GoBD-konform
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln, wie du alle steuerrelevanten Dokumente so speichern und aufbewahren musst, sodass sie fürs Finanzamt übersichtlich einsehbar und nachvollziehbar sind. Daten und Dokumente, die nur in elektronischer Form vorliegen, darfst du nicht im Nachgang ändern beziehungsweise musst du jede Änderung dokumentieren. Dadurch wollen die Finanzämter auch die Manipulation von elektronisch aufgezeichneten Daten verhindern.
Geltungsbereiche der GoBD
Betroffen sind alle Unternehmen, die auf das Erzielen von Gewinnen ausgerichtet sind. Die Einhaltung der GoBD bezieht sich ferner auf alle Bereiche in deinem Unternehmen, die deine Umsätze beeinflussen und damit steuerrelevant sind.
Die 9 Kriterien sind:
- Nachprüfbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Sicherheit
- Unveränderbarkeit
- Aufbewahrung
- Ordnung
- Vollständigkeit
- Zeitgerechte Buchung
Vorgaben gemäß den GoBD
Dritte Sachverständige müssen auf Anfrage hin sämtliche Geschäftsvorfälle, also alle finanziellen Ereignisse, die sich auf den Wert deines Unternehmens auswirken, nachprüfen können. Dazu musst du Dokumente erzeugen, die unveränderbar sind, und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentieren. Die Daten müssen außerdem geschützt sein vor unberechtigtem Zugriff sowie Verlust. Geschäftsvorfälle musst du zudem lückenlos dokumentieren. Für alle Dokumente gilt zudem eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Dokumentation und Aufbewahrung musst du übersichtlich gestalten im Sinne des Ordnungskriteriums.
Buchungen erfasst du spätestens nach 10 Tagen. Auch dein Kassensystem betreibst du GoBD-konform. Das bedeutet, dass du Bargeldzahlungen täglich erfasst und Zahlungseingänge chronologisch geordnet sind sowie dass du sie nach Konten aufstellst. Ein weiterer Bestandteil ist die Meldung deiner Kasse beim Finanzamt.
Steuerrelevante Dokumente
- Rechnungen
- Geschäftsbriefe und -mails
- Jahresabschlüsse
- Bestellungen
- Reklamationen
- Zahlungseingänge
- Kaufverträge
- Organisationspapiere
- Arbeitsanweisungen
- Buchungen
- Lieferscheine
Wie setze ich die GoBD richtig um?
Für jeden Geschäftsvorfall erstellst du einen Beleg, der außerdem vollständig sein muss. Er enthält also den Betrag, die Menge, die Belegaussteller:innen und -empfänger:innen. Im Sinne der Unveränderbarkeit erstellst du PDFs und keine Word-Dokumente. Die Dokumentation muss lückenlos sein. Das heißt, du hältst jede Änderung fest und erstellst beispielsweise Stornorechnungen, statt Rechnungen zu löschen und zu korrigieren. Deine Belege müssen richtig bzw. wahrheitsgemäß sein und übersichtlich sein, damit sowohl du als auch das Finanzamt sie einsehen kann. DATEV-Exporte für dein Steuerbüro sind wichtig für die Einhaltung der GoBD.
Weitere betroffene Bereiche
- Lohnbuchhaltung
- Warenwirtschaft
- Zeiterfassung
Nice to know
Es gab 2024 einige Neuerungen, die die Einhaltung der GoBD erleichtern sollen. Du kannst nun auch Papierbelege abfotografieren, statt sie einscannen zu müssen. Deine Daten kannst du zudem in einer Cloud speichern, die das Finanzamt als Datenaustauschplattform nutzt. Das digitale Verarbeitungssystem meldest du allerdings beim Finanzamt an, da es über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen muss. Wenn du Dokumente gescannt hast, kannst du den Papierbeleg vernichten. Beachte, dass alle Daten maschinenlesbar sein müssen.