Mahngebühren: Definition
Mahngebühren kannst du erheben, wenn dir als Gläubiger ein finanzieller Schaden entsteht durch das Überschreiten eines Zahlungsziels des Schuldners. Dieses hast du im Kaufvertrag festgelegt und bezeichnet die Fälligkeit. Verzug bedeutet, dass ein:e Kund:in 30 Tage nach der Fälligkeit immer noch nicht für die Leistung oder Ware bezahlt hat.
Mahnungen kannst du einsetzen, wenn deine Kund:innen das Zahlungsziel nicht einhalten. Hier gibt es allerdings einen Unterschied zwischen B2B-Kund:innen und denen im B2C-Bereich. Wenn du Privatkund:innen in der Rechnung nicht darauf hinweist, dass sie im Fall der Zahlungsverzögerung in Verzug geraten und Gebühren zahlen müssen, kannst du sie erst mit der Zahlungserinnerung in Verzug setzen.
Dreistufiges Mahnverfahren
Der erste Schritt ist dann die Zahlungserinnerung ohne rechtlichen Konsequenzen. Bei B2B-Geschäften ist sie nicht notwendig, da sie bei der Überschreitung automatisch im Verzug sind. Ihnen ist bekannt, dass dafür Gebühren oder Zinsen anfallen können.
Reagiert der oder die Schuldner:in nicht auf die Zahlungserinnerung, folgt die erste Mahnung. Zeitgleich kannst du auch Mahngebühren erheben. Bei Privatkund:innen solltest du aber auf Verhältnismäßigkeit achten. Du berechnest sie nur bei einem tatsächlichen finanziellen Schaden durch die Zahlungsverzögerung – zum Beispiel für den Druck und das Briefporto. Du kannst genau wie bei Geschäftskund:innen auch Verzugszinsen in Rechnung stellen. Bei B2B-Kund:innen kannst du nach §288 Absatz 5 Satz 3 BGB eine Mahnpauschale von 40 Euro erheben. Für private Kund:innen gilt sie nicht.
Der Verzugszinssatz für B2B-Kund:innen liegt bei neun Prozent über dem Basiszinssatz und bei B2C-Kund:innen bei fünf Prozent darüber. Dann teilst du den Jahreszins durch 365 Tage und multiplizierst es mit der Anzahl der Tage des Verzugs.
Erst bei der zweiten Mahnung kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
3 Arten von Gebühren
Du solltest in den Mahnungen stets freundlich sein und ein paar Tage nach dem vereinbarten Zahlungsziel abwarten, bevor du weitere Schritte einleitest, weil sich die Zahlung auch wegen der Bank verzögern kann. Außerdem solltest du nur die tatsächlichen Kosten des entstandenen Schadens berechnen.
Die drei, bereits genannten Arten von Gebühren sind die Mahngebühren und die Mahnpauschale sowie die Verzugszinsen. Du solltest dich für eine Gebühr entscheiden und dabei die Höhe der Rechnung sowie die Beziehung zu den Kund:innen individuell berücksichtigen.