E-Rechnung Titelbild

E-Rechnung | XRechnung | ZUGFeRD – alle Infos

Die E-Rechnung ist in der öffentlichen Verwaltung bereits seit 2022 Pflicht. Nun kommt sie 2025 auch für Unternehmen im B2B-Bereich. Wir erklären dir, ob und wie du von der E-Rechnung betroffen bist.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen oder elektronische Rechnungen sind Rechnungsdokumente mit rein semantischen, strukturierten Datensätzen im xml-Format. Im Gegensatz zu PDF-Dokumenten sind sie maschinenlesbar. In der Definition hat das Gesetz bisher nicht zwischen elektronischen und digitalen Formaten unterschieden. PDF-Dateien sind zwar digital, repräsentieren die Rechnung aber nur bildhaft und sind daher nicht elektronisch. Das elektronische Format soll dir die Übermittlung von Rechnungen erleichtern, da keine Medienbrüche auftreten können. Außerdem soll die maschinelle Verarbeitung die Fehler vermeiden und für die Einheitlichkeit der Dokumente sorgen, was für dich als Aussteller:in und Empfänger:in von Vorteil ist.

Um die Einheitlichkeit zu gewährleisten, gibt es zum Beispiel einen deutschen Standard, die XRechnung. So einem Standard müssen Rechnungen im xml-Format entsprechen, um als elektronische Rechnungen gelten zu können. E-Rechnung ist also ein Überbegriff für die Umsetzung über verschiedene Programme. Das Dateiformat hat zudem den Vorteil, dass du es mit allen Programmen auslesen kannst, also zum Beispiel auch mit Excel.

Muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht über elektronische Rechnungen gilt für B2B-Geschäfte mit verschiedenen Übergangsfristen. Auch als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in mit Geschäftskund:innen musst du ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro benötigst du hingegen keine elektronische Rechnung.  Außerdem sind Umsätze von der Pflicht ausgenommen, die umsatzsteuerbefreit sind. Dazu gehört die echte Befreiung von Umsätzen aus Ausfuhrlieferungen. Die unechte Steuerbefreiung schließt die Kleinunternehmer:innenregelung ein sowie Umsätze von Ärzt:innen. Hier entfällt die Umsatzsteuer, aber auch die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzubekommen.

Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt es hingegen Übergangsfristen. Bis Ende 2026 wirst du noch Rechnungen auf Papier oder als PDF ausstellen dürfen. Wenn deine Jahresumsätze 800 000 Euro nicht übersteigen, gilt für dich die Übergangsfrist bis einschließlich 2027. Erst ab dem 01.01.2028 musst du dein Unternehmen im B2B-Bereich sowie im B2C-Bereich komplett auf elektronische Rechnung umstellen. Im B2C-Bereich musst du bis dahin beachten, dass du deinen privaten Kund:innen E-Rechnungen nur mit ihrem Einverständnis ausstellen darfst.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Die Regelung über die E-Rechnung wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetz geplant, das Bundestag und Bundesrat im März 2024 verabschiedet haben. Dieses soll den Wirtschaftsstandort Deutschland und die Unternehmen auch in Zukunft stärken.

Die Einführung der Pflicht für die E-Rechnung hat ihren Ursprung auch im Europarecht, nach dem ab 2028 eine Meldepflicht für Transaktionen bestehen soll. Dafür wird auch in Deutschland ein umfassendes Meldesystem eingerichtet, wofür die E-Rechnung den Weg ebnen soll. Die Digitalisierung im Dokumentenverkehr ermöglicht zudem die Einsparung von Papier und die elektronische Datenübermittlung soll vor allem Fehler reduzieren. Dafür gibt es auch schon die Datenformate XRechnung und ZUGFeRD.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?

ZUGFeRD und XRechnung sind verschiedene Datenformate und mögliche Unterarten von E-Rechnungen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD steht für zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands. Der Standard, den Deutschland für die öffentliche Verwaltung eingeführt hat, ist die XRechnung. ZUGFeRD ist dabei ein hybrides Datenformat, das einen strukturierten xml-Datensatz in ein PDF-Dokument einbettet. Neben dem elektronisch verarbeitbaren Datensatz liegt also auch eine gut lesbare, bildhafte PDF-Datei vor. Um an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu können, müssen Betriebe schon seit 2020 verpflichtend ZUGFeRD als europäischen Standard nutzen.

ZUGFeRD ist also nicht etwa eine bestimmte Software, sondern nur ein Datenformat, also eine bestimmte Umsetzung der europäischen Vorgabe bezüglich elektronischer Rechnungen mit einer Strukturbeschreibung eines Datensatzes. Dieser muss auch den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Zudem musst du E-Rechnungen laut GoBD in elektronischer Form zehn Jahre aufbewahren. 

Was steht in einer E-Rechnung?

Was in einer Rechnung drinstehen muss, regelt das Umsatzsteuerrecht. Das sind das Ausstellungsdatum, der Name und die Anschrift der Rechnungssteller:in und der Rechnungsempfänger:in sowie die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer. Für die Rechnung benötigst du außerdem eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem die Art und Umfang der gelieferten Gegenstände oder Leistungen schreibst du ebenfalls in die Rechnung sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Das Entgelt schlüsselst du nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen auf. Im Voraus festgelegte Minderungen wie Rabatte oder Skonti für das Entgelt schreibst du auch in die Rechnung. Für das Entgelt gibst du auch den Steuerbetrag und die Steuerbefreiung sowie Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag an.

Für eine E-Rechnung benötigst du außerdem die Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse. Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz und ist notwendig, um E-Rechnungen adressieren und weiterleiten zu können. Das betrifft allerdings nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen.

Wer ist zuständig für die Umsetzung?

Der Aufwand liegt weniger bei dir als Unternehmer:in, sondern vielmehr bei den Softwarehersteller:innen. ERP-Softwarehersteller ermöglichen ihren Kund:innen die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Bei der Umsetzung müssen sie darauf achten, den Standard wie ZUGFeRD oder XRechnung einzuhalten. Bis 2025 solltest du bei deinem Softwareanbieter nachfragen, ob du damit E-Rechnungen empfangen und versenden kannst. Dir steht frei, wie du E-Rechnungen übermittelst. Möglich ist das einfach per Mail.

Was bedeutet die Pflicht für B2C- und D2C-Geschäfte?

Ab dem 01.01.2025 musst du als Unternehmen mit Privatkund:innen E-Rechnungen vor allem empfangen und bearbeiten können. Das ist wichtig, wenn dir zum Beispiel deine Lieferant:innen E-Rechnungen senden möchten. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen ab 01.01.2025 im deutschen Inland, ist allerdings nur für B2B-Geschäfte verpflichtend.  Eine Übergangsfrist gibt es bis 2026, in der du auch noch Papierrechnungen und PDFs ausstellen kannst.

Die E-Rechnung soll dir die Verarbeitung erleichtern und Fehler reduzieren, da du nun nichts mehr manuell eingeben oder übertragen musst. Dadurch sparst du Zeit und Kosten. Die Übergangsfrist solltest du also nicht ausreizen, da ein effizientes Rechnungssystem wichtig und hilfreich ist. Die Übergangsfrist gilt des Weiteren bis zum 31.12.2027, wenn dein Jahresumsatz weniger als 800 000 Euro beträgt. Für dich als B2C- oder D2C-Unternehmer:in gilt, dass deine Kund:innen bis 2028 einverstanden sein müssen, um ihnen eine E-Rechnung senden zu können.

E-Rechnung B2C D2C Zusammenfassung Übersicht Vorteile und Übergangsfristen

Fazit

Die E-Rechnung kommt 2025 für B2B-Geschäfte mit einigen Ausnahmen und Übergangsfristen. Da vor allem die ERP-Softwarehersteller:innen die Rechnungssysteme umstellen müssen, ändert sich für dich gar nicht so viel außer einer effizienten Rechnungsverarbeitung. 

Natürlich sind wir bei FrachtPilot auch gerade dabei, die neuen Gesetzgebungen für E-Rechnungen umzusetzen, damit du ohne Probleme in das neue Jahr 2025 starten kannst. Und natürlich informieren wir dich umgehend, sobald du die neue Funktion E-Rechnung in deinem FrachtPilot ausprobieren kannst.  

Willst du mehr über FrachtPilot erfahren? Schau doch bei FrachtPilot, DER ERP-Software für Lebensmittelhändler vorbei, buche ein kostenloses Webinar oder teste unsere Software kostenlos und unverbindlich! Wir freuen uns auf dich :-). 

