rachtPilot_Direktvermarktung_Rechung_Lieferschein

Rechnung und Lieferschein in der Direktvermarktung – Ultimative Tipps für die 2 häufigsten Dokumente

Abrechnung in der Direktvermarktung

Du hast ein Produkt verkauft. Herzlichen Glückwunsch! Ziel erreicht. 

Doch mit der Bestellung ist der gesamte Verkaufsprozess noch längst nicht am Ende. Zumindest nicht für den Verkäufer, denn die ungeliebte Abrechnung steht noch aus. Zwei Dokumente gehen in der Regel stets mit jeder Bestellung einher und sind zentrale Bestandteile für die Abrechnung: 

  • Rechnung
  • Lieferschein

Wichtig dabei: Der Lieferschein ersetzt keine Rechnung oder umgekehrt. Beide Dokumente sollten deshalb immer separat verschickt werden. Doch wie muss eine Rechnung oder eine Lieferschein eigentlich aussehen und wozu sind die Dokumente überhaupt gut? In diesem Beitrag stellen wir dir beide Dokumenttypen ausführlich vor und geben dir wertvolle Tipps.

Rechnung

Wer kennt sie nicht, die Rechnung. Das Bezahlen auf der einen Seite, bürokratischer Aufwand auf der anderen Seite. Sowohl beim Empfänger als auch beim Ersteller sorgt die Rechnung nicht unbedingt für Euphorie. Dennoch ist sie unerlässlich. Um weiteren Aufwand zu ersparen, sollten Direktvermarkter wissen, was alles dazu gehört. 

Was gehört drauf?

Das, was auf einer Rechnung zu stehen hat, regelt in Deutschland § 14 im Umsatzsteuergesetz (Abkürzung: UStG). Dort ist sehr genau festgelegt, welche Angaben auf dem Dokument zu finden sein müssen. 

  • Vollständiger Name und die Anschrift des Unternehmers und des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Fortlaufende Nummer – Auch Rechnungsnummer genannt
  • Menge und Art der Lieferung
  • Zeitpunkt der Lieferung
  • Entgelt
  • Steuersatz-/Betrag
  • Rabatte, Skonti, Boni, etc.

Für die meisten Direktvermarkter dürften aber besonders die Vorgaben für zwei gesonderte Rechnungs-Arten interessant sein. Denn bei diesen Dokumenten, die ebenfalls als gültige Rechnung zählen, kannst du dir einige Angaben sparen. Weniger Bürokratieaufwand also – ein echter Pluspunkt!

  • Die Kleinunternehmerrechnung 
  • Die Kleinbetragsrechnung 

Kleinbetragsrechnung

Wann kann ich sie nutzen?

  • Wenn der Rechnungsbetrag (Inklusive der Umsatzsteuer) die Grenze von 250 Euro nicht übersteigt

Was kann ich weglassen?

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Fortlaufende (Rechnung-) Nummer
  • Zeitpunkt der Lieferung
  • Nettobetrag und den Betrag der Umsatzsteuer

Hinweis

Du kannst zum Glück viele Angaben weglassen. Du musst allerdings auf der Rechnung auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.

Kleinunternehmerrechnung

Wann kann ich sie nutzen?

Wenn du als Kleinunternehmen zählst. Dies ist in Deutschland der Fall, wenn dein Umsatz im aktuellen Kalendarjahr 50.000 Euro nicht übersteigt und der Umsatz des im vorangegangen Kalendarjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat. Den exakten Gesetzesauszug dazu findest du in § 19 UStG.

Was kann/muss ich weglassen?

  • In diesem Fall musst du die Umsatzsteuer weglassen

Hinweis

Da du die Umsatzsteuer nicht angibst, musst du auf der Rechnung auch darauf hinweisen, dass du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Lieferschein

Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird der Ware beigelegt. Wie es die Bezeichnung „Begleitschein“ schon verrät, begleitet der Lieferschein die Ware während des gesamten Lieferweges. Beginnend beim Verkäufer, über den Zulieferer bis hin zum Endkunden liegt das Dokument der Ware bei. 

In FrachtPilot wird automatisch zu jeder Bestellung ein Lieferschein erzeugt. Egal, ob die Bestellung vom Online-Shop, vom Fax oder vom Telefon (mehr erfahren) stammt.

Was gehört drauf?

