Im Januar 2020 ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. Seitdem dürfen nur noch elektronische Kassensysteme verkauft werden, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden können. Dieses Jahr läuft auch die letzte Übergangsfrist des Gesetzgebers aus. Ab 2023 gilt die TSE Pflicht! Ab dem 31. Dezember 2022 darfst du alte Registrierkassen, die nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, nicht mehr nutzen. Aber warum ist die Umstellung nötig? In diesem Blog-Beitrag beantworten wir dir alle Fragen zu deiner alten Kasse und wie du die Verordnung ganz stressfrei erfüllen kannst.
TSE-Pflicht bei Registrierkassen
Was ändert sich durch die Nachweispflicht?
Die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) zertifizierte technische Sicherungseinrichtung sichert alle Transaktionen der Kasse in einem Speicher und sendet der Kasse einen Code, der auf jeden Beleg gedruckt wird. Jeder mit der TSE erstellte haptische oder digitale Bon und jede Rechnung enthalten nun:
- Kassennummer und Nachweisnummer
- Start- und Endzeitpunkt der Transaktion
- Signaturzähler und Prüfwert
Alle Daten können auch als praktischer QR-Code zum Scannen angezeigt werden und werden als unveränderbares und somit nicht zu manipulierendes Protokoll zum Export an das Finanzamt bereitgestellt.
Welche Kassen sind von der Kassensicherungsverordnung (kurz KassenSichV) betroffen?
Alle Kassen, die bis zum 25. November 2010 oder nach dem 2. Januar 2020 gekauft wurden und nicht mit einer entsprechenden Nachweishardware ausgestattet sind, dürfen bereits seit dem 1. April 2021 nicht mehr genutzt werden. Wer es trotzdem tut, muss mit Bußgeldern rechnen. Die neue und endgültige Frist bis zum 31. Dezember 2022 betrifft alle Kassen die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar gekauft wurden und bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind.
Gibt es Ausnahmen bei der Nachweispflicht?
Wochenmarktstände, Verkaufswagen oder Buden mit offenen Ladenkassen sind von der neuen Gesetzgebung vorerst nicht betroffen. Wenn du also noch eine analoge Kasse hast, kann dich auch niemand zum Wechsel zwingen – zumindest noch nicht.
Eine Belegausgabepflicht besteht dann zwar für dich auch nicht, aber du musst täglich einen detaillierten Kassenbericht führen. Der Kassenbericht muss er es ermöglichen, Tageseinnahmen bei einer Kassennachschau nachzuvollziehen. Das entfällt lediglich, wenn du als Einzelkauffrau oder Kleingewerbetreibender unterhalb der Bilanzierungsgrenze liegst. Weitere Ausnahmen bei der TSE- und Belegausgabepflicht sind pandemiebedingte Härtefälle, die jedoch diesen Status nachweisen müssen und dann eine Fristverlängerung bislang beantragen konnten.
Was passiert nach der Umstellung auf ein neues Kassensystem mit der alten Registrierkasse?
Behalte unbedingt die alte Hard- und Software! Deine Kasse solltest du für den Fall von Prüfungen bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht griffbereit haben – also 10 Jahre lang. Du kannst zwar deine alten Daten in das neue Kassensystem migrieren, aber sicher ist sicher.
Muss ich meine neue Hardware beim Finanzamt melden?
Ja, es besteht eine Mitteilungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen (also: elektronischen Registrierkassen) beim Finanzamt. Jedes digitale Kassensystem muss einer Betriebsstätte eindeutig zuordenbar sein.
Änderungen müssen dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach An- oder Abschaffung gemeldet werden. Hast du mehrere elektronische Kassen, die mit einer TSE verbunden sind, musst du jedes Einzelgerät melden.
Was passiert eigentlich, wenn die Hardware ausfällt?
Wenn die Hardware mal ausfällt, musst du auf jeden Fall notieren, von wann bis wann sie wieso ausfiel. Natürlich musst du die Ursache so schnell wie möglich beheben. Ein gutes digitales Kassensystem erledigt diese Meldung automatisch für dich.
Was ist beim wechselnden Kassenschubladen und TSE zu beachten?
Wenn du Kassenschubladen wechselst, musst du nicht jedes Mal einen Kassenabschluss machen. Nicht die Schublade, sondern das Kassensystem macht ja schließlich die Aufzeichnung. Achte nur darauf, dass eine Kassensturz-Fähigkeit besteht.
Wie stelle ich auf Registrierkassen um?
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