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DATEV Buchhaltung Software

DATEV – 6 coole Funktionen bei FrachtPilot

Die Buchhaltung wird in Unternehmen heute normalerweise mit Buchhaltungssoftware durchgeführt oder mit ERP-Software mit einer Funktion zur Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen. Für die Datenverarbeitung in der Buchführung hat sich DATEV als  Standard  durchgesetzt. Auch FrachtPilot ermöglicht dir den DATEV-Export. Was DATEV genau ist und wie die Exporte bei FrachtPilot funktionieren, kannst du in diesem Artikel lesen.

Was ist DATEV?

DATEV ist ein Kurzwort für Datenverarbeitungsorganisation. Das Unternehmen ist eine Genossenschaft, die sich 1966 aus 65 Steuerberater:innen gründete. Damals nannte sich das Unternehmen noch Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufs in der Bundesrepublik Deutschland eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftung.

Erforderlich war die Gründung wegen der boomenden Wirtschaft in Deutschland, für die mehr Steuerfachkräfte nötig waren, als es gab. Den Mehraufwand in der Buchhaltung mussten die Steuerbevollmächtigten auslagern oder automatisieren, was anfangs mit Lochkarten funktionierte. Seit der Gründung hat DATEV immer mehr Lösungen für verschiedene Teilbereiche des Rechnungswesens auf den Markt gebracht.

Wer kann Mitglied werden?

Mitglieder können Rechtsanwält:innen sein sowie Steuerberater:innen, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüfer:innen und Steuerberatungskanzleien. Mitglied der Genossenschaft wirst du, indem du die Beitrittsbeteiligung von 765 Euro zahlst – natürlich musst du auch einen entsprechenden Beruf ausüben. Heute hat das Unternehmen mehr als 40 000 Mitglieder. Da die meisten Unternehmen die Buchhaltung mit DATEV-Lösungen erledigen, gilt es in Deutschland als Standardsoftware.

Wozu brauche ich DATEV?

In erster Linie verwenden Steuerberater:innen oder Rechtsanwält:innen DATEV-Lösungen. Als DATEV-Mitglieder sind sie sowohl Leistungsabnehmer:innen als auch Eigentümer:innen. Sie beziehen andere Lösungen als ihre Mandant:innen. Sie können zum Beispiel die DATEV-Cloud nutzen und auch ihren Mandant:innen zur Verfügung stellen. Dort lädst du als Kund:in alle Buchungsbelege deiner eigenen Kund:innen hoch, um sie in Echtzeit zu verarbeiten. 

Um den Austausch zwischen Unternehmen und Steuerbüro zu ermöglichen, bieten Cloudsoftware-Hersteller APIs – Application Programming Interfaces oder Schnittstellen – für DATEV-Lösungen an. Auch FrachtPilot als ERP-Software hat so eine Schnittstelle, damit du für deine:n Steuerberater:in Buchungsdateien im DATEV-Format exportieren oder importieren kannst. Das Steuerbüro erhält also Buchungen, Rechnungen und Zahlungen deiner Kund:innen, um sie sicher zu archivieren. Diese sind nämlich relevant für den Jahresabschluss. 

Wenn du deine Buchhaltung für dein Unternehmen selbst übernehmen möchtest, kannst du Kund:in bei der Datenverarbeitungsorganisation werden und ihre Lösungen beziehen. Das bietet sich eher für kleinere Unternehmen an. Als Unternehmer:in bist du nicht verpflichtet, eine:n Steuerberater:in anzustellen, wenn du die Buchhaltung selbst stemmen kannst. Zu deinen steuerlichen Pflichten gehört jedoch zum Beispiel der Jahresabschluss, der zumindest aus der Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Der Pflicht kannst du mit oder ohne Steuerberater:in nachkommen.

Da die meisten steuerberatenden Berufe DATEV-Lösungen verwenden, haben die Lösungen sich zum deutschen Standard entwickelt. Ein Vorteil von DATEV ist zum Beispiel auch, dass sie Daten GoBD-konform archivieren. GoBD steht für Grundsatz zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das heißt, die Anforderungen an den Datenschutz in der Buchhaltung ist mit DATEV kein Thema.

DATEV mit FrachtPilot

Als standardisiertes Dateiformat zum Austausch der Buchungen mit deinem Steuerbüro verwenden wir DATEV auch bei FrachtPilot. Wir stellen dir 6 besondere Funktionen vor.

1. Exporte aktivieren

Die Nutzung musst du in deinem Kund:innenportal zunächst freischalten. Das machst du unter der Einstellung Steuern, indem du dort die Beraternummer sowie die Mandantennummer einträgst.

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2. Rechnungen gruppieren

Unter Einstellungen > Steuern kannst du außerdem festlegen, auf welcher Ebene Rechnungen gruppiert werden sollen. Zum Beispiel nach Leistungsdatum, Produktnamen oder Positionstyp. Außerdem kannst du Rechnungsbuchungen an das Gesamtbrutto anpassen, wenn Rundungsungenauigkeiten auftreten. Oder den Steuerschlüssel verwenden, sollte das Ertragskonto keinen Buchungsschlüssel haben. 

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3. Rechnungen exportieren

Den DATEV-Export für den Export von Buchungen an deine:n Steuerberater:in findest du in der Rechnungsübersicht unter Aktionen. Wenn du ihn nicht anklicken kannst, bedeutet das, dass du ihn noch nicht aktiviert hast. Anschließend wählst du den Zeitraum aus, für den du Buchungen exportieren möchtest. Der Zeitraum kann von einem Monat bis zu einem Jahr variieren. Für den Export der Dateien wird das Datum der Zahlung verwendet.

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4. ZIP-Datei für dein Steuerbüro

Die ZIP-Datei, die du anschließend herunterlädst, enthält Kundenstammdaten, Rechnungen und Zahlungen. Du kannst auch die ZIP-Datei weiterleiten. So liegen dem Steuerbüro direkt die Buchungen mit den entsprechenden Rechnungen vor.

5. Alle Rechnungen exportieren

Das Programm merkt sich die Exporte, sodass es nur Dateien automatisch exportiert, die du noch nicht exportiert hast. Die Einstellung kannst du manuell ändern. Willst du alle Rechnungen exportieren, klickst du dazu auf bereits exportierte einbeziehen.

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6. Zahlungsvorgänge im xslx-Format übermitteln

Zahlungsvorgänge kannst du auch einzeln exportieren und übermitteln als xslx-Datei, die du mit Excel öffnen kannst. Das machst du in deiner Buchhaltung unter Zahlungen buchen. Dort wählst du Zahlungsvorgänge exportieren aus. Es erscheinen vier Felder, wo du den Zeitraum der Zahlungen angibst, sowie das zugehörige Konto und die Zahlungsmethode. Die xslx-Datei lädst du anschließend herunter. 

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Fazit

DATEV steht für Datenverarbeitungsorganisation und ist das Unternehmen für Lösungen in der Buchhaltung. Es hat sich als Genossenschaft vieler steuerberatenden Berufe als Standard herausgebildet. Daher bietet auch dein FrachtPilot eine entsprechende Schnittstelle an, um dir die Buchhaltung zu erleichtern. In unserer Hilfe findest du alle Informationen darüber. 

Du willst deine Lebensmittelvermarktung bzw. deinen Lieferservice in das digitale Zeitalter katapultieren? Kein Problem! Auf unserer Seite kannst du kostenlos ein persönliches Webinar buchen oder FrachtPilot sofort kostenlos testen. Wir freuen uns auch dich! 🙂 

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Unternehmensformen - welche ist die beste für meine Gründung?

Unternehmensformen – diese 10 wichtigsten solltest du kennen!

Bei der Gründung kannst du zwischen verschiedenen Unternehmensformen wählen. Die Rechtsform deines Unternehmens kann sich auch ändern, wenn dein Unternehmen wächst. Wir geben dir einen Überblick über die wichtigsten Unternehmensformen.

Welche Unternehmensformen gibt es?

Man unterscheidet Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Einzelunternehmen. Welche die für deine Gründung zweckmäßigste ist, richtet sich nach dem Aufwand der Gründung und Verwaltung sowie nach der Besteuerung. Außerdem spielen auch die rechtliche Haftung und die Geschäftsführung eine Rolle. Kapital- und Personengesellschaften werden in verschiedene Formen unterteilt. Es ist ratsam, mit der Zeit zu prüfen, ob die Rechtsform noch zur Unternehmensstruktur passt. Gegebenenfalls musst du sie dann anpassen.

