Für dein Unternehmen ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung unvermeidlich. Auch andere steuerrelevante Daten musst du richtig dokumentieren und aufbewahren, um Schätzungen oder Steuernachzahlungen zu vermeiden. Die Vorgaben dafür stehen in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Was die GoBD genau sind, erklären wir dir hier.
Was sind die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurde 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) eingeführt. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die Gewinne erzielen beziehungsweise darauf ausgerichtet sind. Sie legen fest, wie du steuerrelevante Dokumente aufzeichnen und aufbewahren musst.
Welche Dokumente sind steuerrelevant?
Betroffen sind Rechnungen und andere Dokumente der Buchhaltung. Steuerrelevante Daten sind zum Beispiel auch Geschäftsbriefe und –mails, Bestellungen, Jahresabschlüsse, Reklamationen, Zahlungseingänge und Kaufverträge sowie Organisationspapiere und Arbeitsanweisungen.
Wozu gibt es die GoBD?
Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen sich an die GoBD halten. Die Finanzämter benötigen Zugriff auf die Daten, um mögliche Verstöße gegen das Steuerrecht zu überprüfen. Steuerrelevante Daten sollst du nämlich systematisch erfassen und verarbeiten. Außerdem soll die Manipulation von elektronisch aufgezeichneten Daten verhindert werden. Durch die digitale Form können die Aufbewahrung und Aufzeichnung uneinheitlich sein. Um der Vielfalt an Lösungen gerecht zu werden, aktualisiert das Ministerium für Finanzen die Grundsätze stetig.
Was schreiben die GoBD vor?
Wichtig sind die Nachprüfbarkeit und die Unveränderbarkeit sowie die Nachvollziehbarkeit der Dokumente, ihre zeitgerechte Erfassung, die Ordnung, die Richtigkeit und die Vollständigkeit.
1. Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Für jeden Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben. Geschäftsvorfälle stellen dabei alle finanziellen Ereignisse dar, die den Wert oder das Vermögen deines Unternehmens verändern. Außerdem muss für jede Buchung, die steuerlich relevant ist, ein Beleg hinterlegt sein. Änderungen musst du nachvollziehbar vornehmen und dokumentieren.
2. Vollständigkeit
Mit Vollständigkeit ist gemeint, dass die Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag und die Mengenangaben sowie Belegempfänger:innen und Belegaussteller:innen angegeben werden müssen. Dazu gehört natürlich auch die Aufbewahrungsfrist von sechs bzw. zehn Jahren.
3. Unveränderbarkeit
Unveränderbarkeit meint, dass du deine Dokumente nachträglich nicht ändern kannst oder darfst. Alle Änderungen und Löschungen musst du lückenlos dokumentieren. Daher ist es nicht erlaubt, beispielsweise Rechnungen als Word-Datei zu erstellen ist, weil es gegen die Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit verstößt. Denn die Datei kannst du nachträglich verändern, ohne dass das jemand nachvollziehen kann.
4. Zeitgerechte Erfassung
Die zeitnahe Dokumentierung soll die wahrheitsgemäße Dokumentation sicherstellen und dass du Geschäftsvorfälle nicht anders buchst oder nachträglich veränderst. Zudem musst du sie innerhalb von 10 Tagen mit einer Buchung erfassen.
5. Ordnung
Buchungen musst du für die Übersichtlichkeit systematisch erfassen. Die resultierende Ordnung soll dafür sorgen, dass Dritte sie auch nachvollziehen können. Betriebsprüfer:innen oder Steuerberater:innen sollen sich schließlich in deinem System gut zurechtfinden.
6. Richtigkeit
Die Dokumentation muss außerdem richtig sein. Das bedeutet konkret, dass du lückenlos und wahrheitsgemäß Geschäftsvorfälle dokumentierst.
7. Internes Kontrollsystem
Laut GoBD brauchst du für deinen Betrieb außerdem ein internes Kontrollsystem. Dafür kannst du beispielsweise die Verfahrensdokumentation nutzen. Sie umfasst die Entstehung von Informationen sowie die Erstellung von Dokumenten, ihre Verarbeitung, Speicherung und das Wiederfinden. Außerdem sollen sie maschinell auswertbar sein und vor Verlust und Verfälschung geschützt sein.
Zudem musst du den Prozess der Verfahrensdokumentation selbst dokumentieren, die Zugriffsrechte protokollieren und welche IT-Systeme du einsetzt und welche Sicherheitsvorkehrungen du getroffen hast.
8. Weitere betroffene Systeme
Die GoBD sehen auch vor, dass du nicht nur die Finanzbuchhaltung lückenlos dokumentierst, sondern auch andere Systeme wie die Zeiterfassung, Dokumente, Material– und Warenwirtschaft, das Zahlungsverkehrssystem, das Kassensystem und die Fakturierung sowie Lohnbuchhaltung.
Was ist neu?
Neuerungen in der Grundsatzordnung gab es 2020 und 2024, da sich die Datenlandschaft durch die Digitalisierung schnell verändert. Beispielsweise musst du als Kleinunternehmen grundsätzlich die GoBD befolgen. Allerdings wird bei der Betriebsprüfung nun berücksichtigt, welche Anforderungen für deine Betriebsgröße tatsächlich sinnvoll einzuhalten sind. Diese Neuerungen gibt es:
- Auf ein Fakturierungsprogramm kannst du verzichten, wenn du ein historisiertes Rechnungsdoppel erstellen kannst.
