Kontenabgleich | Kontenabstimmung

Was ist ein Kontenabgleich? Bei der Kontenabstimmung, auch Kontenabgleich genannt, geht es darum, zwei Datensätze zu vergleichen, also zum Beispiel Rechnungen und Verbindlichkeiten, um die Richtigkeit sicherzustellen. Zu jedem Zahlungsein- und ausgang muss es eine Buchung geben, da in der Buchhaltung keine Lücken und Unstimmigkeiten vorliegen dürfen. Wie mache ich die Kontenabstimmung? Durchgeführt werden Kontenabstimmungen in verschiedenen Bereichen. In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird die Abstimmung über Kontokorrentbücher vorgenommen. Erstere betreffen Rechnungen aus Lieferungen von Lieferanten, Letztere umfassen Geschäftsvorfälle mit Kund:innen, also Forderungen und Gutschriften. Erfasst werden sie auf Nebenbüchern. Ohne solche Nebenbücher würden die Beträge unstrukturiert auf Verbindlichkeits- und Forderungssachkonten gebucht werden. Ein Abgleich der Kontokorrentbücher sorgt dementsprechend für mehr Übersichtlichkeit.  Bei kleineren Betrieben liegt eventuell nur ein Geschäftskonto vor, auf das Zahlungen von Kund:innen ein- und an Lieferanten ausgehen. Um zu sehen, welche Forderungen noch offen sind, werden die Daten der Kontoauszüge mit den Daten und Zahlungen deiner Kund:innen verglichen. Dazu verwendest du keine PDFs oder Ausdrucke, sondern elektronische Kontoauszüge in Form von CAMT-Dateien.  Andere Abgleiche können auch die Warenwirtschaft betreffen, wenn Lieferscheine und Warenbestände verglichen werden. Oder man vergleicht, ob die abgeführte Mehrwertsteuer der entspricht, die bei Transaktionen berechnet wurde, um zu prüfen, ob die Steuer richtig abgeführt wurde. Wann führe ich Kontenabstimmungen durch? Spätestens zum Jahresabschluss werden die Abstimmungen vorgenommen, wobei es sinnvoller ist – auch im Sinne der Kund:innen und deines Liquidität – Konten in kürzeren Abständen zu vergleichen, also zum Beispiel am Monatsende. Dabei wird also geprüft, ob es zu den Belegen der Buchhaltung auch entsprechende Bewegungen auf dem Bankkonto gibt. Warum ist das sinnvoll? Das Ergebnis des Abgleichs ist im Idealfall, dass der Saldo auf dem Konto mit dem in den Büchern übereinstimmt. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, müssen sie behoben werden. Wenn Zahlungen fehlen, müssen sie eingezogen werden. Alternativ können Zahlungserinnerungen erstellt werden. Fehler dürften bei automatischen Prozessen durch eine ERP-Software nicht auftreten. Haben sich doch welche aus einer oder mehreren Transaktionen eingeschlichen, müssen Buchungseinträge eventuell korrigiert oder Gutschriften erstellt werden. Anstatt Kontenabstimmungen mit Excel-Tabellen zu machen oder Kontoauszüge per Hand abzutippen, ist es sinnvoller, Software zu nutzen, die den Abgleich automatisch vornimmt, weil so keine Fehler passieren. Dazu werden CAMT-Dateien importiert und exportiert. Diese sind mit fast allen Banken kompatibel. Wenn eine ERP-Software die Buchhaltung und Warenwirtschaft übernimmt, sind separate Listen also gar nicht nötig.