Die Unternehmensform des Einzelunternehmens

Ein Einzelunternehmen kannst du als einzelne Person gründen. Zum Beispiel als Kleingewerbetreibende:r und Freiberufler:in.  Du musst dich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, weil du so nicht zu den echten Kaufleuten zählst. Daher gelten für dich die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Lässt du dich freiwillig eintragen, gelten für dich die gleichen rechtlichen und steuerlichen Bestimmungen wie für Kaufleute. Ein Nachteil an der Gründung eines Einzelunternehmens ist, dass du persönlich mit deinem gesamten Vermögen für das Gewerbe oder das Unternehmen haftest.

Von der Kleinunternehmerregelung kannst du Gebrauch machen, wenn dein Jahresumsatz im letzten Jahr nicht höher als 22 000 Euro war und im folgenden Jahr nicht höher als 600 000 Euro sein wird.

Erfordert der Betrieb eine kaufmännische Geschäftsführung, kannst du als Einzelunternehmer:in auch Kaufmann oder Kauffrau sein. Beispielsweise wenn das Betriebsvermögen im Jahr 100 000 Euro beträgt oder die Umsätze einen bestimmten Betrag überschreiten. Bei Dienstleistungen liegt die Grenze bei 175 000 Euro und in der Produktion bei 300 000 Euro. Wenn du bis zu fünf Beschäftigte hast, spricht das nicht für eine kaufmännische Regelung. Wenn du einen Kredit von bis zu 50 000 Euro in Anspruch genommen hast, reicht auch das Kleingewerbe aus.

Was sind freie Berufe?

Freie Berufe sind gesetzlich genau definiert. Dazu gehören Ärzte, Steuerberater, Anwälte, Journalisten, erzieherische Berufe und künstlerische Berufe, aber auch Selbstständige der Krankengymnastik oder Hebammen zum Beispiel. Da sie nicht immer so leicht vom Gewerbe zu unterscheiden sind, gibt es einen Katalog, in dem diese ‚Katalogberufe‘ aufgeführt sind.

Übrigens sind die Bezeichnungen ‚Freiberufler‘ und ‚Freelancer‘ keine Synonyme. Freiberufler bezieht sich auf die Art der Tätigkeit, während Freelancer als freie Mitarbeiter:innen die Art der Anstellung beschreibt.

Welche Unternehmensformen kann ich als Freiberufler:in wählen?

Wenn du nicht mit deinem privaten Vermögen für den Betrieb haften möchtest, kannst du auch eine Ein-Personen-GmbH gründen. Dann haftest du als juristische Person nicht mit deinem Privatvermögen, sondern mit der Einlage. Das Stammkapital beträgt aber wie bei der GmbH auch      25 000 Euro. Eine Alternative kann daher auch die Unternehmergesellschaft (UG) sein. Dafür brauchst du ein Startkapital von einem Euro.

Gründest du nicht alleine, sondern zusammen mit einem oder mehreren Freiberufler:innen, ist es auch möglich, sich zu einer Partnergesellschaft oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zusammenzuschließen. Andere Möglichkeiten sind der Zusammenschluss zur Partnergesellschaft oder zur offenen Handelsgesellschaft.

Als Freiberufler:in musst du kein Gewerbe anmelden, sondern dich nur beim Finanzamt anmelden. Gründest du eine GmbH, UG, PartG oder Personengesellschaften, musst du das von einem oder einer Notar:in beurkunden lassen. Die Gründung kostet dich daher mehr.

Was gehört zum Gewerbe?

Zum Gewerbe zählen industrielle und handwerkliche Berufe sowie Handelsberufe. Ein Kleingewerbe kannst du anmelden, wenn du nicht als Kaufmann oder -frau giltst. Für ein Gewerbe brauchst du kein Startkapital und die Gründung muss auch nicht notarisch beurkundet werden. Die Anmeldung erfolgt beim Gewerbeamt und dem Finanzamt.

Die Unternehmensformen der Personengesellschaften

Personen- und Kapitalgesellschaften fallen unter das Handelsgesetzbuch. Im Gegensatz zu den Kapitalgesellschaften sind Personengesellschaften keine juristischen Personen. Die üblichen Formen sind GbR, OHG und KG.

1. GbR - Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR, kann auch ein Zusammenschluss aus Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden sein. Er dient einem bestimmten unternehmerischen Ziel, das zu fördern ist. Als Gesellschafter:in haftest du dabei unmittelbar und vollumfänglich auch mit deinem Privatvermögen. Das gilt auch fünf Jahre nachdem du aus der Gesellschaft ausgeschieden bist.

2. OHG - Offene Handelsgesellschaft

Die offene Handelsgesellschaft, OHG, ist für Handelsgewerbe und Firmen vorgesehen. Ein Mindestkapital bei der Gründung brauchst du nicht. Gründen kannst du sie mit mindestens einem zweiten Gesellschafter. Als solche oder solcher haftest du unmittelbar und unbeschränkt mit deinem eigenen Vermögen.

3. KG - Kommanditgesellschaft

Die Kommanditgesellschaft, KG, besteht aus mindestens einem Komplementär, der vollumfänglich haftet, und einem Kommanditisten, der nur mit seiner Einlage haftet. Als Kommanditist:in bist du von der Geschäftsführung ausgeschlossen, hast aber ein Widerspruchsrecht bei ungewöhnlichen Unternehmensentscheidungen. Von den Erträgen erhältst du als Kommanditist:in Verzinsungen deiner Einlage. Als Komplementär:in haftest du mit deinem Vermögen. Häufig wählen Familienunternehmen aus den Unternehmensformen die Kommanditgesellschaft. Ein Stammkapital benötigst du bei der Gründung nicht.

Die Unternehmensformen der Kapitalgesellschaften

Zu den Kapitalgesellschaften gehören die AG, UG, GmbH und die KGaA. Sie sind immer juristische Personen, bei denen das Kapital im Vordergrund steht.

4. GmbH - Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH, ist eine recht beliebte Rechtsform, weil sie haftungsbeschränkt ist. Das heißt, als Gesellschafter:in haftest du nur mit dem Vermögeneinsatz, den du geleistet hast. Das Mindestkapital bei der Gründung beträgt 25 000 Euro, das auch in die Ausstattung angelegt sein kann.

5. UG - Unternehmergesellschaft

Die Unternehmergesellschaft (UG) gibt es seit 2008 und wird auch Mini-GmbH genannt. „Mini“ ist sie deswegen, weil das Mindestkapital einen Euro beträgt. Wenn die Anforderungen sich ändern, kann sie zu einem späteren Zeitpunkt zu einer GmbH umstrukturiert werden.

6. AG - Aktiengesellschaft

Für die Aktiengesellschaft (AG) liegt das Mindestkapital bei der Gründung bei 50 000 Euro. Daher ist sie am Anfang der Selbstständigkeit in der Regel keine geeignete Rechtsform. AGs haben eine Leitung, die sie vertritt, und einen Vorstand, der die Geschäftsvorgänge überwacht. Die Vermögenswerte sind in Aktien angelegt. Die Gesellschaft haftet gegenüber ihren Gläubiger:innen mit dem Gesellschaftsvermögen.

7. PartG - Partnergesellschaft

Zu einer Partnergesellschaft (PartG) kannst du dich mit einem oder mehreren anderen Freiberufler:innen zusammenschließen. Sie ist daher vergleichbar mit der OHG. Du musst die Gesellschaft ins Partnerschaftsregister eintragen lassen und im Namen „Partner“ stehen haben. Für Fehler haftet nur der oder die jeweilige Gesellschafter:in, dafür aber unbeschränkt.

8. SE - Societas Europaea

SE steht für Societas Europaea und bildet das Pendant zur Aktiengesellschaft. Der Unternehmensstandort muss in einem Mitgliedsstaat der europäischen Union sein. Ziel ist die einheitliche Geschäftsführung in allen EU-Staaten. Das Startkapital liegt allerdings bei 120 000 Euro.

Weitere Mischformen

Mischformen enthalten Merkmale von Personen- und Kapitalgesellschaften, um die jeweiligen Vorteile zu kombinieren.

9. GmbH & Co. KG

Die GmbH & Co. KG gehört zu den Personengesellschaften, obwohl sie viele Elemente einer Kapitalgesellschaft in sich vereint. Dabei ist die Komplementärin eine GmbH, also eine juristische Person. Diese ist somit die unbeschränkt haftende Gesellschafterin der KG. Als GmbH ist sie jedoch haftungsbeschränkt. Es entsteht also eine haftungsbeschränkte Personengesellschaft.