- Das Finanzamt nimmt die Daten sowohl über einen Datenträger als auch über eine Cloud als Datenaustauschplattform.
- Die Archivierung und Datenspeicherung ist jetzt auch möglich mit Cloud-Systemen, wenn sie umfassend zugänglich sind.
- Du musst über eine vom Bundesamt zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen und das digitale Verarbeitungssystem musst du dem Finanzamt melden.
- Papierbelege kannst du für die Belegerfassung jetzt auch mit einem mobilen Endgerät abfotografieren, statt sie einzuscannen.
- Für gescannte Dokumente gilt in der Regel, dass das Original in Papierform vernichtet werden kann und dieses auch nicht mehr verwendet werden darf, da der Scan nun den Beleg darstellt. Die erfassten Daten müssen nun auch maschinenlesbar sein.
- Die Digitalisierung durch Konvertieren musst du ebenfalls dokumentieren.
Für das Scannen von Papierbelegen solltest du vorher eine Organisationsanweisung als Verfahrensdokumentation festlegen. Die Scan-Berechtigung legt fest, wer scannen darf, und das Schriftgut, was gescannt wird. Du legst auch den Zeitpunkt fest und welche Fehler dokumentiert werden sollen. Außerdem muss jemand die Vollständigkeit und die Lesbarkeit im Sinne einer Qualitätskontrolle überprüfen.
Für den Vorgang gibt es meistens eine:n Mitarbeiter:in zum Prüfen von Dokumenten, digitalisierende Mitarbeiter:innen sowie welche für die Archivierung und Vernichtung.
Warum sollte ich die GoBD befolgen?
Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Mängel in deinen Aufzeichnungen fest, wodurch die Prüfung nicht reibungslos abläuft, wird es deine Gewinne und Umsätze schätzen. Das kann Steuernachzahlungen zur Folge haben. Wenn du dich als kleiner Betrieb nicht in allen Punkten an die GoBD hältst, wiegt das nicht schwer, wenn die Dokumentierung trotzdem richtig und lückenlos ist.
GoBD-konforme Funktionen von FrachtPilot
Mit FrachtPilot kannst du alle Mitarbeiter:innenstammdaten, Kund:innenstammdaten und Produktstammdaten voreinstellen. Alle weiteren Prozesse passieren quasi automatisch. Lieferscheine und Rechnungen kannst du automatisch versenden und die Exporte funktionieren mit XML- oder PDF-Dateien. Die Prozesse erfassen die Daten systematisch und du kannst unveränderbare Dokumente erstellen. Somit erfüllst du die Anforderung der GoBD bezüglich der Ordnung, der Nachvollziehbarkeit, der Überprüfbarkeit und Richtigkeit sowie der Vollständigkeit.
1. PDF-Dokumente automatisch versenden
Wenn du Rechnungen erstellst, kannst du diese automatisch fixieren, um sie festzuschreiben. Du kannst sie auch nach der Erstellung automatisch per Mail verschicken. Fixierte Rechnungen musst du für eine Korrektur erst stornieren und dann neu erzeugen. Vorläufige Rechnungen musst du zum Fixieren auch stornieren und neu erstellen. Stornorechnungen darfst du nicht löschen, sondern sendest sie deinen Kund:innen. Damit verhinderst du, dass Daten verloren gehen. Zudem bleiben die Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung übersichtlich und nachvollziehbar. Heruntergeladene Rechnungen oder Lieferscheine erhältst du immer als PDF.
2. DATEV-Export für dein Steuerbüro
Für den Jahresabschluss schickst du in der Regel deinem Steuerbüro die Rechnungen und Zahlungen deiner Kund:innen und ihre Stammdaten. Diese kannst du in FrachtPilot unter Rechnungen exportieren. Die DATEV-Schnittstelle entspricht den Anforderungen der GoBD und die XML-Dateien sind nicht veränderbar, wie es die GoBD vorsehen.
3. Automatischer Kontoabgleich
Das trifft auch auf die CAMT-Dateien im xml-Format zu, die du aus deinem Online-Banking herunterlädst und sie für die Buchhaltung bei FrachtPilot hochlädst. Das System liest dann die Überweisungen ein, um die offenen Posten zu begleichen. Durch die automatische Handhabung kannst du nichts übersehen und Lücken in der Dokumentation können so eigentlich gar nicht erst entstehen.
4. GoBD-konformes Kassensystem
Durch die Schnittstelle für Kassensysteme ist deine Kasse in Echtzeit mit dem FrachtPilot verbunden. So brauchst du Stammdaten gar nicht händisch abzutippen, da das Kassensystem das selbst kann. Dadurch passieren dir keine Fehler und das System verarbeitet immer richtige Daten. Diese zwischenspeichert es auch im Offline-Modus. Die Daten sind daher sicher, richtig und vollständig. Das Kassensystem erfüllt somit alle wichtigen Anforderungen der GoBD.
Fazit
Die GoBD regelt die Erfassung, Dokumentierung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente aller steuerpflichtiger Unternehmen. Sie werden immer wieder an die digitale Lage angepasst. Du solltest dich informieren, was du in deiner Buchhaltung beachten musst. Es ist sinnvoll Software zu nutzen, die GoBD-konform arbeitet und gebaut ist. FrachtPilot verarbeitet Daten den GoBD entsprechend. Schau bei uns vorbei, wenn du FrachtPilot für deine regionale Direktvermarktung testen willst oder um unverbindlich ein Webinar zu buchen.
48149 Münster