Ein Lieferschein ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Dazu aber später mehr. Da es eben keine gesetzlichen Vorgaben gibt, sind die Angaben auf einem Lieferschein auch folglich nicht in Stein gemeißelt. Welche Angaben du wo auf dem Lieferschein angibst, ist grundsätzlich dir überlassen. Wir listen dir deshalb alle Angaben auf, die dem allgemeinen Standard entsprechen.

  • Empfänger und Absender – Neben der namentlichen Nennung beider Parteien sollte die Lieferadresse ebenfalls angegeben sein. Schließlich kann die Lieferadresse auch von der Rechnungsadresse abweichen.
  • Auftragsnummer – Mit einer Auftragsnummer kannst du dafür sorgen, dass die Lieferung und der Lieferschein direkt der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann. 
  • Datum des Auftrags und der Lieferung – Sollte es mal zu Verzögerungen kommen, lässt sich mit diesen Daten die Lieferung im Zweifel leichter beim Versanddienstleister nachverfolgen.
  • Packliste – Sie enthält Angaben über Artikelbezeichnung, Artikelnummer, die Menge oder das Gewicht. Diese umfassenden Angaben erleichtern die Verbuchung und Kontrolle der Ware erheblich, sollte es zu Rückgaben kommen. Zusätzlich kann der Kunde direkt bei der Warenabnahme prüfen, ob er genau das bekommt, was er bestellt hat.
  • Versandunternehmen – Diese Angabe empfehlen wir, falls es mal dazu kommen sollte, dass eine Lieferung verloren geht.
  • Eigentumshinweis

Rechtliches

Wie zuvor schon erwähnt, ist ein Lieferschein, ganz im Gegensatz zu Rechnung, grundsätzlich nicht verpflichtend. Aber Vorsicht, Lieferschein ist nicht gleich Lieferschein! Die Pflicht, einen Lieferschein auszustellen entfällt zwar – wenn du ihn aber ausstellst, ergeben sich in bestimmten Fällen gesetzliche Vorgaben.

Hier kommt dann die Aufbewahrungspflicht ins Spiel.  Diese wird dann fällig, wenn dein Lieferschein ein Beleg für einen Geschäftsprozess ist. Kurz gesagt: Gilt dein Lieferschein als Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief, greift die Aufbewahrungspflicht.

Doch wann ist dies der Fall? 
Dies kann eintreten, wenn auf dem Lieferschein Angaben zu finden sind, auf die die Rechnung ausdrücklich hinweist. 

Beispiel: Wenn auf der Rechnung auf ein bestimmtes Lieferdatum verwiesen wird, welches auf dem Lieferschein steht, so gilt der Lieferschein als Beleg. In so einem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist des Lieferscheins, ebenso wie bei der Rechnung, 10 Jahre. Eine andere Frist kommt zustande, wenn der Lieferschein als Geschäftsbrief gilt. Dann sind es 6 Jahre.

In welcher Form du die Lieferscheine aufbewahrst, in originaler Papierform oder digital, ist nicht vorgeschrieben. Beides ist möglich. Wenn du aber ein Papierchaos vermeiden willst, solltest du über eine digitale Lösung nachdenken. 

Rechnung und Lieferschein vollständig digitalisieren

Du kennst nun die formalen und rechtlichen Anforderungen einer Rechnung und eines Lieferscheins. Für viele Direktvermarkter stellt sich oft die Frage, wie sie ihre Dokumente ordnen und verwalten sollen. Eines der größten Probleme ist der immense Aufwand, welcher damit einhergeht. Rechnungen schreiben, Rechnungen prüfen und händisch sortieren. Ein zeit- und nervenraubender Verwaltungsakt. Die einfachere Variante ist hier ganz klar auf eine digitale Lösung zurückzugreifen.

Mit FrachtPilot ist es möglich, die komplette Abrechnung nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu automatisieren. Rechnungen können mit einem Klick automatisch erstellt und abgeglichen werden. Zusätzlich kannst du deine Dokumente nach deinen eigenen Wünschen gestalten. 

QR-Rechnung

Um für die Digitalisierung gewappnet zu sein, kannst du auch die super einfach QR-Rechnung nutzen. Bedeutet für dich und deine Kunden: eine bequeme, automatisierte und effiziente Zahlungsabwicklung. Mit FrachtPilot ebenfalls kein Problem!

FrachtPilot Logo eFood Lieferservice Software Landwirtschaft Direktvermarktung Lebensmittel SaaS Cloud Software
Software für Deine Direktvermarktung - Kostenlos starten

Teile diesen Post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on print
Share on email