Viele Familienunternehmen wählen aus den Unternehmensformen die GmbH und Co. KG, weil sich die Haftung auf die Vermögenseinlage beschränkt. Die Voraussetzung für dich, eine GmbH & Co. KG zu gründen, ist, dass die GmbH bereits existiert. Da sie eine Mischform aus zwei Gesellschaften ist, müssen auch zwei Jahresabschlüsse erstellt werden. Damit hast du einen Mehraufwand in der Verwaltung.

10. KGaA - Kommanditgesellschaft auf Aktien

Eine weitere Mischform ist die KGaA, die Kommanditgesellschaft auf Aktien. Der Gesellschafter ist eine juristische Person und das Startkapital liegt bei 50 000 Euro. Vorteilhaft ist die persönliche Verbindung der Gesellschafter an das Unternehmen. Als Kommanditaktionär:in haftest du unbeschränkt und hältst das Kapital, das durch Aktien ergänzt wird. Aufgrund des hohen Startkapitals bietet es sich für eine Gründung in der Regel nicht an.

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Fazit

Für die Entscheidung für eine der Unternehmensformen gibt es unterschiedliche Gründe. Um die richtige Wahl zu treffen, solltest du dich im Vorhinein von einer oder einem Steuerberater:in und einer oder einem Rechtsanwält:in beraten lassen. Auch bei der Gründung eines (regionalen) Lebensmitteleinzelhandels oder Lieferdienstes hast du die Wahl zwischen verschiedenen Unternehmensformen.

Wenn du für deinen Einzelhandel oder Lieferdienst noch eine die passende ERP-Software suchst, schau einfach bei FrachtPilot vorbei oder teste hier unsere Software kostenlos. Alternativ kannst du einfach ein persönliches und unverbindliches Erstgespräch bei uns buchen.

Wir freuen uns auf dich!

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Wie schreibe ich einen Businessplan?

Wenn du ein Unternehmen als Lebensmitteldirektvermarkter bzw. Lieferservice gründen oder dich selbstständig machen willst, ist die Grundlage dafür der Businessplan. Was du dabei beachten musst und welche Vorteile du davon hast, erfährst du im folgenden Blog. Auf geht’s!

Was ist ein Businessplan?

Wenn du eine Idee für eine Unternhemesgründung hast, ist es sinnvoll, einen Plan zu erstellen, damit die Gründung auch funktionieren kann. Dafür musst du im Vorhinein einige fundamentale Überlegungen anstellen: Was für ein Produkt oder eine Dienstleistung willst du anbieten? Wer würde sie in Anspruch nehmen oder kaufen und für wie viel Geld? Diese Gedanken strukturiert in einem Businessplan aufzuschreiben, hilft dir, Klarheit über deine Gründung zu bekommen. Deswegen schreibst du ihn auch in erster Linie für dich selbst.

Wenn du dir viele Gedanken machst, wie deine Unternehmensidee aussieht, hilft dir das, die Idee auch zu verteidigen bzw. zu argumentieren. Im Gespräch mit deiner Hausbank zum Beispiel. Geschäftspläne sind zwar keine Pflicht für eine Gründung. Jedoch brauchst du sie für die Bank und Investor:innen. Der Businessplan sollte daher verschriftlicht sein. Und noch ein ausschlaggebender Grund für einen (durchdachten) Businessplan: Statistiken zeigen, dass Gründungen mit Businessplan erfolgreicher sind. Das Risiko zu scheitern ist bei einem verschriftlichen Gründungsplan um 30 Prozent (!) geringer.

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Vorteil #1 Klarheit für deine Gründung

Indem du deine Gründung im Detail aufschreibst, bekommst du selbst eine viel bessere Vorstellung, wie dein Business aufgestellt sein wird und was deine Ziele sind. Deswegen sind Gründungen mit Businessplan erfolgreicher las ohne.

Welche Punkte muss der Businessplan enthalten?

Der Businessplan besteht aus dem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis, dem Textteil und dem Anhang. Den Hauptteil des Geschäftsplans nimmt der Textteil ein und ist damit am längsten. Je nach Branche variiert die Länge zwischen 10 und 20 Seiten. Für die Gliederung gibt es frei verfügbare Vorlagen, an denen du dich orientieren kannst. Das Wichtigste: Die Gliederung sollte schlüssig sein, damit eine klare Gedankenführung entsteht. Sie könnte so aussehen:

  1. Executive Summary
  2. Gründer
  3. Zielgruppe
  4. Geschäftsidee
  5. Marktanalyse
  6. Wettbewerbsanalyse
  7. Ziele und Strategie
  8. Marketingstrategie
  9. Unternehmen und Rechtsform
  10. Finanzplan

1. Executive Summary

Zu Beginn des Businessplans steht die Executive Summary. Dort fasst du deine Vision und deine Mission zusammen sowie die einzelnen Kapitel des Businessplans. In der Regel schreibst du sie zuletzt – oder überarbeitest sie hinterher. Denn erst wenn der Plan als Ganzes steht, hast du den vollständigen Überblick, den du in der Executive Summary zusammenfasst.

Da sie den Start in deinen Businessplan darstellt, solltest du sie möglichst interessant formulieren. Denn wenn beispielsweise die Investor:innen keine Lust haben, nach der Einführung weiterzulesen, kannst du sie vielleicht gar nicht von deiner Idee überzeugen. Deine Idee muss außerdem mit Individualität überzeugen, weshalb du den Plan nicht professionell schreiben lassen solltest.

Vorteil #2 Individualität

Mit Individualität kannst du hervorragend überzeugen, wenn du deinen Businessplan selbst schreibst. Du überzeugst die Personen, die deine Gründung fördern können, unter Umständen nicht von deiner Idee, wenn sie merken, dass du den Plan nicht selbst verfasst hast.

2. Über die Gründer:innen

Du beschreibst anschließend das Gründungsteam oder was du als Gründer:in für Erfahrungen und Qualifikationen mitbringst. Und auch, was die Motivation der Gründung ist. Dieses Kapitel ist noch wichtiger als die Schilderung der Geschäftsidee, weil du deine Hausbank oder auch die Investor:innen von dir als Gründer:in oder Geschäftsperson überzeugen musst. Außerdem kannst du dir selbst Klarheit über deine Fähigkeiten und Fertigkeiten verschaffen.

Vorteil #3 Selbstreflexion

Machst du dir vor und während dem Schreiben bewusst, welche Fähigkeiten du über deine Qualifikationen hinaus hast, lernst du noch mehr über dich selbst und wie du dein Können in deinem Business einbringen kannst.

3. Die Zielgruppe

Bei der Zielgruppenanalyse geht es um die Frage, wer dein Produkt kauft. Welcher Preis ist für die Kundengruppe realistisch, was ist ihre Kaufmotivation? Welche Marketingstrategie musst du nutzen, um sie zu erreichen und wie sprichst du sie an, also welche Hobbys und Interessen haben sie noch? Wichtig ist auch, zwischen Geschäftskund:innen und Privatkund:innen zu unterscheiden und diese auch zu bestimmen. Die Zielgruppe hängt eng zusammen mit deiner Geschäftsidee, da du dir ja überlegen musst, welchen Nutzen deine Kund:innen von deinem Produkt haben.

4. Die Geschäftsidee

Neben der Zielgruppe hat die Geschäftsidee Überschneidungen mit der Analyse von Markt, Wettbewerb, der Positionierung und der Herausstellung des Alleinstellungsmerkmals. Es geht darum, was du anbietest und welchen Nutzen deine Kund:innen davon haben. Welche Stärken und Schwächen hat dein Produkt und welche Chancen und Risiken birgt der Markt? Du beschreibst zudem, wie der Markt aussieht und was dein Produkt von anderen abhebt.

Willst du beispielsweise einen Lieferdienst gründen, musst du dir überlegen, was dich von anderen Lieferdiensten abhebt. Denn inzwischen gibt es ja sehr viele. Welche Produkte willst du ausliefern? Was macht deinen Lieferdienst besonders – schnelle Lieferungen, dein Liefergebiet oder ein günstiger Preis? Für den Betrieb des Lieferdienstes gibt es bereits die passende ERP-Software wie FrachtPilot. Du musst jedoch recherchieren, wie groß deine Chancen auf dem Markt sind und am Anfang viel Energie ins Marketing stecken.

