Was ist ein Debitorenkonto?
Debitoren (von lat. debere ‚müssen/schulden‘) sind die Schuldner, die gegenüber einem Unternehmen offene Forderungen haben, die auf Debitorenkonten erfasst werden. Jede:r Kund:in hat ein eigenes, separates Debitorenkonto, auf dem die Buchhaltung oder Debitorenbuchhaltung Zahlungen und Forderungen erfassen und beobachten kann.
Das Gegenstück zum Debitor ist der Kreditor, also Gläubiger. Das sind häufig Lieferanten, bei denen man als Geschäftskund:in Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen hat. Erfasst werden diese auf Kreditorenkonten. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich also mit den Schulden eines Betriebs.
Was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenkonten mit einer Debitorennummer erstellt also die Debitorenbuchhaltung und stellt somit das Forderungsmanagement dar. Mithilfe dessen lassen sich Prognosen erstellen, ob Zahlungsziele eingehalten werden. Daran lässt sich die Liquidität ablesen und Rückschlüsse auf die eigenen Finanzen ziehen, da sich Zahlungsverzögerungen auch darauf auswirken.
Die Debitorenbuchhaltung übernimmt die Verwaltung der Debitoren sowie die Erfassung und Verbuchung von Zahlungseingängen und Forderungen. Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, können auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden. Auch dafür ist die Debitorenbuchhaltung zuständig. Dabei bieten sich automatische Benachrichtigungen weniger an als ein kurzer Anruf.
Wozu brauche ich ein Debitorenkonto?
Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, übersichtlich, vollständig und nachprüfbar, Buch zu führen. Dazu gehört auch die Aufzeichnung der Forderungen. Wichtig sind Debitorenkonten aber auch für die Bilanz.
Am Ende des Geschäftsjahres wird die Summe aller Debitorenkonten zu den Forderungen zusammengetragen, die die Liquidität beeinflussen kann. Die Bilanzkennzahl ist das Debitorenziel. Das drückt das Verhältnis aus zwischen den Forderungen und den Umsatzerlösen in Tagen. Für ein Unternehmen ist es besser, wenn es kurz ausfällt. Debitorenverluste werden auch beim Erstellen der Bilanz festgestellt, wenn Forderungen aus Lieferungen und Leistungen offen sind und dadurch eben Verluste entstehen.