Ein Kassensystem, ist eine Kasse, die mehr kann, als nur Zahlungen von Kunden entgegenzunehmen. Mit einem Kassensystem kannst du als Direktvermarkter die Abläufe in deinem Betrieb optimieren. Ein ideales Kassensystem muss nicht nur bestimmte Funktionen enthalten, sondern auch bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Welche Funktionen dein Kassensystem haben sollte, welche gesetzlichen bzw. rechtlichen Anforderung es gibt und ob du eine Kasse lieber kaufen oder mieten solltest, all das erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Kassensysteme
Wofür sind Kassensysteme sinnvoll?
Ein Kassensystem sollte dir und deinen Mitarbeitern helfen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Es sollte alle Arbeitsabläufe effizienter machen und den Verkaufsprozess beschleunigen. Mit einer Kombination aus Soft- und Hardware ist das sehr gut möglich.
Welche Funktionen sollte mein Kassensystem enthalten?
Hardware
Das Kassensystem sollte für dich und deine Mitarbeiter schnell und einfach zu bedienen sein, um den Bezahlvorgang zu beschleunigen. Hilfreich dafür ist, wenn sich das Design des Kassensystems frei gestalten lässt. Das Kassensystem sollte über ein Terminal verfügen, auf dem, dem Kassierer sämtliche Kassier-Funktionen zu Verfügung stehen. Dazu wird ein Display und eine Tastatur benötigt. Dieses variiert je nach Hersteller und es gibt verschiedene Möglichkeiten von Tablet bis PC.
Wenn du eine Barzahlung anbietest, sollte dein Kassensystem über eine Kassenlage verfügen, in der das Bargeld aufbewahrt werden kann. Eine weitere nötige Funktion ist der Bondrucker, der dem Kunden seinen Kassenbeleg druckt. Dieser dient aber auch, um Belege für Barausgaben, Bareinlagen, Barentnahmen und Stornos zu drucken. Ein Barcodescanner vereinfacht das Kassieren von Verkaufsartikeln, aber wird auch bei der Inventur benötigt um die Ware zu erfassen. Um verschiedene Zahlungsmethoden anzubieten, sollte dein Kassensystem mit einem Kartenlesegerät verbunden werden können. Um bei der Auslieferung von Ware abkassieren zu können, sollte dein Kassensystem mit einem Smartphone vernetzt werden können oder über eine eigene SIM-Karte verfügen. Je nachdem wo genau du überall kassieren möchtest, sollte die Kasse auch offline betriebsbereit sein.
Besonders wichtig für die Lebensmitteldirektvermarktung ist, dass dein Kassensystem sich mit einer Waage verbinden lässt oder eine Waage intergiert ist. So kannst du die Ware abwiegen und sofort vom Kassensystem registrieren lassen. Eine freie Eingabe von Preisen sollte möglich sein. Zudem sollte das Kassensystem unterschiedliche Mehrwertsteuersätze anbieten. Wichtig ist auch die Möglichkeit zur einfachen Pfandabrechnung. Artikel- und Warengruppen sollten in deinem Kassensystem einfach und frei definierbar sein.
Marketing und Kundengewinnung
Dein Kassensystem sollte die Kaufhistorie dokumentieren. Dies kann auch dazu dienen, den Kundenservice zu verbessern oder den Erfolg von deinem jeweiligen Verkaufsstand zu analysieren. Falls du Gutscheine anbietest, sollte das Kassensystem die Möglichkeit der Gutscheineinlösung enthalten. Wenn deine Kasse Marketingaktionen, wie kurzfristige Werbeaktionen mit Coupons und Gutscheinen, oder auch eine langfristige Kundenbindung mit Hilfe von Kundenkarten ermöglicht, steigert sie auch deinen Umsatz. Außerdem trägt sie so auch zu einer guten Kundenverwaltung bei.
Optimierung betrieblicher Abläufe
Bei der Kundenbedienung solltest du über das Kassensystem auf Kundendaten zurückgreifen können und auf den Artikelbestand im Warenlager. Möglich ist auch eine Mitarbeiterverwaltung über das Kassensystem. So kannst du Verkäuferstatistiken und auch Zeiterfassung oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung einsehen. Das Kassensystem sollte angebunden an die Warenwirtschaft sein. Dadurch wird durch jeden Verkauf eine Bestandsänderung im Warenlager durchgeführt. Der eigene Onlineshop sollte ebenfalls mit der Kasse vernetzbar sein und gleichzeitig mit den aktuellen Informationen zum Lagerbestand. Moderne Kassensysteme sollten dein Controlling mit umfangreichen Auswertungen unterstützen. Dadurch werden Umsatz- und Rohertragsanalysen für Waren, Warengruppen, Abteilungen und Verkäufer möglich. Umsatzberichte sollten daher in frei wählbaren Zeitrahmen umsetzbar sein.
Wann ist meine Kasse rechtskonform?
Wichtig ist, dass deine Kasse GoBD-konform ist. Doch was genau bedeutet das? GoBD sind die Grundsätze zu ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich also um Kriterien und Richtlinien zur elektronischen Buchhaltung. Dabei geht es hauptsächlich darum, wie steuerrelevante Belege aufbewahrt werden müssen. Wichtig ist, dass du deine elektronische Kasse beim Finanzamt anmeldest und dabei auch ihren Einsatzort angibst.
Um GoBD-konform zu sein, muss deine Kasse folgende Punkte erfüllen.
Aufzeichnungen und Buchungen müssen nachvollziehbar sein. Das heißt für dich, dass es keine Buchung ohne Beleg geben darf.
Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über das Geschäft und die Lage deines Unternehmens bekommen können.
Erstellte Einträge dürfen nicht im Nachhinein veränderbar werden. Sowohl die Korrekturen als auch der ursprüngliche Inhalt müssen sichtbar sein.
Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln und lückenlos aufzuzeichnen. Das gilt sowohl für deine Software als auch für die Hardware.
Du bist dafür verantwortlich, dass alle Buchungen richtig aufgenommen werden.
Bargeldbewegungen müssen täglich erfasst werden. Bei bargeldlosen Transaktionen gelten 10 Tage.
Alle elektronische eingegangenen und aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden. 10 Jahre gilt diese Aufbewahrungspflicht.
Jede deiner Buchungen muss einzeln, sachlich und chronologisch geordnet, nach Konten dargestellt und lesbar gemacht werden.
Du musst diese Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff schützen.
Kassensicherungsverordnung 2020
Seit 2020 brauchen elektronische Kassen eine zertifizierte TSE-Vorrichtung. Diese ist eine Sicherheitseinrichtung, durch die verhindert wird, dass eine Manipulation am Datenspeicher möglich ist. Du solltest besonders auf drei Punkte achten. 1) Die Pflicht zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung mit einer einheitlichen Übermittlung deiner Daten an das Finanzamt, 2) die Belegausgabepflicht sowie 3) die Kassenmeldepflicht. Die TSE ist eine Hardware die du zusätzlich zu deiner Kasse erwerben musst. Jede TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik zertifiziert sein.
Jeder deiner Kassiervorgänge wird an die TSE übermittelt, diese sendet einen Code zurück und der wird auf den Bong gedruckt. Alle Daten deiner Kasse werden in einer unveränderbaren Datei dokumentiert. Diese Datei muss für das Finanzamt exportierbar sein. So werden Manipulationen von Umsatzdaten unmöglich gemacht. Die Kosten für die TSE musst du selber tragen. Die meisten Kassensystemanbieter werden dir eine eigene oder Drittanbieter-Lösung anbieten.
Belegausgabepflicht
Für jeden deiner Verkaufsvorgänge muss ein Beleg entweder in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Als Einzelhändler ist es jedoch möglich, einen Antrag auf Befreiung der Belegpflicht zu stellen. Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse, den Signaturzähler und den Prüfwert enthalten.
Kassenmeldepflicht
Seit 2020 müssen alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Eine neu gekaufte Kasse muss innerhalb eines Monats registriert werden, sonst drohen hohe Strafen.
Kasse mieten oder kaufen?
Eine Entscheidung für ein Kassensystem ist nicht einfach. Bei dieser Entscheidung sollte man auch abwägen, ob man eine Kasse lieber kaufen oder mieten sollte.
Kasse mieten
Es lohnt sich eine Kasse zu mieten, wenn du mehrere Kassen benötigst. Beispielsweise für mehrere Filialen. So vermeidest du hohe Anschaffungskosten. Die Kassenmiete macht auch Sinn, wenn du die Kasse nur für bestimmte Zeiträume brauchst. Werden neue Modelle herausgebracht, kannst du diese meistens ohne Probleme in deinem Mietvertrag gegen deine alte Kasse tauschen. Willst du flexibel bleiben und immer einfach auf dem neusten technischen Stand sein? Dann könnte das Mieten einer Kasse das Richtige für dich sein.
Doch das Mieten einer Kasse hat auch Nachteile. Jedes Mal, wenn du deine Kasse wechselst, müssen du und deine Mitarbeiter sich auf die neue Kasse einstellen. Der Kassentausch kann zudem mit hohem Aufwand verbunden sein. Du musst dir immer wieder Gedanken über die neu anzuschaffende Kasse machen.
Du kannst eine Kasse übrigens auch leasen. Dabei sparst du vor allem Steuern, denn die Leasingrate lässt sich steuerlich voll absetzen. Gerade wenn du Gewerbeertragssteuer zahlen musst, dann kann das Leasen eines Kassensystems Einsparungen bei dieser Steuer mit sich bringen.
Kasse kaufen
Kaufst du eine Kasse musst du dir meist nur einmalig Gedanken machen und eine Entscheidung treffen. Um ein veraltetes Kassensystem musst du dich auch nicht sorgen, da die meisten Anbieter ihre Kassensysteme regelmäßig durch Updates auf den neusten Stand bringen. Dazu kommt, dass du mit dem Kauf einer Kasse eine einmalige Investition tätigst mit der du klar kalkulieren kannst. Diese Investition muss man sich allerdings auch erst leisten können. Seriöse Hersteller bieten meist eine kostenlose Testphase an. So kannst du die enthaltenen Funktionen zunächst testen. Dabei kannst du herausfinden, ob die für dich wichtigen Funktionen enthalten sind und ob das System zu dir passt.
Fazit
Das ideale Kassensystem muss eine ganze Reihe an Funktionen enthalten, um dir deine betrieblichen Abläufe zu erleichtern. Hinzukommen viele rechtliche Normen, die das Kassensystem erfüllen muss. Deshalb sollte dein Kassensystem bereits die rechtlichen Grundvoraussetzungen erfüllen und dir damit die Arbeit abnehmen den Vorlagen des Finanzamtes zu entsprechen. Es ist sehr wichtig, dass du dich mit deinem Kassensystem an die Verordnung hältst, um rechtliche Folgen zu vermeiden. Auch die Frage, ob du eine Kasse mietest oder kaufst, hängt ganz von deinen persönlichen Vorstellungen und Ansprüchen ab.
48149 Münster