5. Die Marktanalyse

Bei der Marktanalyse geht es um die Größe des Marktes und wie er sich bisher entwickelt hat und wie die Entwicklung in Zukunft wahrscheinlich sein wird. Es ist wichtig, deine Chancen realistisch einzuschätzen. Zu optimistische Einschätzungen können die Gründung gefährden, zu pessimistische können die Gründung verhindern.

6. Die Wettbewerbsanalyse

Analysiere auch den Wettbewerb. Welche Ersatzprodukte gibt es? Wer ist die Konkurrenz und wie ist sie aufgestellt? Welche Lieferanten gibt es und wie stehen deine Verhandlungschancen mit diesen?

Wichtig ist, dass du die Wettbewerbssituation realistisch einschätzt. Die realistische Einschätzung überzeugt zum Beispiel auch deine Bank von dir als Geschäftsfrau oder -mann. Du solltest dich auch auf dem Markt positionieren und dein Alleinstellungsmerkmal. Dabei solltest du dir überlegen, ob du einen besonders niedrigen Preis anbieten möchtest oder besonders hohe Qualität, um dich von der Konkurrenz abzuheben. Oder ob du ein Nischenprodukt anbietest.

Die Markt- und Wettbewerbsanalyse kann sehr detailliert sein. Wichtig ist die realistische Einschätzung. Je mehr Gedanken du dir über dein Produkt machst, desto klarer kannst du es anderen vorstellen oder an deine Kund:innen kommunizieren und vermarkten.

Bei der Beschreibung von Markt und Wettbewerb kannst du auch deine Ziele formulieren. Sie können kurzfristig sein wie die Eröffnung eines Onlineshops. Langfristige Ziele könnten zum Beispiel ein bestimmter Jahresumsatz in einem bestimmten Zeitraum sein.

Vorteil #4 Kenne deine Konkurrenz

Die Analyse des Marktes und des Wettbewerbs schreibst du ausführlich in deinen Businessplan, sodass du hinterher ein genaues Bild vom Markt hast sowie von deiner Konkurrenz. Du weißt nun, wie du mit deinem Produkt auf dem Markt ankommen kannst und was deine Ziele dabei sind. Deine Chancen kannst du daher gut einschätzen und sie anderen kommunizieren.

7. Strategie

Für die Ziele benötigst du eine Strategie. Dazu gehört die Positionierung und das Alleinstellungsmerkmal oder der Unique Selling Point, den du bei der Marktanalyse herausstellst. Dabei hilft dir zum Beispiel auch die SWOT-Analyse, die Stärken (strengths), Schwächen (weaknesses), Chancen (Opportunities) und Hindernisse (Threats) beinhaltet.

Du machst dir also Gedanken über die internen Faktoren, also welche Stärken und Schwächen dein Produkt mitbringt, und über externe Faktoren. Dazu gehören Chancen und Bedrohungen, die der Markt mit sich bringt. Die Positionierung ist auch wiederum eng verknüpft mit der Analyse des Marktes und des Wettbewerbs. Du positionierst dich auf dem Markt, indem du dir ansiehst, was es dort bereits gibt und was du Neues, Besonderes anbieten willst.

Vorteil #5 Du hebst dich erfolgreich ab

Wenn du dich auf dem Markt positioniert hast, kennst du auch deinen Unique Selling Point. Du kennst nun dein Produkt und deine Geschäftsidee in und auswendig und weißt genau, wie du dich von deiner Konkurrenz abhebst. Das immer wieder zu hinterfragen, hilft dir, erfolgreich zu bleiben.

8. Marketingstrategie

Die Marketingstrategie stimmst du auf deine Zielgruppe ab. Welche Plattformen du nutzt, hängt von der Zielgruppe ab, die du nicht überall gleich gut erreichst. Im Vorfeld überlegst du dir außerdem, wie teuer die Vertriebswege sind und wie teuer dein Produkt an sich sein muss oder kann. Die Kommunikation muss ebenso auf die Kund:innen abgestimmt sein. Wenn du im Vorfeld bereits eine Strategie entwickelt hast, trägt das dazu bei, Banken und Investor:innen von deiner Gründungsidee zu überzeugen.

9. Unternehmen und Rechtsform

Außerdem solltest du dir überlegen, welche Rechtsform du für dein Unternehmen wählen willst. Es kann sinnvoll sein, Formen zu wählen, die wenig Startkapital erfordern

Indem du deine Wahl der Rechtsform begründest, zeigst du auch deine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse. Wenn du dich als wissend präsentierst, kannst du die Bank von dir als Gründer:in überzeugen. Weitere Informationen, die du über dein Unternehmen geben solltest, sind der Standort, die Schutzrechte, also welche Patente oder Markenschutz du vornehmen musst, und der Firmenname. Wenn es sich um eine Teamgründung handelt, musst du die Beteiligungsverhältnisse beschreiben. Du solltest auch aufschreiben, ob du Mitarbeiter:innen einstellen willst und wie du diese findest. Du solltest ein Organigramm anfertigen und wie es zum Beispiel in drei Jahren aussieht.

Wenn du deine Vision deines Unternehmens aufschreibst, kannst du den Businessplan auch zum Vergleich mit dem Ist-Zustand heranziehen. Außerdem hast du die Vision dann klar vor Augen

10. Der Finanzplan

Das wichtigste ist der Finanzplan. Je besser er ist, desto erfolgreicher ist die Gründung. Die Finanzen solltest du im Vorfeld gut recherchieren und belegen. Für deinen Businessplan musst du wissen, welche Kosten anfangs durch Kredite gedeckt werden müssen.

Gründungskosten entstehen zum Beispiel durch das Startkapital, je nachdem, welche Rechtsform du wählst. Außerdem kommen Anmeldegebühren auf dich zu sowie Gebühren für Lizenzen. Unter Investitionskosten fallen zum Beispiel Warenlager, Immobilien oder Maschinen. Löhne, Gehälter und Verluste in der Gründungsphase musst du als laufende Kosten berechnen. Diese Kosten ergeben deinen Kapitalbedarf. Rechne am besten mit einem Sicherheitszuschlag von 25 Prozent. Die Finanzen kannst du auch mit Graphiken veranschaulichen. Es kann hilfreich sein, dafür ein außerdem ein Finanz-Tool zu verwenden.

Es ist wichtig, die Finanzen realistisch einzuschätzen. Wenn die Umsätze zu optimistisch eingeschätzt werden, kann die Gründung scheitern oder wird erst gar nicht finanziert. Banken und Investor:innen, die deinen Businessplan lesen, achten besonders auf den Finanzplan. Die Überlegung, die bei der Bank im Vordergrund steht, ist, wie die Chancen oder Prognosen sind, dass deine Gründung rentabel ist und ob sie sich lohnt.

Vorteil #6 Sichere Finanzierung

Der Finanzplan ist der wichtigste Teil des Businessplans, der besonders interessant für deine Bank ist, wenn du finanzielle Förderung benötigst. Es lohnt sich, die Finanzen gut zu recherchieren und die Rentabilität realistisch einzuschätzen, um die Bank zu überzeugen. Damit stellst du auch sicher, dass die Förderung ausreicht.

Die Form - worauf muss ich noch achten?

Der Plan sollte insgesamt schlüssig und realistisch sein. Schreibe ihn selbst und lasse ihn hinterher korrekturlesen. Wichtig ist, dass er formal einen guten Eindruck macht. Vermeide also Rechtschreibfehler und wähle eine einheitliche Form. Das betrifft die Seitennummerierung, die Zeilenabstände und Seitenränder. Schließlich soll er zum Lesen einladen.

Daher solltest du nicht zu viel schreiben. Es ist überzeugender, wenn du deine Gedanken präzise auf den Punkt bringst. Das macht ihn auch leichter zu lesen. Schreibe den Businessplan so interessant wie möglich. Auch das kann deine Leser:innen von deiner Geschäftsidee überzeugen. Deine Gliederung sollte schlüssig sein. Du kannst dich dafür an Vorlagen orientieren. Allerdings solltest du nicht irgendwelche Vorlagen oder Textbausteine übernehmen, da dein Plan individuell sein sollte.

Fazit

Den Businessplan schreibst du vor allem für dich selbst. Deine Leser:innen sind vor allem Banker:innen und Investor:innen. Ihnen solltest du einen guten Überblick über alle Aspekte der Gründung geben. Sowohl Inhalt als auch Form müssen überzeugend sein. Detailliert schreiben kannst du die Marktanalyse, Wettbewerbsanalyse und die Zielgruppenanalyse sowie den Finanzplan. Der Plan soll gut lesbar sein und daher auch nicht zu umfangreich werden. Der Businessplan sollte individuell und interessant geschrieben sein. Hilfreich ist der Schreibprozess bei der Entwicklung deiner Idee und daher auch sinnvoll bei einer Gründung wie eines Lieferdienstes.

