erhalten Kund:innen keine Zahlungsaufforderung. Sie bewirken also weder bei der empfangenden noch bei der versendenden Person eine Buchung.
Weitere Anwendung findet diese Art der Rechnung als Nachweis für Geschenksendungen, Spenden und Ersatzlieferungen. Sie stellt dann keine Handelsrechnung dar, sondern einen Beleg für die Lieferung, erfüllt also steuerliche Zwecke. Der Unterschied zu einer Handelsrechnung liegt darin, dass bei dieser auch ein Handelswert vorliegt.
Die Proformarechnung enthält trotzdem alle Pflichtangaben wie eine normale Rechnung auch. Zusätzlich darf aber der Vermerk nicht fehlen, dass es sich um eine Proformarechnung handelt. Beim internationalen Warenverkehr macht es durchaus Sinn, die englische Bezeichnung pro forma invoice anzugeben.
Ihre Funktion im internationalen Handel
Typisch sind sie auch für Exporte in Länder außerhalb der EU, weil sie Waren und Lieferungen als zum Beispiel Muster oder Ersatzlieferungen kennzeichnen. In dem Fall gibt die Proformarechnung nicht nur der empfangenden Person oder Organisation Auskunft über den Umfang der Lieferung, sondern auch der Zollbehörde. Dabei hat sie also die Aufgabe, den Handelswert der Warenlieferung bei der Zollanmeldung zu deklarieren. Wichtig ist die Deklarierung, weil auf Proformarechnungen keine Zollabgaben erhoben werden.
Ihre Funktion in der Buchhaltung
Sie dient also hauptsächlich als Beleg für die Buchhaltung und ähnelt damit dem Eigenbeleg. Damit kann aber auch der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Wenn eine Rechnung als Beleg nicht vorliegt, aber für den Jahresabschluss benötigt wird, kann eine Proformarechnung sie ersetzen. Liegt der Originalbeleg vor, wird dieser eingebucht und die vorherige Buchung somit storniert. Sie darf allerdings nicht einfach umgewandelt werden, weil das gegen die Richtigkeit und Vollständigkeit von Buchungen und Belegen verstoßen würde. Sie sind daher vorteilhaft, damit du nicht versehentlich Mahnungen versendest.