Bedeutung: Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens beschäftigt sich mit der Erstellung und Pflege der Lohnkonten für die Arbeitnehmer:innen und übernimmt die Meldung bei Versicherungen. Dazu gehören fünf wichtige Funktionen: die Pflege der Personalstammdaten, die Meldung bei Sozialversicherungen sowie die Auszahlung von Löhnen und Gehältern an die Mitarbeiter:innen. Dabei gibt sie insbesondere die Buchungen in Auftrag und erstellt Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.
3 Funktionen im Überblick
1. Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter:innen
Die Lohnbuchhaltung erstellt Lohnkonten, in denen die Stammdaten der Arbeitnehmer:innen angelegt sind. Das hat den Vorteil oder den Zweck, dass sie die notwendigen Daten an die entsprechenden Stellen übermitteln kann. Das Führen der Lohnkonten beinhaltet grundlegend die Dokumentation, wann wie viel den Mitarbeiter:innen an Lohn oder Gehalt gezahlt wurde und wie er sich im Einzelnen zusammensetzt.
Darüber hinaus übermittelt die Lohnbuchhaltung das beitragspflichtige Jahresentgelt an die Krankenkasse. Sie meldet den Berufsgenossenschaften, die für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig sind, das Jahresarbeitsentgelt und die geleisteten Arbeitsstunden.
2. Meldungen an Versicherungen und Finanzamt
Am Ende des Geschäftsjahres werden die Lohnkonten abgeschlossen, um sie den Sozialversicherungsträgern zu melden. Das sind Kranken- und, Rentenkassen sowie Pflegeversicherungen. Laut Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) ist sie zur Meldung an die Sozialversicherungen verpflichtet, was die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den Kassen sicherstellen soll.
Neben den persönlichen Daten der Arbeitnehmer:innen werden weitere Daten benötigt, die in der ELStAM, den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen, abgerufen werden. Diese speisen die Arbeitgeber:innen ein, und zwar mit der Steueridentifikationsnummer, dem Geburtsdatum und dem Beschäftigungsbeginn. Sie geben außerdem an, ob sie Hauptarbeitgeber:innen sind. Laut Einkommensteuergesetz sind sie nämlich dazu verpflichtet, ihre Arbeitnehmer:innen beim Finanzamt zu melden und die Abzugsmerkmale anzufordern.
Für die Sozialversicherungen werden die Angaben zu Beitragsgruppen benötigt, die Sozialversicherungsnummer, die Staatsangehörigkeit und die Art der Beschäftigung. Außerdem die arbeitgeberspezifische Betriebsnummer und die der zuständigen Krankenkasse. Dort muss die Lohnbuchhaltung auch das Ende des Beschäftigungsverhältnis melden, genauso wie dem Bundeszentralamt für Steuern.
3. Erstellung von Gehaltsabrechnungen
Die Lohnbuchhaltung ist zuständig für die Abrechnung der Personalkosten. Die Gehaltsabrechnungen mit allen Bestandteilen des Bruttolohns werden erstellt, um die Beträge zu überweisen. Alle notwendigen Beträge wurden dazu vorher abgezogen. Die Buchungsbelege gibt die Lohnbuchhaltung dann an die Finanzbuchhaltung weiter.
Für die Personalnebenkosten ist die Lohnbuchführung zuständig, wozu der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung gehört sowie Leistungen für Urlaub und Feiertage. Diese wirken sich natürlich auf die Personalkosten aus. Sie richten sich nach tariflichen Bestimmungen, die je nach Branche variieren, und betreffen zum Beispiel Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder Sachbezüge.
Rechtliche Grundlagen
Rechtlich beruht die Lohnbuchhaltung auf drei Gesetzen:
- Gewerbeordnung (GewO)
- Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)
- Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
Die Gewerbeordnung bestimmt, dass die Arbeitnehmer:innen eine Bescheinigung von über ihr Entgelt erhalten müssen, da der Nachweis durchaus oft vorgelegt werden muss. Die Durchführungsverordnung regelt, welche Inforationen ein Lohnkonto enthalten muss. Die Entgeltbescheinigungsverordnung gibt wiederum vor, welche Angaben in der Gehalts- oder Lohnabrechnung stehen müssen.
Die Lohnbuchhaltung kann intern oder extern erledigt werden, je nachdem, welche Kenntnisse im Bereich Buchhaltung vorhanden sind oder ob man sich die Mehrkosten für die Auslagerung leisten möchte. Es ist allerdings wichtig, dass die Lohnbuchhaltung fehlerfrei abläuft, da sie bei Lohnsteueraußenprüfung genau unter die Lupe genommen wird.