Um Unternehmenskonten systematisch zu sortieren, wurden Standardkontenrahmen (SKR) entwickelt. Sie kategorisieren Konten in Klassen, Gruppen, Untergruppen und Einzelkonten. Das heißt, sie vergeben als Kontonummer je vier Ziffern. Die Rahmen sind kostenlos und können so angepasst werden, wie es in deinen Kontenplan passt. SKR 03 und SKR 04 wurde von DATEV entwickelt. Du kannst aber auch andere nutzen.
Was ist ein Kontenrahmen?
Der Kontenrahmen kategorisiert Konten in Kontenklassen und schafft dir eine Systematik in der Buchhaltung. Kontenklassen sind zum Beispiel Wareneingangskonten, Bestandskonten oder betriebliche Aufwendungen. Die 10 Kontenklassen werden von 0 bis 9 beziffert. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Kontenrahmen, die du nutzen kannst. Sie unterscheiden sich in ihren Funktionen und Schnittstellen. Für alle Unternehmen kann aber auch branchenunabhängig SKR 03 oder SKR 04 genutzt werden. Daher sind sie die geläufigsten Rahmen. In der Landwirtschaft wird auch der SKR 14 genutzt.
Die Unterschiede zwischen SKR 03 und SKR 04
Sie unterscheiden sich darin, dass der Standardkontorahmen 03 nach dem Prozessgliederungsprinzip funktioniert, der SKR 04 hingegen nach dem Abschlussgliederungsprinzip.
Mit dem Prozessgliederungsprinzip ist die Ordnung der Konten nach den Betriebsabläufen gemeint. Beispielsweise kommt die Position Wareneingang vor der Position Warenbestand. Die Reihenfolge findet sich dann in dem Konto wieder.
Beim Abschlussgliederungsprinzip erfolgt die Sortierung nach der Gliederung beim Jahresabschluss. Du berechnest anhand der Konten, auf die Überweisungen eingehen, deinen Umsatz, von dem du die Konten mit den Ausgaben abziehst. Das unterschiedliche Gliederungsprinzip hat zur Folge, dass die Kontenklassen eine andere Reihenfolge bekommen.
Wozu sind Kontenrahmen gut?
Die Funktion der Kontenrahmen ist eine übersichtliche Buchhaltung für die Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens. Die GuV wird beim Jahresabschluss gemacht, der gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Finanzämter, Geschäftsführer:innen und Mitarbeiter:innen haben so einen Überblick über die Unternehmensfinanzen. Unternehmen nutzen Kontorahmen auch für den internen Vergleich der Finanzen für unterschiedliche Jahre oder für den Vergleich im jeweiligen Wirtschaftszweig.
Die Standardkontenrahmen wurden von DATEV entwickelt. Die Idee ist die unterschiedliche Bebuchung je nach Branche und Unternehmen. Wenn es branchenspezifisch Besonderheiten gibt, ist es sinnvoll, einen Kontorahmen speziell für den Berufszweig zu nutzen. Es gibt beispielsweise SKR 14 für landwirtschaftliche Betriebe oder SKR 70 für Hotels oder Gaststätten.
Im Kontenrahmen SKR 14 sind Löhne und Gehälter als Personalaufwendungen unter 6000 festgelegt, im SKR 03 unter 4100. Die Downloads der Rahmen sind als tabellarische Auflistung bei DATEV kostenlos erhältlich. Welcher Kontenrahmen genutzt werden soll, ist am besten mit dem Steuerberater oder Steuerberaterin abzustimmen. Der DATEV-Export ist auch wichtig für die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt.
Was ist ein Kontenplan?
Die Bezeichnung „Rahmen“ legt nahe, dass sie als Vorlage dienen können. Du kannst den Kontenrahmen abwandeln, um für dein Unternehmen einen individuellen Kontenplan zu erstellen. Dabei werden Bezeichnungen geändert oder gekürzt. Außerdem musst du nicht alle Konten verwenden, die der Kontenrahmen vorgibt. Du erstellst Unterkonten, die du individuell benennst.
Dein Kontenplan sollte alle notwendigen Konten enthalten und auch alle notwendigen Untergliederungen, die den Plan übersichtlich halten. Aber versuche, nicht zu viele Untergliederungen zu verwenden, die zur Unübersichtlichkeit führen können.
Wenn du nun verschiedene Konten nutzt, legst du die Kontonummern nicht willkürlich fest. Dafür ist genau der Standardkontorahmen da. Damit kannst du vierstellige Kontonummern vergeben. Wie diese genau lauten, gibt der jeweilige Standardkontorahmen vor. Die erste Ziffer steht für die Kontenklasse, die zweite bezeichnet die Kontengruppe, die dritte die Kontenuntergruppe und die vierte ein Einzelkonto.