Absolut hilfreich für den operativen Betrieb deiner Unternehmensgründung aus dem Bereich Lebensmittelvermarktung, regionale Direktvermarktung oder Lieferdienst ist FrachtPilot. Denn FrachtPilot unterstützt dich als führende Branchen-ERP-Software mit allen Softwarefunktionen, die du für einen effizienten Betrieb und reibungslosen Ablauf brauchst. 

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Die TOP 8 Bilanzkennzahlen für Lebensmittelhändler

Inhalt

Ok, sind wir ehrlich:  Das Thema Bilanzen ist für die meisten Landwirte, Lebensmittelhändler und Lieferdienste alles andere als sexy. Aber wie schon meine Oma sagte: Das Geld verdient man im Büro. Nur wer seine Zahlen kennt, wird langfristig Erfolge feiern. Also auf geht’s – rein in das Thema Bilanzen und welche Kennzahlen für deinen langfristigen Erfolg wichtig sind. 

Eine Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses. Sie stellt Aktiva und Passiva gegenüber und gibt einen guten Überblick über die Finanzen. Je nach Größe und Rechtsform des Unternehmens fordert das Finanzamt zur Bilanzierung auf. Nicht jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet. Mehr zur Bilanz, wer die Bilanzierung durchführen muss und welche Bilanzkennzahlen es gibt, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine Bilanz?

Die Bilanz ist neben der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Lagebericht Teil des Jahresabschlusses. Am Ende des Geschäftsjahres erstellst du dafür die Jahresbilanz. Diese ist dann die Eröffnungsbilanz für das darauffolgende Jahr, sodass du nur eine pro Jahr erstellen musst.

Für die Bilanzierung erfasst du am Stichtag das Inventar. Dazu machst du Inventur, um alle Vermögenswerte und Schulden zu zählen oder zu wiegen und zusammenzurechnen. Der Stichtag ist oft der 31. Dezember, er kann aber auch abweichen, wenn der Eröffnungstag auf ein anderes Datum fällt.

Welche Bilanzposten gibt es?

Die Bilanz besteht aus der Aktivseite und der Passivseite. Die Aktiva und Passiva gleichen sich immer aus. Auf der Aktivseite steht die Vermögensstruktur, auf der Passivseite die Kapitalstruktur. Sie werden weiter unterteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen sowie Eigenkapital und Fremdkapital. Das Anlagevermögen entspricht dem Eigenkapital, das Umlaufvermögen dem Fremdkapital. Eigenkapital und Fremdkapital ergeben zusammen das Gesamtkapital. 

Fremdkapital bezeichnet das Kapital deines Unternehmens, das von außen eingebracht wird durch Kredite zum Beispiel. Kredite und Darlehen gehören zum langfristigen Fremdkapital und sind Schulden, die du länger als fünf Jahre gegenüber dritten Personen hast. Kurzfristiges Fremdkapital hingegen sind Verbindlichkeiten, die maximal ein Jahr lang ausstehen. Das Eigenkapital ist das Kapital, das du einbringst oder erwirtschaftet hast. Es ist grundsätzlich ein Saldoposten, weil es als Investition dem Aufbau des Unternehmens dient. Erst wenn du einen Jahresüberschuss erwirtschaftest, wird es mehr und zu einem Haben-Posten.

Das Anlagevermögen lässt sich in drei Unterkategorien einteilen. Das sind Vermögen aus Sachanlagen, immaterielle Wirtschaftsgüter und Vermögen aus Finanzanlagen.

Sachanlagen umfassen alle materiellen Gegenstände, die dir helfen, dein Betriebsziel zu erfüllen. Also Immobilien, Möbel, Computer und Maschinen und so weiter.

Finanzanlagen hingegen sind Aktien oder Wertpapiere, die du als Beteiligungen an anderen Konzernen kaufst. Den Gewinn, den du daraus schöpfst, setzt du dann für dein Unternehmen ein.

Mit immateriellen Wirtschaftsgütern sind Patente oder Schutzrechte gemeint. Firmenwerte kannst du auch als immaterielle Wirtschaftsgüter ausweisen, wenn du sie entgeltlich gekauft hast.

Umlaufvermögen bezeichnet hingegen das Vermögen, das nicht langfristig als Vermögen zur Verfügung steht, sondern nur kurze Zeit. Dies betrifft zum Beispiel Vorräte oder Forderungen sowie Roh- und Hilfsstoffe. Aber auch liquide Mittel gehören dazu, also positives Bankguthaben und Kassenbestände. Das Umlaufvermögen ist nicht an Anlagen gebunden. 

Wenn du Anlagevermögen in der Bilanz ausweisen willst, musst du berücksichtigen, dass es abnutzbare Anlagen gibt. Bei diesen musst du eine Abschreibung vornehmen, weil es bei ihnen zu einem Werteverzehr kommt. Du orientierst dich dabei an der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer eines Geräts oder Gegenstands. Zu diesen abnutzbaren Anlagen gehören Häuser und Maschinen.

Sachanlagen, die nicht abnutzbar sind, weist du einfach zum Einkaufspreis aus. Zum Gewinn trägt die Sachanlage erst bei, wenn du eine Abschreibung vorgenommen hast. 

Wer unterliegt der Bilanzierungspflicht?

Die Bilanz stellst du in der Regel auf, wenn du dazu verpflichtet bist. Die Bilanzierungspflicht schreibt gesetzlich eine doppelte Buchführung vor sowie die Erstellung des Jahresabschlusses.

Bilanzierungspflichtige Unternehmen sind zum Beispiel Personengesellschaften. Dazu zählen offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG). Sie müssen die Bilanz jedoch nicht veröffentlichen. Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder Unternehmergesellschaften (UG) sind auch zur Bilanz verpflichtet und müssen sie zusätzlich im Bundesanzeiger des Bundesministeriums für Justiz veröffentlichen. Dies soll der Sicherheit der Gläubiger:innen dienen. Eine GmbH ist laut Handelsgesetzbuch auch dazu verpflichtet, ihr Eigenkapital zu veröffentlichen.

Ebenfalls unter die Bilanzierungspflicht fallen Kaufleute. Allerdings ist hier die Bedingung, dass der Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt und die Gewinne nicht höher sind als 60.000 Euro. Unternehmen und Vereine können sich an der Bilanz orientieren. Von der Pflicht zur Bilanz ausgenommen sind Kleinunternehmer:innen, Freiberufler:innen und Unternehmer:innen mit Kleingewerbe, weil sie die Jahresumsatz- und Gewinngrenze nicht überschreiten.

Bist du von der Pflicht befreit, musst du lediglich eine einfache Buchführung betreiben und es reicht, eine EÜR, Einnahmeüberschussrechnung, durchzuführen. Es ist natürlich erlaubt, trotzdem die Bilanz durchzuführen.

Welche Bilanzkennzahlen gibt es?

Die Bilanz kann anschließend analysiert werden, woraus sich verschiedene Bilanzkennzahlen ergeben. Es gibt vertikale und horizontale Bilanzkennzahlen. Vertikal sind die Bilanzkennzahlen, die jeweils in der Kapitalstruktur und der Vermögensstruktur miteinander ins Verhältnis gesetzt werden.

Die vertikalen Bilanzkennzahlen sind die Eigenkapitalquote und die Fremdkapitalquote sowie der statistische Verschuldungsgrad, die du aus Eigenkapital und Fremdkapital berechnen kannst. Außerdem die Anlageintensität und die Umlaufintensität, die du aus dem Anlage- und dem Umlaufvermögen berechnest.

Die horizontalen Bilanzkennzahlen sind die Liquiditätsgrade, der Deckungsgrad und das Working Capital.

1. Umlaufintensität

Die Umlaufintensität gibt an, wie fest das Umlaufvermögen im Unternehmen gebunden ist. Sie ergibt sich aus der Teilung des Umlaufvermögens durch das Gesamtvermögen. Mit einer hohen Umlaufintensität kann ein Unternehmen gut und schnell auf den Markt reagieren und seine liquiden Mittel flexibel einsetzen. Sie kann erhöht werden durch einen effizienten Umgang mit Betriebsstoffen oder Rohstoffen. 