Kontokorrentkonto

Was ist ein Kontokorrent? Kontokorrent leitet sich von italienisch conto ‚Rechnung‘ und corrente ‚laufend‘ ab. Es handelt sich dabei also um ein laufendes Konto der Buchhaltung von Geschäftspartner:innen, um gegenseitige Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwalten. Kontokorrentkonten werden also für diverse Transaktionen benötigt. Ein klassisches Beispiel dafür wäre auch ein Girokonto.  Was ist ein Kontokorrentkonto? Kontokorrentkonten sind also unter Geschäftspartner:innen üblich, um Forderungen und Verbindlichkeiten von Debitor:innen und Kreditor:innen abzuwickeln. Dabei ist vertraglich geregelt, in welchem Zeitraum der Zwischensaldo festgestellt wird sowie andere Rechte und Pflichten der Vertragspartner:innen. Ob er zum Beispiel am Monatsende entweder beglichen wird oder im nächsten Monat verrechnet wird. Sie bieten sich besonders an, wenn Unternehmen regelmäßig von einem Lieferanten beliefert werden. Die Forderungen haben dann einen bestimmten Betrag. Das heißt im Umkehrschluss, dass besondere Ansprüche oder solche, die unerwartet hoch sind, einmalig abgerechnet werden. Alles was vertraglich nicht vereinbart ist, wird also nicht auf das Kontokorrentkonto gebucht.  Was bei einem Kontokorrentkonto nun laufend ist, ist der Saldo, der erkennen lässt, wie das Verhältnis aus Bankgutschriften und Belastungen ist. Bei Geschäftspartner:innen entstehen Forderungen und Verbindlichkeiten, die den Saldo bestimmen. Besonderheiten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Kontokorrentkonten werden in Nebenbüchern geführt und für Kreditor:innen und Debitor:innen werden einzelne Konten beziehungsweise Kontokorrentkonten geführt. eine alternative Bezeichnung ist also auch Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Im Rahmen des Jahresabschlusses werden sie abgeschlossen. Üblich sind sie also vor allem für Unternehmen mit doppelter Buchführung.   Voraussetzung für die Eröffnung eines Kontokorrentkontos ist die Volljährigkeit. Soll auch ein Kontokorrentkredit eingerichtet werden, muss eine Partei allerdings Kauffrau oder Kaufmann sein. Die Kontokorrentzinsen belaufen sich dabei auf 6 bis 12 Prozent. Der Kredit greift, sobald der Saldo kein Guthaben ist, sondern ins Minus rutscht. 

Konsilager | Konsignationslager

Was ist ein Konsilager? Ein Konsignationslager ist ein Teil- und Warenlager, das Lieferanten in der Nähe des abnehmenden Unternehmens, des Konsignators, betreiben, um kurze Transportwege und die Verfügbarkeit der Ware zu gewährleisten. Konsignation ist ein Begriff aus der Warenwirtschaft für eine bestimmte Form der Warenlieferung. Bis zur Entnahme gehören die gelagerten Waren dem Lieferanten, auch Konsignant genannt. Ein Eigentumsvorbehalt würde dafür sorgen, dass die Ware so lange dem Lieferanten gehört, bis sie bezahlt sind. Vor- und Nachteile eines Konsilagers Durch ein Konsilager muss ein Unternehmen die Ware nicht selbst lagern und erleichtert sich damit die Lagerhaltung. Das Lager befindet sich in der Nähe des abnehmenden Kunden, wodurch auch die Logistik vereinfacht wird. Ein Konsilager lohnt sich daher für Unternehmen, die häufig Waren an Kund:innen im Ausland liefern. Der Vorteil ist auch, dass sie die Ware nicht erst im Ausland bestellen müssen, wodurch lange Lieferzeiten vermieden werden können. Außerdem kommt es für Waren und Produkte zum Einsatz, die Kund:innen häufig benötigen.  Zwar sparen sich Konsignatoren die Einrichtung eines Lagers, aber dadurch geben sie auch die Kontrolle über die Bestände ab. Im Konsignationsvertrag sind die Mengen zwar geregelt, ein Risiko bleibt aber trotzdem bestehen. Außerdem nimmt der Konsignant auch ein gewisses Risiko auf sich, weil durch die Lagerbestände eine hohe Kapitalbindung entsteht: Die Waren sind Kapital, das erstmal nicht zu Gewinnen beiträgt. Daher sind die Vertragslaufzeiten unter Umständen lang. Außerdem übernimmt der Konsignant auch die Qualitätssicherung. Je nach Ware kann dies einen höheren Aufwand bedeuten – zum Beispiel bei leicht verderblichen Produkten.  Steuerrechtliche Besonderheiten Die Waren eines Konsilagers unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Erst wenn der Lieferant liefert, muss er die Umsatzsteuer berechnen. Er registriert sich in dem Land, in das er Waren liefern möchte, und erhält eine Umsatzsteueridentfikationsnummer. Die Höhe der Steuern richtet sich nach dem Land, in das geliefert wird. Einige Länder der Europäischen Union haben jedoch Vereinfachungen für die Umsatzsteuer eingeführt. 

