Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch führst du in Form eines digitalen Kassenbuchs als Excel-Tabelle oder mithilfe einer Kassenbuchsoftware. Darin führst du alle Barzahlungen deiner Kasse auf, um sie dem Finanzamt zu übermitteln. Das können Bareinzahlungen von Kund:innen sein, aber auch Bareinzahlungen bei der Bank sowie Privateinzahlungen und -entnahmen.
Es ist insofern Bestandteil der Bilanz, dass die Bargeldeinnahmen und -ausgaben mit in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen. Übermittelt wird es dem Finanzamt am Jahresende, da es als Grundlage der Besteuerung dient.
In den Büchern finden sich die fortlaufende Belegnummer der Einnahmen und Ausgaben mit dem entsprechenden Datum bzw. dem Zeitraum. Zusätzlich zum Betrag müssen der Steuersatz und der Umsatzsteuerbetrag bzw. Vorsteuerbetrag aufgeführt sein und die Bezeichnung der Bargeldbewegung. Außerdem wird der Ist-Kassenbestand eingetragen, der mit dem Soll-Bestand übereinstimmt. Ein Kassenbestand kann nicht negativ sein.
Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen?
Ein Kassenbuch muss GoBD-konform sein. Das bedeutet, du musst lückenlos, also vollständig, alle Bargeldzahlungen dokumentieren, und zwar so, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Die Belege müssen also richtig sein. Außerdem müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden und für Dritte nachprüfbar und nachvollziehbar, also übersichtlich, sein.
Buchungen müssen zeitnah, heißt am Tagesende, erfolgen. Am Ende des Tages wird also ein Kassenbericht erstellt. Die Kassenbuchführung erfolgt fortlaufend, was bedeutet, dass immer der Kassenanfangsbestand ermittelt wird sowie der Kassenendbestand, der am Folgetag den Anfangsbestand darstellt.
Digital oder in Papierform?
Da Kassenbücher den GoBD entsprechen müssen, erfüllen sie in Form von Excel-Tabellen nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit und der Nachprüfbarkeit, weil du die Einträge im Nachhinein ändern könntest. In dem Fall musst du die Kassenbücher zusätzlich täglich ausdrucken. Eine bessere Alternative ist ein digitales Kassenbuch. Wenn du ein Kassenbuch führst, ohne dazu verpflichtet zu sein, kannst du das natürlich auch mit Excel machen.
Es ist nach wie vor erlaubt, Kassenbücher handschriftlich zu führen und mit offenen Ladenkassen zu arbeiten. Dies erschwert allerdings die Betriebsprüfung. An elektronische Registrierkassen gibt es bestimmte Anforderungen wie die technische Sicherheitseinrichtung. Dieses TSE-Modul erstellt automatisch digitale Signaturen für jede einzelne Transaktion, sodass die Belege im Nachgang nicht verändert werden können.
Der Grund für diese Vorschrift ist der häufige Betrug mit Kassen und Kassenbüchern. Fallen dem Finanzamt Unstimmigkeiten auf, drohen zudem Schätzungen und Steuernachzahlungen. Bei digitalen Kassenlösungen solltest du darauf achten, dass die Software GoBD-konform ist.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht zur Führung von Kassenbüchern besteht für alle Unternehmen, die auch zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Das bestimmt das Handelsgesetzbuch für die jeweilige Rechtsform. Ausgenommen davon sind also Freiberufler:innen und Einzelkaufleute, die die Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Diese liegen bei 80 000 Euro und 800 000 Euro pro Jahr. Auch Personengesellschaften wie die GbR und die Partnergesellschaft müssen nur eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen, wenn sie nicht ins Handelsregister eingetragen sind. Erst wenn sie die Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, sind sie verpflichtet, Kassenbücher zu führen.
Eine Grundvoraussetzung ist dabei, dass dein Betrieb mit Barzahlungen zu tun hat. Bist du nicht zu Kassenbüchern verpflichtet, unterliegen die Belege für Bareinnahmen und -entnahmen zumindest der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Auch wenn die Pflicht für deinen Betrieb nicht gilt, ist es ein Kassenbuch sinnvoll, um alle Finanzen im Blick zu behalten.