2. Anlageintensität

Die Anlageintensität beschreibt das Verhältnis von Anlagevermögen und Gesamtvermögen. Wenn du das Anlagevermögen durch das Gesamtverhältnis teilst, sollte das Ergebnis der Intensität möglichst gering ausfallen, da in dem Fall dein Vermögen sich nicht aus deinen Anlagen speist.

3. Eigenkapitalquote

Die Eigenkapitalquote sollte möglichst hoch sein, da sie anzeigt, dass du wenig Fremdkapital hast. Sie stellt das Verhältnis des Eigenkapitals zum Unternehmenskapital dar. Berechnet werden sie, indem du das Eigenkapital durch das Gesamtkapital teilst.

4. Fremdkapitalquote

Es ist gut, wenn die Fremdkapitalquote möglichst niedrig ist. Investor:innen zeigt dies deine Bonität und Liquidität an. Du berechnest sie, indem du das Fremdkapital durch das Gesamtkapital teilst.

5. Statistischer Verschuldungsgrad

Den statistischen Verschuldungsgrad berechnest du, indem du das Fremdkapital durch das Eigenkapital teilst. Er stellt das Verhältnis von Fremd- und Eigenkapital dar und sollte für ein gutes Ergebnis gering ausfallen, weil das Eigenkapital dann höher ist als das Fremdkapital.

6. Deckungsgrad

Die horizontalen Kennzahlen ergeben sich aus dem Verhältnis der Aktiv- und Passivposten untereinander. Der Deckungsgrad I beschreibt, inwiefern das Anlagevermögen das Eigenkapital deckt. Ideal ist 100%. Der Deckungsgrad II bezieht zusätzlich zum Eigenkapital auch das langfristige Fremdkapital ein. Wenn der Deckungsgrad hoch ist, bedeutet das, dass auch die Schulden, die du länger als 5 Jahre hast, durch das Anlagevermögen gedeckt sind.

7. Liquiditätsgrade

Die Liquiditätsgrade beziehen sich darauf, wie liquide ein Unternehmen ist. Liquide Mittel sind zum Beispiel Bankguthaben, das aktuelle Verbindlichkeiten ausreichend deckt. Die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens bestimmst du mit dem ersten Liquiditätsgrad. Er bezeichnet die Relation von flüssigen Mitteln und kurzfristigen Verbindlichkeiten. Berechnet wird er, indem du die liquiden Mittel durch das kurzfristige Fremdkapital teilst.

Für die Liquidität zweiten Grades wird das monetäre Umlaufvermögen durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten geteilt. Auch hier sollte das Umlaufvermögen die Verbindlichkeiten decken. Wenn der Liquiditätsgrad unter 100 Prozent liegt, ist die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens gefährdet.

Der dritte Liquiditätsgrad beschreibt die Teilung des Umlaufvermögens durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten. Wenn der Wert zu hoch ist – sprich über 120 Prozent liegt – ist das ein Anzeichen dafür, dass zu viel Vermögen im Unternehmen gebunden ist.

8. Working Capital

Das Working Capital ist die Differenz aus dem Umlaufvermögen und den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Je mehr Working Capital verfügbar ist, desto mehr Liquidität hat das Unternehmen. Es gibt das langfristig finanzierte Umlaufvermögen des Unternehmens an.

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Vorteile der Bilanz

Die Bilanzierung scheint erst mal lästig zu sein, sie hält aber auch einige Vorteile bereit.

1. Überblick

Wenn du die Bilanzkennzahlen analysiert hast, erhältst du einen guten Überblick über deine Finanzen. Die Zahlen sind aussagekräftig und du kannst bessere Unternehmensentscheidungen treffen. Sie zeigen außerdem, wo das Potential liegt, gebundenes Kapital in liquide Mittel umzuwandeln.

2. Vergleichbarkeit

Bei der Gründung deines Unternehmens stellst du deine Eröffnungsbilanz auf und schließt das Geschäftsjahr mit der Jahresbilanz ab. Zusätzlich berechnest du die Bilanzkennzahlen, die du dann direkt vergleichen  kannst, um festzustellen, wo es Abweichungen gibt.

3. Bonität

Wenn du die Bilanzkennzahlen nicht nur erfasst, sondern die Bilanz auch veröffentlichst, kannst du anderen Unternehmen deine Bonität beweisen. Unternehmen, die zur Veröffentlichung verpflichtet sind, geben ihren Gläubiger:innen zusätzlich Sicherheit.

Fazit

Die Bilanzierungspflicht ist an die Rechtsform von Unternehmen gebunden und an die Umsatz- und Gewinngrenze von 600 000 Euro beziehungsweise 60 000 Euro. Die Bilanzposten haben weniger Aussagekraft als die Bilanzkennzahlen. Gerade für den Vergleich und um Abweichungen festzustellen, ist ihre Erfassung wichtig. Die Bilanzanalyse wird dir erleichtert, indem du Buchhaltungssoftware verwendest, zum Beispiel von lexoffice und sevdesk. 

So. Das war’s Folks. Natürlich bleibt das Thema schon leicht trocken. Aber mit diesem Blog zumindest komprimiert zusammengefasst. Und vielleicht hast du Lust bekommen, das Gelernte in deiner Lebensmittelvermarktung oder in deiner Direktvermarktung zukünftig verstärkt umzusetzen.

Und das Beste: FrachtPilot hilft dir natürlich auch beim Thema Bilanzerstellung! Warum? Weil du über FrachtPilot als Datenbasis alle notwendigen Umsatzzahlen einfach mit einem Klick exportieren kannst. Einfacher geht es nicht. So hast du mit FrachtPilot ein essentielles Tool, um deinen Lieferdienst oder deinen Lebensmittelhandel nachhaltig wirtschaftlich aufzustellen. 

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Geschäftskonto für Kleinunternehmer:Innen? 3 super praktische Vorteile!

Inhalt

Möchtest du einen Lebensmitteleinzelhandel, ein Gewerbe gründen oder eine Direktvermarktung, musst du einiges beachten, was deine Finanzen angeht. Je nachdem, welche Unternehmensform du wählst, gibt es unterschiedliche Vorgaben. Egal, was für ein Unternehmen es ist, benötigst du ein Girokonto. Wir erklären dir, für wen ein Geschäftskonto verpflichtend ist, und wann du als Kleinunternehmer:in giltst. Außerdem zeigen wir dir die Vor- und Nachteile von Geschäftskonten.  

Was ist ein Kleinunternehmer?

Wer ein Kleinunternehmer oder eine Kleinunternehmerin ist, ist im Umsatzsteuergesetz geregelt. Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich damit nicht auf die Rechtsform deines Unternehmens. Die Voraussetzung ist, dass deine Umsätze im ersten beziehungsweise vorherigen Jahr nicht höher sind als 22 000 Euro und im aktuellen Jahr nicht 50 000 Euro überschreiten. Dann kannst du Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen und musst keine Umsatzsteuer zahlen.

Da du keine Umsatzsteuer bezahlst, kannst du dir aber auch nicht die Vorsteuer erstatten lassen. Also die Umsatzsteuer, die du auf Einkäufe zahlst. Bei der Anmeldung gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Regelung nutzen willst. An deine Angaben bist du dann die nächsten fünf Jahre gebunden.

Gründest du zum Beispiel einen Lieferdienst, musst du diesen als Gewerbe anmelden. Erwartest du im ersten Jahr keine höheren Umsätze als 22 000 Euro, giltst du als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin.

Was ist der Unterschied zum Kleingewerbe?

Als Kleinunternehmer kann dein Unternehmen unterschiedliche Rechtsformen annehmen. Dein Lieferdienst ist zum Beispiel ein Gewerbe, das du beim Gewerbeamt anmeldest. Ein Kleingewerbe ist es dann, wenn dein Jahresumsatz nicht höher als 600 000 Euro ist oder der jährliche Gewinn maximal 60 000 Euro beträgt. Kleingewerbe fallen also nicht unbedingt unter die Kleinunternehmerregelung. Für sie gelten stattdessen die Vorgaben des Handelsgesetzbuches, sind jedoch nicht ins Handelsregister eingetragen. Mit einem Kleingewerbe bist du von den bürokratischen Auflagen befreit, die man als echter Kaufmann oder echte Kauffrau erfüllen muss. Denn die Auflagen sind an die Umsätze gebunden. 