Kommissionierung

Kommissionierung Kommissionierung bedeutet das Zusammenstellen von Ware oder Artikeln zu einer Bestellung, die du in einem Auftrag erhalten hast. Die Zusammenstellung erfolgt durch eine:n Kommissionierer:in, auch Picker:in genannt. Auch kleine oder wenige Aufträge musst du kommissionieren. Wie aufwendig du das gestaltest, hängt von der Art und Größe deines Lagers ab. Es gibt mehrere Verfahren zur Auswahl: Das einfachste ist das einstufige Verfahren, wobei du die Ware für eine Bestellung zusammenstellst. Mehrstufig ist die Methode, wenn du Artikel einer Sorte für verschiedene Bestellungen zusammenstellst und sie dann zu einzelnen Aufträgen konsolidierst. Die mehrstufige Methode ist immer parallel und serienorientiert. Die einstufige Kommissionierung kann parallel oder seriell sein: Parallele, auftragsorientierte Kommissionierung: Du unterteilst einen größeren Auftrag in kleinere Teilaufträge, sodass verschiedene Kommissionierzonen entstehen. Bei der Zusammenstellung bearbeitest du sie parallel. Serielle, auftragsorientierte Kommissionierung: Auch dabei kommissionierst du einen einzelnen Auftrag, wobei die Zusammenstellung nacheinander erfolgt und durch die unterschiedlichen Lagerzonen durchgereicht wird. Das Vorgehen kann maschinell oder manuell sein:  Maschinell bedeutet „Ware-zu-Mann“, also dass die Ware zum Beispiel über Fließbänder zu den Picker:innen gelangt. Verfügst du über ein kleines Lager, reicht wahrscheinlich auch die manuelle Methode mit dem Weg Mitarbeiter-zu-Ware aus. Die Verschiedenen Kommissionierungsverfahren sind: Pick-by-Paper Pick-by-Scan Pick-by-Voice Pick-by-Light Pick-by-Vision Pick-by-Point Pick-by-Terminal Die Methode Pick-by-Paper erscheint erstmal am simpelsten, ist aber nachteilig, wenn du zum Beispiel mit einer ERP-Software arbeitest. Hier gibt es auch Lösungen wie die Kommissionierung per App, in der du eine Packliste als PDF herunterladen kannst. Mit FrachtPilot steht dir außerdem quasi die Methode Pick-by-Swipe zur Verfügung.  Während also die Verfahren Pick-by-Scan und Pick-by-Paper basale Varianten sind, musst du für die anderen Verfahren spezielle Geräte mit einer Spracherkennung anschaffen oder dein Lager mit Terminals oder Lichtanzeigen aufrüsten. Wie sinnvoll oder notwendig das ist, hängt von der Größe deines Lagers und deiner Aufträge ab. Sinnvoll auch für kleine Betriebe kann aber eine ERP-Software für die Kommissionierung sein, da sie die Waren- und Lagerwirtschaft verknüpft. So hast du immer den Durchblick über deine Lagerbestände, die im System angepasst werden, sobald du die Ware kommissioniert, also aus dem Regal genommen hast. Praktisch ist sie auch für die Belieferung deiner Kund:innen.

Kontenrahmen

Kontenrahmen Kontenrahmen, oder auch Standardkontenrahmen, kategorisieren Konten zu Kontenklassen, um die Buchhaltung zu systematisieren. Es gibt 10 Kontenklassen, zum Beispiel Wareneingangskonten oder ein Konto für betriebliche Aufwendungen, die du von 0 bis 9 bezifferst. Welche du nutzen kannst, variiert von Branche zu Branche, da sie über unterschiedliche Funktionen und Schnittstellen verfügen. Damit kannst du im Anschluss einen individuellen Kontenplan erstellen. Am häufigsten verwendet: SKR 03 und SKR 04 Für sämtliche Branchen nutzbar sind die Standardkontenrahmen 03 und 04, weswegen sie auch die gängigsten sind. Der Unterschied zwischen SKR 03 und SKR 04 besteht in der Reihenfolge der Positionen und Kontenklassen des Kontorahmens durch die verschiedenen Gliederungsprinzipien.  SKR 03 wird geordnet nach dem Prozessgliederungsprinzip und SKR 04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip. Mit Prozessen sind die Betriebsabläufe gemeint, also dass die Position Wareneingang vor dem Warenbestand kommt. Beim Abschlussgliederungsprinzip geht es darum, die Konten so zu ordnen, dass zuerst die Konten stehen, auf die Überweisungen eingehen, um den Umsatz zu berechnen. Dann folgen die Konten mit Ausgaben, die du vom Umsatz abziehst. Diese unterschiedliche Betrachtung ändert die Reihenfolge der Kontenklassen. Worauf sollte ich achten? Die Rahmen entwickelt hat DATEV vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Bebuchung der Konten je nach Branche. Es gibt also branchenspezifische, wie den SKR 70 für die Gastrobranche, die zu nutzen sich lohnen. Aufgrund der unterschiedlichen Möglichkeiten solltest du dich mit deinem Steuerbüro auf einen einigen.  3 Vorteile: DATEV stellt die Vorlagen als Downloads kostenfrei zur Verfügung  Export von Daten für den Jahresabschluss  Richte ganz individuell einen Kontenplan mit Unterkonten ein

