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Rechnung und Lieferschein in der Direktvermarktung - Ultimative Tipps für die 2 häufigsten Dokumente
Sebastian Terlunen
Du hast ein Produkt verkauft. Herzlichen Glückwunsch! Ziel erreicht.
Doch mit der Zustellung der Bestellung bzw. mit dem Empfang der Lieferung ist der gesamte Verkaufsprozess noch längst nicht am Ende. Zumindest nicht für den Verkäufer, denn die ungeliebte Faktura steht noch aus. Zwei Dokumente gehen in der Regel stets mit jeder Bestellung einher und sind zentrale Bestandteile für die Abrechnung:
Bedeutet: Der Lieferschein sollte am besten in elektronischer Form Übermittelt werden. Wie bei FrachtPilot mit der Liefer-App - hier ist der elektronische Lieferschein Programm! Und natürlich sollte auch am besten der Versand der Rechnung in digitaler Form stattfinden. Mit FrachtPilot natürlich auch kein Problem!
Wichtig dabei: Der Lieferschein ersetzt keine Rechnung oder umgekehrt. Beide Dokumente sollten deshalb immer separat verschickt werden. Doch wie müssen beide Dokumente eigentlich aussehen und wozu sind sie überhaupt gut? In diesem Beitrag stellen wir dir beide Dokumenttypen ausführlich vor und geben dir wertvolle Tipps.
Wer kennt sie nicht, die Rechnung. Das Bezahlen auf der einen Seite, bürokratischer Aufwand auf der anderen Seite. Sowohl beim Empfänger als auch beim Ersteller sorgt die Faktura nicht unbedingt für Euphorie. Dennoch ist sie unerlässlich, damit alsbald der tatsächlich gelieferten Ware eine vollständige Bezahlung gegenübersteht. Die Rechnung ist somit quasi das wichtigste Dokument in der Direktvermarktung. Nicht nur für den Kunden. Auch für das versendende Unternehmen. Daher sollten Direktvermarkter auch wissen, was alles dazu gehört.
Das, was auf einer Rechnung zu stehen hat, regelt in Deutschland § 14 im Umsatzsteuergesetz (Abkürzung: UStG). Dort ist sehr genau festgelegt, welche Angaben auf dem Dokument zu finden sein müssen.
Für die meisten Direktvermarkter dürften aber besonders die Vorgaben für zwei gesonderte Arten interessant sein. Denn bei diesen Dokumenten, die ebenfalls als gültige Faktura zählen, kannst du dir einige Angaben sparen. Weniger Bürokratieaufwand also - ein echter Pluspunkt!
Du kannst zum Glück viele Angaben weglassen. Du musst allerdings auf der Faktura auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Wenn du als Kleinunternehmen zählst. Dies ist in Deutschland der Fall, wenn dein Umsatz im aktuellen Kalendarjahr 50.000 Euro nicht übersteigt und der Umsatz des im vorangegangen Kalendarjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat. Den exakten Gesetzesauszug dazu findest du in § 19 UStG.
Da du die Umsatzsteuer nicht angibst, musst du auf der Faktura auch darauf hinweisen, dass du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird der Ware beigelegt. Wie es die Bezeichnung "Begleitschein" schon verrät, begleitet das Dokument die Ware während des gesamten Lieferweges. Beginnend beim Verkäufer, über den Zulieferer bis hin zum Endkunden liegt das Dokument der Ware bei.
In FrachtPilot wird automatisch zu jeder Bestellung ein Lieferschein erzeugt. Egal, ob die Bestellung vom Online-Shop, vom Fax oder vom Telefon (mehr erfahren) stammt.
Ein Lieferschein ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Dazu aber später mehr. Da es eben keine gesetzlichen Vorgaben gibt, sind die Angaben auf diesem Dokument auch folglich nicht in Stein gemeißelt. Welche Angaben du wo angibst, ist grundsätzlich dir überlassen. Wir listen dir deshalb alle Angaben auf, die dem allgemeinen Standard entsprechen.
Wie zuvor schon erwähnt, ist ein Lieferschein, ganz im Gegensatz zu Rechnung, grundsätzlich nicht verpflichtend. Aber Vorsicht! Die Pflicht einen Lieferschein auszustellen entfällt zwar - wenn du ihn aber ausstellst, ergeben sich in bestimmten Fällen gesetzliche Vorgaben.
Hier kommt dann die Aufbewahrungspflicht ins Spiel. Diese wird dann fällig, wenn dein Lieferschein ein Beleg für einen Geschäftsprozess ist. Kurz gesagt: Gilt dein Lieferschein als Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief, greift die Aufbewahrungspflicht.
Beispiel: Wenn auf der Faktura auf ein bestimmtes Lieferdatum verwiesen wird, welches auf dem Lieferschein steht, so gilt der Lieferschein als Beleg. In so einem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Eine andere Frist kommt zustande, wenn der Lieferschein als Geschäftsbrief gilt. Dann sind es 6 Jahre.
In welcher Form du die rechtlich relevanten Dokumente aufbewahrst, in originaler Papierform oder digital, ist nicht vorgeschrieben. Beides ist möglich. Wenn du aber ein Papierchaos vermeiden willst, solltest du über eine digitale Lösung nachdenken.
Du kennst nun die formalen und rechtlichen Anforderungen der Faktura Dokumente. Für viele Direktvermarkter stellt sich oft die Frage, wie sie ihre Dokumente ordnen und verwalten sollen. Eines der größten Probleme ist der immense Aufwand, welcher damit einhergeht. Rechnungen schreiben, Rechnungen prüfen und händisch sortieren. Ein zeit- und nervenraubender Verwaltungsakt. Die einfachere Variante ist hier ganz klar auf eine digitale Lösung zurückzugreifen.
Mit FrachtPilot ist es möglich, die komplette Abrechnung nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu automatisieren. Rechnungen können mit einem Klick automatisch erstellt und abgeglichen werden. Zusätzlich kannst du deine Dokumente nach deinen eigenen Wünschen gestalten.
Um für die Digitalisierung gewappnet zu sein, kannst du auch die super einfach QR-Rechnung nutzen. Bedeutet für dich und deine Kunden: eine bequeme, automatisierte und effiziente Zahlungsabwicklung. Mit FrachtPilot ebenfalls kein Problem!
Du siehst: Bei der Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen sind einige rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Gut, dass es FrachtPilot gibt. Neben passenden Vorlagen, erstellt FrachtPilot für dich die entsprechenden Lieferscheine und Rechnungen. Wenn du willst sogar vollautomatisch. Einfacher, schneller und bequemer geht es nicht.
Nutze doch einfach den 30 Tage Testzeitraum, um FrachtPilot und seine unzähligen Vorteile ganz ohne Risiko kennen zu lernen. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit und Kosten FrachtPilot dir einspart. Garantiert! Und das zu einem unschlagbar günstigen Preis. Monatlich mieten. Monatlich kündigen. Lass dich einfach in einem kurzen persönlichen Webinar beraten, wobei FrachtPilot dir in deiner Direktvermarktung überall helfen kann.