Die erste Ziffer 0 bezeichnet ein Kapitalkonto. Zum Beispiel steht die zweite Ziffer dann für die Kontengruppe Maschinen, die dritte Ziffer für die Kontenuntergruppe Fahrzeuge und die letzte Ziffer für einen bestimmten Traktor. Die Kontenklasse legt der Kontenrahmen fest. Zwar bezeichnen die restlichen Ziffern die festen Kategorien. Aber definieren kannst du sie selbst, um den Überblick zu behalten.
Muss ich Buch führen?
Als Landwirt:in oder Inhaber:in eines Gewerbes unterliegst du der Buchhaltungspflicht, wenn dein Umsatz im Jahr höher ist als 600 000 Euro. Das gilt auch, wenn deine landwirtschaftlichen Flächen einen Wirtschaftswert von mindestens 25 000 Euro haben, der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb höher als 60 000 Euro ist oder dein Jahresgewinn höher als 60 000 Euro ist. Dann musst du zusätzlich einen Jahresabschluss machen.
Was ist ein Jahresabschluss?
Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind Unternehmen dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss durchzuführen. Als Freiberufler:in oder mit einem Kleingewerbe kannst du die Einnahmen-Überschussrechnung verwenden (EÜR). Um den Gewinn zu erhalten, buchst du alle Einnahmen und Ausgaben auf ein Konto, wobei die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Im Gegensatz dazu gibt es auch die GuV, Gewinn- und Verlustrechnung. Das Handelsgesetzbuch gibt Regeln vor (§§ 242 ff. und § 275 Abs. 1 HGB), was du bei der GuV beachten musst. Es gibt aber keine konkrete Vorschrift, wie sie auszusehen hat. Achte dennoch darauf, dass sie für dich und Dritte übersichtlich ist.
Der Jahresabschluss umfasst die Bilanz, die sich in Vermögen und Kapital aufteilt. Sie gibt einen Gesamtüberblick über die Zahlen des Unternehmens und ist dementsprechend nicht detailliert.
Bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden alle Konten geschlossen und alle Ertragswerte und Aufwandkosten auf ein GuV-Konto gebucht. Die Kosten werden von den Erträgen abgezogen und du erhältst deinen Gewinn. Das GuV-Konto steht in der Bilanz auf der Passivseite.
Nutzt du die Gewinn- und Verlustrechnung, wendest du auch die doppelte Buchführung an, auch Doppik oder doppelte Buchhaltung genannt. Dabei gibt es ein Konto und ein Gegenkonto. Jeder Saldo erhält ein Haben. Beim Jahresabschluss heben sich die beiden Konten in ihrer Summe auf. Das soll sicherstellen, dass alles korrekt dokumentiert wurde.
Buchhaltungssoftware - ja oder nein?
Die gute Buchhaltung erspart dir am Ende des Jahres viel Arbeit. Wenn deine Buchhaltung nicht zu kompliziert ist, kannst du sie selbst übernehmen und einfach eine Buchhaltungssoftware nutzen. Die gibt es zum Beispiel von Lexware. Für größere Unternehmen ist eine Software unerlässlich. Diese erleichtert dir die Kontenabgleichung und die Weitergabe an den Steuerberater. Die Software ersetzt dann natürlich nicht den Steuerberater.
Als Direktvermarkter von Lebensmitteln kannst du auch die Software von FrachtPilot verwenden. Damit kannst du deinen Kontenplan festlegen und die Struktur nutzen, die am besten zu dir passt. Du kannst deine Buchungen dokumentieren und in einem DATEV-Export an deinen Steuerberater weiterleiten. Wenn du keinen Steuerberater hast, musst du trotzdem beim Finanzamt die Umsatzsteuer voranmelden. Auch dafür ist der DATEV-Export sinnvoll. Die Umsatzsteuer führst du vierteljährlich ans Finanzamt ab, obwohl sie eine Jahressteuer ist. Dafür ist die Umsatzsteuervoranmeldung da, mit der der Staat Zahlungsausfälle verhindert.
Fazit
Die Kontenrahmen erleichtern dir die Buchhaltung, indem sie deine Konten kategorisieren. Du erstellst mit ihnen einen individuellen Kontenplan. Branchenunabhängig kannst du SKR 03 und SKR 04 nutzen. In der Landwirtschaft auch SKR 14.
Als Kleingewerbetreiber oder Landwirt musst du Buch führen, sei es nun mit oder ohne Software. Die gute Buchführung erleichtert dir den Jahresabschluss, wenn du ihn durchführen musst.
Software findest du bei Lexware, DATEV oder Sevdesk. Für regionale Direktvermarkter hat auch FrachtPilot die wichtigsten Funktionen für die Buchhaltung.
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