Kontenplan

Was ist ein Kontenplan? In einem Kontenplan stehen alle Unterkonten, die du zur Systematisierung deiner Buchhaltung benötigst. Du einigst dich mit deiner Steuerberatung zuerst auf einen Kontenrahmen, mithilfe dessen du dann einen Kontenplan erstellen kannst. Darin änderst du die Kontonummern und Bezeichnungen so, dass sie übersichtlich und für dich passend sind. Ein Kontenplan ist somit ein kleinerer Kontorahmen zugeschnitten auf dein Unternehmen.  Typische Kontenklassen eines Kontenrahmens sind Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Fremd- und Eigenkapital sowie Erträge aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, also Aufwendungen. Der Kontenrahmen gibt dir dabei vor, wie die Ziffern für ein Unterkonto zu vergeben ist. Die vier Ziffern stehen für die Kontoklasse, die Kontogruppe, die Kontountergruppe und ein spezifisches Einzelkonto. Konkret zum Beispiel ein Kapitalkonto mit der Kontogruppe Maschinen, die Kontountergruppe bezeichnet Fahrzeuge und die letzte Ziffer einen bestimmten Traktor oder die Kontogruppe Büroeinrichtung mit der Untergruppe Elektronik und dem Einzelkonto für einen PC.  Der Vorteil ist der individuelle Zuschnitt auf dein Unternehmen für eine optimale Übersichtlichkeit, die du ja auch für dein Steuerbüro gewährleisten musst.

Kassensystem

Kassensystem – was ist das? Moderne Kassensysteme haben die herkömmlichen Registrierkassen inzwischen fast vollständig ersetzt. Da sie Hard- und Software kombinieren, vereinen sie viel mehr Funktionen als elektronische Registrierkassen. Diese bringen die Grundfunktionen mit: Die Kassenlage für Bargeld, einen Bondrucker und die Kartenzahlung. Sie sind nicht zu verwechseln mit digitalen Kassen, die dir mit vielen Funktionen den Arbeitsalltag erleichtern, aber auch teurer sind als Registrierkassen.    Wichtige Funktionen Kassensysteme zeichnen sich durch die Software aus, wodurch du Waagen verbinden kannst oder ein Wiegesystem integrieren kannst. Neben stationären Kassen gibt es auch mobile Kassen, die du um Komponenten wie Smartphones oder Tablets oder ein Kartenlesegerät erweitern kannst. Notwendiges Zubehör sind der Barcode-Scanner und ein Bondrucker. Für mobiles Abkassieren kannst du auch dein Kassensystem mit einem Smartphone verbinden. Ein Kartenlesegerät für bargeldloses Bezahlen ist heute unerlässlich – auch für die Zufriedenheit deiner Kund:innen. Andere hilfreiche Funktionen sind die Verbindung mit dem Lagerbestand oder der Warenwirtschaft, aber auch die Verwaltung der Mitarbeiter:innen und ihre Verkaufsstatistiken. Vorteile eines Kassensystems Digitale Kassen müssen seit 2020 gemäß der Kassensicherungsverordnung  über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die du dort einfach hinzufügen kannst. Diesem Hardware-Modul übermittelt die Kasse jeden Kassiervorgang, der einen Code erzeugt, um ihn auf den Bon zu drucken.  Ein Kassensystem optimiert deine Prozesse, da es alle Verkaufsdaten digital erfasst, wozu auch steuerliche Daten gehören. So funktioniert die Steuerabrechnung automatisch. Außerdem ist ein Datenaustauschmöglich, sodass du den Überblick über alle deine Kassen behältst, und zwar synchron. Er sorgt auch dafür, dass du dein Kassensystem mit deinem ERP-System verbinden kannst und so auch die Warenbestände erfassen kannst.