E-Rechnung - was bedeutet elektronisch?
Elektronische Rechnungen sind nicht gleichzusetzen mit digitalen Dokumenten, da sie im xml-Format übermittelt werden und somit maschinenlesbar sind. Der Datensatz ist rein semantisch und strukturiert. PDF-Dokumente sind im Gegensatz dazu digital und bilden den Inhalt nur bildlich ab. Das xml-Format verhindert Medienbrüche und hat den Vorteil, dass es mit fast allen Programmen ausgelesen werden kann – wie mit Excel zum Beispiel.
E-Rechnung gleich XRechnung oder ZUGFeRD?
Was unterscheidet elektronische Rechnungen nun von XRechnung und was ist eigentlich ZUGFeRD? Die E-Rechnung ist ein Überbegriff für die Anforderungen an Dokumente. XRechnung ist also ein mögliches Datenformat, in diesem Fall der deutsche Standard, der bereits für den öffentlichen Sektor gilt. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein weiteres Datenformat mit einem großen Vorteil: Da es sich um ein hybrides Format handelt, ist in den PDF-Dokumenten auch ein xml-Datensatz eingebettet, sodass es sowohl bildhaft den Inhalt abbildet und lesbar ist, als auch maschinenlesbar ist. Beide Datenformate entsprechen der EN 16931.
Ist sie verpflichtend?
Elektronische Rechnungen gibt es für öffentliche Ausschreibungen bereits seit 2020. Ab dem 01.01.2025 wird es für alle B2B-Geschäfte verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 01.01.2028 ist auch die Ausstellung für alle sowohl im B2B– als auch im B2C-Bereich verpflichtend. Bis 2028 müssen Privatkund:innen erst gefragt werden, ob sie elektronische Rechnungen empfangen möchten.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen. Die Übergangsfrist gilt allgemein bis Ende 2026. Wenn die Umsätze eines Unternehmens geringer sind als 800 000 Euro pro Jahr, dürfen Rechnungen auf Papier oder als PDF bis einschließlich 2027 ausgestellt werden. Bei höheren Umsätzen gilt die Pflicht zur Ausstellung also bereits ab dem 01.01.2027. Zudem müssen E-Rechnungen GoBD-konform 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden.
Ausgenommen von der Pflicht sind Betriebe, die von der Umsatzsteuer befreit sind, sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
12 Pflichtangaben
- Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift von Steller:in und Empfänger:in
- Steuernummer
- Steueridentifikationsnummer
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang sowie Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
- Steuersätze oder Steuerbefreiungen
- Rabatte oder Skonti
- Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse
Warum sind elektronische Rechnungen notwendig?
Hintergrund der Regelung ist die fortschreitende Digitalisierung bzw. das Wachstumschancengestz. Dazu gehört natürlich auch, Papier zu sparen. Ab 2028 wird in der EU außerdem ein Meldesystem für Transaktionen eingerichtet, für das die E-Rechnung den Weg ebnen soll. Dieses soll die Echtheit und Vollständigkeit von Daten und Dokumenten sicherstellen.
Die Umstellung ist für Unternehmen zwar relevant, an der Vorgehensweise ändert sich aber nicht so viel. Denn elektronische Rechnungen können auch per Mail verschickt werden. In erster Linie müssen Software-Hersteller die Umstellung im Blick haben und zum Beispiel in ERP-Systemen Exporte und Downloads im xml-Format einrichten.