Mit deinem Lieferdienst als Kleingewerbe kannst du unter Umständen Gebrauch machen von der Kleinunternehmerregelung. Aber als Kleinunternehmer:in hast du nicht automatisch ein Kleingewerbe, wenn du zum Beispiel Freiberufler:in bist. Ausgenommen von der Gewerbepflicht sind auch landwirtschaftliche Betriebe. Gewerbliche Tätigkeiten sind dabei jedoch der Verkauf an einem Verkaufsstand oder einem Laden, die vom Hof räumlich getrennt sind. Oder wenn du im Hofladen Produkte anderer Erzeuger:innen verkaufst. Du kannst Lebensmittel herstellen und im Hofladen nicht-gewerblich verkaufen, wenn die Produkte nah an der Urproduktion sind. Wenn du zum Beispiel Milchprodukte herstellst, darfst du sie auch verkaufen.

Das Kleingewerbe ist eine beliebte gründungsform, weil du es anmelden kannst, ohne dass es ein vorgeschriebenes Startkapital gibt. Außerdem kannst du es auch nebenberuflich gründen. Du hast weniger Hürden bei der Buchhaltung, zum Beispiel entfällt die doppelte Buchführung. Zudem erhältst du Vergünstigungen bei Handelsverträgen. Anmelden kannst du es als Einzelunternehmer:in oder zu zweit oder zu dritt als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur regulären Umsatzsteuerzahlung erfolgt beim Finanzamt, indem du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichst. Willst du hin zum Kleinunternehmer wechseln, musst du lediglich einen formlosen Antrag stellen.

Ist ein Geschäftskonto verpflichtend?

Egal, ob Kleinunternehmer:in oder Freiberufler:in, deine Finanzen regelst du über ein Bankkonto. In der Regel eröffnest du dafür ein Geschäftskonto. Dies ist für Kleinunternehmen und Kleingewerbe jedoch nicht verpflichtend. Auch wenn du nebenberuflich selbstständig bist, ist ein Geschäftskonto für dich nicht verpflichtend. Die Pflicht gilt hingegen für Kapitalgesellschaften, GmbHs oder Vereine.

In der Regel erlauben dir dennoch die Geschäftsbedingungen der Bank nicht, geschäftliche Überweisungen über ein Privatkonto laufen zu lassen. Das ist oft nicht erlaubt, wenn deine Hausbank die Eröffnung von Privat- und Geschäftskonten anbietet. Das liegt daran, dass sie unterschiedliche Konditionen hat und der Aufwand für Geschäftskonten größer ist. 

Wann brauche ich ein Geschäftskonto?

Stellt die Bank geschäftliche Zahlungsvorgänge auf deinem Privatkonto fest, hat sie diverse Möglichkeiten, das zu unterbinden. Bis sie das merkt, können zwar einige Monate vergehen, so lange solltest du aber nicht warten.

Denn je nachdem, wie kulant sie ist, kann deine Bank dich zunächst auffordern, die Zahlungsvorgänge einzustellen oder ein Geschäftskonto zu eröffnen. Sie kann dir aber auch das Privatkonto mit einer Frist oder auch fristlos kündigen. Oder sie stellt das Konto automatisch als Geschäftskonto um und verlangt dafür rückwirkend die Extragebühren.

Daher ist es ratsam, sich vorher über die Vorgaben der Bank zu informieren. Auch wenn sie unabhängig sind von den Regelungen für Kleinunternehmer:innen. Meldest du zum Beispiel ein Gewerbe an wie einen Lieferdienst, ist ein Geschäftskonto also sinnvoll.

Welche Vor- und Nachteile habe ich mit einem Geschäftskonto?

Aber auch ohne die Vorgaben der Bank und ohne die Regelungen für Unternehmer:innen oder Freiberufler:innen ist es sinnvoll, private Finanzen von den geschäftlichen zu trennen. Denn es ist deutlich einfacher, den Überblick zu behalten über die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Unabhängig davon, ob du die Umsatzsteuer zahlen musst oder nicht.

Auch als Freiberufler:in bist du als solche oder solcher beim Finanzamt gemeldet. Spätestens dann ist es wichtig, deine Finanzen sorgfältig und übersichtlich zu verwalten. Denn auch als Selbstständige:r hast du eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt. Mit einem Geschäftskonto hast du alle Nachweise auf einen Blick beieinander und keine privaten Buchungen dazwischen. Dies erspart dir erheblich Zeit.

Außerdem haben Geschäftskonten wichtige Funktionen, die ein Privatkonto nicht bietet. Das sind das Lastschriftenmandat von Kund:innen, Gutschriften an Kund:innen, Kartenzahlungen durch Kund:innen im Geschäft oder im Onlineshop sowie das Auszahlen von Gehältern an Mitarbeitende. Außerdem haben sie die Möglichkeit für Unterkonten oder zusätzliche Anwendungen für das Rechnungswesen und deine Buchhaltung. Manche bieten sogar eine automatische Steuerberechnung an. Oft kann das Geschäftskonto mit einer Buchhaltungssoftware wie von Lexoffice verknüpft werden. Oder eben mit FrachtPilot. 

Natürlich ist es erst mal ein Zeitaufwand, eine geeignete Bank zu finden, die die besten Konditionen für die Kontoführung anbietet. Die Bank, bei der du dein privates Konto hast, hat eventuell nicht die besten Preise oder Features für dich. Die Kontoführungsgebühren sind ein weiterer Nachteil. Dabei kommt es natürlich darauf an, wie viel Geld du zur Verfügung hast und wie groß dein Unternehmen ist.

Die Banken machen ihrerseits einen erheblichen Unterschied zwischen Privat- und Geschäftskonten. Dies betrifft auch die Kredite. Ein Dispokredit ist günstiger als ein Kontokorrentkredit. Dieser ist aber wichtig, wenn dein Unternehmen Phasen ohne Einkommen finanziell überbrücken muss. Dazu überprüft das Kreditinstitut immer deine Bonität.

Was sollte ich vor der Eröffnung beachten?

Du solltest dir eine Liste machen, welche Funktionen du für das Geschäftskonto brauchst. Reicht dir der digitale Service und Online-Banking? Dann ist eine Direktbank geeignet. Diese haben oft geringere Kontoführungsgebühren, weil sie keine Filialen haben. Sie haben aber auch keine Geldautomaten. Musst du auch Bargeld einzahlen oder abheben, ist es dann doch nicht die beste Option.

Außerdem bieten Banken unterschiedlich viele Freiüberweisungen an und unterschiedlich hohe Gebühren für deine Überweisungen. Auch dabei kommt es darauf an, wie viele Überweisungen du tätigst.

Manche Banken geben dir zusammen mit dem Konto auch Kartenlesegeräte. Benötigst du so ein Gerät jedoch nicht, ist es eine Funktion, die dich nur extra kostet.

Es gibt auch Banken, die sich auf die Gastronomiebranche oder auf Arztpraxen sowie Apotheken spezialisiert haben. Auch nach solchen kannst du Ausschau halten.

Geschäftskonten sind teurer als Privatkonten, da sie für das Kreditinstitut vorerst ein Verlustgeschäft darstellen. Der Aufwand ist größer, da in der Regel mehr Transaktionen anfallen als auf privaten Konten. Auch die Prüfung von Kontokorrentkrediten ist aufwendiger als von Dispokrediten. Die Bank verdient erst Geld damit, wenn sie für den Kredit Zinsen in Rechnung stellt. Sie verdient außerdem erst daran, wenn die Geschäftskund:innen Kontoführungsgebühren bezahlen und Gebühren für Transaktionen sowie für Kredit- und Girokarten.

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Fazit

Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin bist du nicht verpflichtet, ein Geschäftskonto zu nutzen. Du solltest dich aber über die Konditionen deiner Bank informieren. Wenn sie die geschäftliche Nutzung eines privaten Kontos nicht erlaubt, kannst du ein Geschäftskonto nicht vermeiden.

Ein Vorteil ist die Trennung der geschäftlichen Transaktionen von den privaten. Du hast einen besseren Überblick und sparst Zeit. Außerdem haben Geschäftskonten praktische Zusatzfunktionen. Du solltest dir vorher trotzdem überlegen, welche Funktionen du eigentlich benötigst. Die Gebühren für Geschäftskonten sind aber auch höher, weil sie für das Kreditinstitut einen Mehraufwand bedeuten. Praktisch ist auch die Verknüpfung des Kontos mit einer Buchhaltungssoftware. Aus deiner landwirtschaftlichen Direktvermarktung, deinem Lebensmittelhandel oder deinem Brötchendienst kennst du sicherlich auch schon solche Software. 

Und natürlich kannst du auch bei FrachtPilot die Buchungen auf deinem Geschäftskonto mit deinen Rechnungen abgleichen. Alles mit einem Klick, ohne Probleme.

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